Критерії оцінки результатів спілкування

 

Щоб ефективно провести ділову зустріч, до неї необхідно серйозно підготуватись, продумавши все до дрібниць. Домовлятися про ділову зустріч прийнято заздалегідь, при цьому відрізок часу між домовленістю і самою зустріччю залежить від конкретних обставин та програми її проведення. У межах одного регіону найбільш доцільно домовлятися за 2-3 дні. Запланована за 10 днів ділова зустріч часто буває підготовлена гірше лише через психологічні причини.

Спочатку неначе є час для вирішення організаційних питань у наступні дні, а потім, з огляду на можливі непередбачені обставини, часу може просто не залишитись. Критеріями оцінки результатів взаємодії, окрім досягнення мети, виступають фактори, що відображають ресурсні витрати учасників: час, рівень напруженості і характер відносин між ними. Особливої ретельності вимагає організація зустрічі з іноземцями. До такої зустрічі потрібно, безперечно, готуватися завчасно, передбачивши всі елементи загальної і детальної програм їх перебування.

Діловим протоколом передбачаються такі основні моменти домовленості:

- предмет ділової зустрічі;

- місце проведення;

- часові межі;

– кількість учасників.

- матеріали для обговорення та підсумкові документи зустрічі.

Про організацію ділової зустрічі можна домовлятися особисто, завдяки листуванню, за допомогою електронної пошти, по телексу, а найпростіше – по телефону.

 

 

З метою домовленості про ділову зустріч досить часто застосовується телефонна розмова. На відміну від особистої зустрічі, тут не має значення зовнішній вигляд і жестикуляція, інтер'єр офісу. Імідж підприємства-партнера буде залежати від уміння вести телефонну розмову, вихованості і мовленнєвої культури співбесідника, який представляє це підприємство. В українській мові слово дзвонити багатозначне, і тому на означення розмови телефоном краще вжити однозначне, семантично прозоре дієслово телефонувати.

Перед тим, як взяти в руки телефонну слухавку й зателефонувати, необхідно вибрати час і намітити всі важливі питання, бо якщо щось забути і повторно виходити на зв'язок – це буде не зовсім зручно. До помилок, пов'язаних з непідготовленістю до розмови, можна віднести:

- неконкретні запитання та розпливчасті відповіді;

- дезінформація та приховування правди, «гра на публіку»;

- надлишок уваги до другорядного, що не на користь головному;

- перебивання партнера. Перебивають співрозмовника не лише, аби щось з'ясувати, уточнити, повернути до теми, а й навмисно, щоб він збився з основного питання і застряг у поясненні другорядних деталей, роздратувався, не встиг укластися у визначений регламентом час тощо;

- переливання із пустого в порожнє;

- не слід телефонувати додому після 22 години, а тим більше у службових справах. Цілком можливо, що у співрозмовника можуть бути якість невідкладні сімейні справи і на момент вашого дзвінка вони ще не вирішені.

Привітайте партнера та відрекомендуйтесь. Привітавшись, зробіть невелику паузу, щоб ваш співрозмовник міг відповісти на вітання. Залежно від обставин назвіть своє ім'я, або ім'я і прізвище, або ім'я, прізвище і посаду, або тільки посаду чи тільки назву свого підприємства, установи тощо. У разі неотримання потрібної відповіді чи недостатньої чутності треба уточнити номер телефону, ім'я (прізвище) співрозмовника, назву підприємства. Наприклад: Перепрошую, це Інститут безпеки підприємництва?

- Це Ви, Наталіє Олександрівно?

- Це ти, Андрію?

На запитання ініціатора розмови адресат має дати конкретну позитивну або негативну відповідь. Неетично допитуватись в ініціатора розмови, який номер йому потрібен, осуджувати чи навпаки повчати його.

Впізнайте співбесідника.

Якщо трубку взяла інша людина, то привітавшись та відрекомендувавшись попросіть знайти свого партнера.

Наприклад: Добрий день. (Відповідь привітання).

Будьте ласкаві, запросіть Ларису Володимирівну.

Не обговорюйте питання, що вас цікавлять, з неуповноваженими на це людьми. Краще сказати: Це дуже важко мені пояснити. Мені потрібна саме Лариса Володимирівна! У разі невгамовності вашого співрозмовника можна додати: Це дуже важливо! Прохання до секретаря з’єднати з керівником можна закінчити словом Дякую.

Дізнайтесь про ситуацію. Уясніть, чи має час на розмову ваш співбесідник. Якщо ви розмовляєте з домашнього телефону і в цей момент чуєте дзвінок у двері, які більш нікому відчинити, поясніть партнеру пообіцявши зателефонувати за декілька хвилин.

Якщо дзвінок лунає тоді, коли ви говорите по іншому телефону, зніміть трубку й повідомте, що розмовляєте іншим партнером. Запитайте в нового співрозмовника, чи може він зачекати закінчення першої розмови, чи буде краще зателефонувати пізніше. Якщо ж вам потрібно продовжити важливу розмову, краще сказати:

- Вибачте дзвонить інший телефон, але я не хотів би закінчити нашу бесіду.

-Будь-ласка, не хвилюйтесь, я попрохаю, щоб мені зателефонували іншим разом.

На прохання покликати до телефону потрібно давати конкретну відповідь.

Наприклад: Добре, зараз покличу, чекайте, будь ласка, хвилинку! - Він на засіданні оргкомітету – зателефонуйте через півгодини, будь-ласка.

- Його немає. Може, щось йому передати?

Вживайте компліменти.

Це має бути щось ненав'язливе, на зразок:

- Радий вас чути.

- Мені дуже приємно спілкуватись з Вами знову.

- Чим я можу Вам прислужитися?

- Мені дуже подобається спілкування з Вами.

Знайдіть правильні слова. Варто уникати виразів: я не знаю, ми не зможемо цього зробити, Ви зобов'язані, зачекайте, я зараз повернусь.

Краще