Фази та класифікація форм ділового спілкування

з яких параметрів власного плану (терміни, засоби, люди) може виходити партнер;

наскільки широкі його часові межі, чи володіє партнер інформацією, якої немає у вас, або навпаки;

якими можуть бути його уявлення про організаційне забезпечення свого варіанта рішення.

Тільки тоді, коли потенційний клієнт бачить переваги, які можуть бути йому надані і відповідають його «егоїстичним» прагненням, можна сказати, що у результаті переговорів досягнуто успіху, отримано нового ділового партнера.

 

 

Це найбільш динамічна фаза переговорів, на якій важливо обрати адекватний стиль і темп, прийоми і техніку. Доцільно не поспішати, але і не затягувати процедуру переговорів, потрібно уникати поспішних рішень і свідомо недоцільних дій.

Ця фаза переговорів може бути поділена на наступні складові:

уточнення позицій;

їх обговорення;

узгодження позицій.

У процесі перебігу цієї фази потрібно шукати те загальне, що є в позиціях, а не те, що розділяє них. Існують різні способи подачі позицій: відкриття; закриття; підкреслення спільності; підкреслення розходжень тощо.

Техніка проведення фази власне переговорів містить у собі:

встановлення контакту зі співрозмовником;

ведення переговорів у потрібному напрямку;

спостереження за реакцією партнера, уміння слухати;

прогнозування його відповідей;

корекцію своєї поведінки при взаємодії;

сприяння своєю поведінкою мовній активності партнера;

вміння виражати розуміння або схвалення;

використання міміки і пантоміміки, знаків уваги;

вміння передбачити можливі варіанти відповідних реакцій.

Ефективність переговорів полягає у здійсненні самоконтролю в ході співбесіди, виборі умов проведення зустрічі, черговості питань і відповідей.

Перше враження про людину у фазі ведення переговорів приблизно на 50% залежить від її зовнішності і манери поведінки, на 30% – від того, як вона говорить; і лише на 20% – від того, що вона говорить. Деякі психологи вважають, що це відбувається внаслідок того, що в окремих ситуаціях взаємодії з людьми ми спочатку бачимо співрозмовника, потім чуємо і лише потім розуміємо зміст сказаного. Вирішальну роль у формуванні першого враження відіграє манера поведінки і мови людини, її імідж, характерні пози, жести, хода, вираження особи й око, голос і манера говорити.

 

 

На цій фазі, концентруючи увагу на взаємних інтересах і об'єктивних критеріях, необхідно крок за кроком просуватися до ухвалення розумного рішення і взаємоприйнятної угоди (договору, контракту). На цьому етапі варто знову звернути увагу на людей, які ведуть переговори, заручитися якщо не дружнім їх відношенням, то хоча б взаєморозумінням і задоволенням від спільно виконаної роботи. На цій фазі дуже важливо проаналізувати, чи досягнута намічена мета переговорів, досягнута вона повністю чи частково.

Успішно завершити переговори означає, досягти заздалегідь намічених і запланованих їх цілей. Для цього потрібно переконатися: чи веде на даному етапі аргументація до одержання потрібного висновку, чи були ділові аргументи приведені у відповідність з особливостями особистості і інтересами партнера, чи зміг партнер зрозуміти зміст пропозицій повною мірою з усіма потрібними наслідками.

Наприкінці переговорів вирішуються наступні задачі:

досягнення основної або, у найбільш несприятливому випадку, запасної (альтернативної) мети;

забезпечення сприятливої атмосфери наприкінці переговорів;

стимулювання партнера до виконання намічених дій;

підтримка, у разі потреби, подальших контактів з партнером і його колегами;

складання об’ємних резюме переговорів, зрозумілого для всіх присутніх, з чітко виділеним основним висновком.

Вирішення цих завдань вимагає визначеної логіки і форми завершення ділових переговорів.

 

 

Форми ділового спілкування класифікуються у залежності від факторів їх ведення, видів спілкування і адуиторії. Так розрізняють наступні основні форми ділового спілкування:

ділова бесіда;

публічний виступ;

телефонна розмова;

невербальне спілкування.

 

 

Публічний виступ є часто використовуваною формою ділового спілкування, яка застосовується у випадках необхідності донести інформацію до значного числа клієнтів або потенційних партнерів. Відповідно до способу проведення публічного виступу до цієї форми ділового спілкування пред’являються певні вимоги.

Короткий, насичений і яскравий виступ завжди є більш ефективним, ніж довга, перенасичена відступами, промова. Необхідно говорити рідко і по суті. Для того, щоб виробити у собі здатність говорити спокійно і чітко перед аудиторією необхідно врахувати декілька моментів:

починати виступ сильним і наполегливим голосом;

готуватися до виступу;

демонструвати впевненість;

практикуватися.

Підготовка до виступу є одним з основних і невід’ємних компонентів успіху, часто саме від підготовки може залежати результат всього виступу. При підготовці необхідно дотримуватися наступни правил:

“пропустити” матеріал через себе;

не перетворювати промову на сухий виклад фактів, наводити конкретні приклади;

зібрати якомога більше інформації, яку можна використовувати (резервні знання) ;

придумати план виступу і основні тези, особливо звернувши увагу на її початок і кінець;

записати виступ і прослухати його;

використовувати асоціації, не читати по папірця;

вживати у повсякденних розмовах ті моменти, про які говоритиметься у виступ, таким чином використовувані речення закріпляться у пам'яті.

Під час виступу потрібно настроїтеся на аудиторію, з'ясувати