Портал освітньо-інформаційних послуг «Студентська консультація»

  
Телефон +3 8(066) 185-39-18
Телефон +3 8(093) 202-63-01
 (093) 202-63-01
 studscon@gmail.com
 facebook.com/studcons

<script>

  (function(i,s,o,g,r,a,m){i['GoogleAnalyticsObject']=r;i[r]=i[r]||function(){

  (i[r].q=i[r].q||[]).push(arguments)},i[r].l=1*new Date();a=s.createElement(o),

  m=s.getElementsByTagName(o)[0];a.async=1;a.src=g;m.parentNode.insertBefore(a,m)

  })(window,document,'script','//www.google-analytics.com/analytics.js','ga');

 

  ga('create', 'UA-53007750-1', 'auto');

  ga('send', 'pageview');

 

</script>

Еспертиза цінності документів, що здаються в архів

Тип роботи: 
Реферат
К-сть сторінок: 
14
Мова: 
Українська
Оцінка: 

документообігу в одному томі можуть формуватись документи за квартал, при цьому групи документів за місяць відокремлюються одна від одної аркушем паперу із зазначенням місяця. Крім хронологічного принципу формування документів безпосередньо у справі документи можуть систематизуватись не лише за хронологією, а й у читально-логічному (документ – запит, документ – відповідь), алфавітному (особові рахунки) чи нумераційному порядку (фінансово-грошові документи). Окрім того, документи, що стосуються певного реєстру синтетичного чи аналітичного обліку, формуються в окрему групу.

У тимчасове користування стороннім установам справи видають з дозволу керівника установи. Вилучати зі справи документи постійного зберігання заборонено. Як виняток вилучення документа допускається з дозволу керівника установи з обов’язковим залишенням у справі засвідченої копії документа.
Для забезпечення швидкого оперативного пошуку необхідних документів справи зберігаються на полицях шаф вертикально відповідно до послідовності розміщення справ у номенклатурі. На внутрішній поверхні дверцят розміщують номенклатуру справ.
Видача бухгалтерських документів із бухгалтерії забороняється. В окремих випадках з дозволу головного бухгалтера допускається передавати документи працівникам установи, при цьому замість них у справу вкладається аркуш-замінник, де зазначається, коли, кому і на який термін видано документ. Після закінчення року видача документів зі справ не допускається. У разі потреби за рішенням головного бухгалтера може бути видана справа, в якій перебуває документ. Замість неї оформлюється і вкладається у справу картка-замінник, де зазначається номер виданої справи, дата видачі, особа, якій передали справу в тимчасове користування, строк видачі, підпис про отримання справи, а також про приймання в разі її повернення. Видавати справи за межі організації можна лише з дозволу керівника установи.
Документи минулого року зберігаються в бухгалтерії протягом всього наступного року, а потім передаються до архіву установи чи організації. Процес передавання пов’язаний із завершальним етапом роботи з носіями облікової інформації, який полягає в обробці справ для подальшого їх зберігання і використання. Зауважимо, що коли архіву в організації немає (невеликий колектив працівників бюджетної організації), документація зберігається в бухгалтерії до кінця встановленого терміну, а далі вона знищується в установленому порядку чи передається до державного архіву. Централізовані бухгалтерії зберігають у своїх архівах усі носії облікової інформації бюджетних установ і організацій, що їх вони обслуговують.
Обробка справ для тривалого зберігання охоплює кілька послідовних операцій:
- проведення експертизи наукової і практичної цінності документів;
- оформлення справ для передавання до архіву.
 
2. Еспертиза цінності документів, що здаються в архів
 
Експертиза цінності здійснюється з метою встановлення термінів зберігання носіїв облікової інформації та добору їх для державного зберігання. Процес експертного оцінювання починається зі складання номенклатури справ (умовно визначається термін зберігання документів), здійснюється у повному обсязі після закінчення терміну оперативного використання справ і під час підготовки до довготривалого зберігання. Закінчується експертне оцінювання уточненням їх цінності під час передавання з архіву установи до державного архіву. Експертні комісії, які виконують зазначені функції, формуються з працівників установи. Функції експертних комісій такі:
- розгляд питань і прийняття рішень щодо передачі до затвердження: описів документів, номенклатур справ поточного діловодства, а також актів у разі вилучення документів;
- участь у підготовці і розгляді номенклатури справ.
Експертну комісію формує керівник установи. До її складу, як правило, включають керівників канцелярії та архіву, працівника бухгалтерії та представників окремих структурних підрозділів, а також фахівців відповідної державної архівної служби. Експертизу починають з перегляду носіїв облікової інформації, що підлягають постійному зберіганню. До них належать зведені і річні бухгалтерські звіти і баланси та пояснювальні записки до них; зведені річні і річні звіти про виконання кошторисів доходів і видатків установ; протоколи засідань комісій з огляду і затвердження річних звітів та балансів; аналітичні записки до річних звітів і балансів тощо. Терміни зберігання всього набору носіїв облікової інформації визначаються відповідно до Переліку типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій та підприємств, з вказуванням строків зберігання документів, затверджених наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 31. 03. 97 № 11-а.
Так, залежно від змістового наповнення виокремлюють такі терміни зберігання:
- 1 рік;
- 3 роки;
- 5 років;
- 10 років;
- 75 років;
- постійно.
При цьому варто пам’ятати, що стосовно бухгалтерських документів, реєстрів та звітної документації строк зберігання встановлюється (з урахуванням терміну забезпечення ревізії) з 1 січня року, наступного за роком закінчення справи щодо процесу діловодства.
Справи переглядаються відповідно до встановленої номенклатури. У разі виявлення у справі носіїв, що за своєю цінністю належать до груп постійного та тимчасового зберігання, усі справи мають бути переформовані, при цьому документи постійного зберігання вилучаються із справи. Якщо у справі виявлено носії, які належать до різних груп тимчасового зберігання, за термін зберігання всієї справи береться найбільший з відповідних окремих термінів.
У процесі експертизи справи класифікуються за такими групами:
- постійного зберігання – підлягають у перспективі передачі до державного архіву;
- довготривалого зберігання – понад 10 років;
- тимчасового зберігання – до 10 років;
- термін зберігання яких минув – справи підлягають знищенню.
Справи перших трьох груп готуються до
Фото Капча