Облік господарської діяльності як інформаційна система підприємства

Принципова схема прийняття управлінського рішення така:

1. Постановка проблеми, визначення кому, в які строки, в якій формі і якого змісту необхідні дані про окремі сторони діяльності підприємства.

2. Забезпечення документування господарських операцій, збору й обробку даних.

2. На основі даних, які надійшли в систему управління, розробляються варіанти рішення проблеми. Для цього з деякої множини варіантів рішення вибирається найбільш оптимальний.

3. Реалізація прийнятого рішення. При цьому розробляються заходи, направлені на втручання в господарську діяльність з метою отримання бажаного результату.

4. Контроль, який полягає в отриманні інформації про об'єкт чи процес, виявленні відхилень від бажаного результату і розробки нового варіанту вирішення проблеми. Таким чином, управлінські рішення приймають циклічний характер.

Процес впливу на господарську діяльність та його врахування системою управління можна показати на такій схемі:

 

 

На схемі показано, що господарська діяльність знаходиться під дією позитивних і негативних сил внутрішнього і зовнішнього оточення, які призводять до відхилень від наміченого курсу розвитку підприємства. Для фіксування таких відхилень персонал підприємства відстежує зміни в об'єктах обліку методом фіксування таких фактів у документах різного призначення. Масив документів надходить у систему обліку, де вони обробляються (оцінка фактів, відображення методом подвійного запису на рахунках, узагальнення даних у регістрах, формування показників звітності та складання звітності). На виході і системи, звітність подається зовнішнім та внутрішнім користувачам які приймають рішення щодо коригування діяльності підприємства тим, щоб змінити вхідні дані (норми, витрачання ресурсів, розцінки технологію тощо) і отримати бажаний результат на виході.

3. Облік як складна інформаційна система підприємства. Диференціація видів обліку.

Не існує розумного плану удосконалення без знання всієї релевантної системи. Системи не є чимось існуючим «поза нами», а являють собою системні судження, зроблені на основі знання всієї суми релевантних умов».

У. Черчмен (вчений в галузі системного аналізу)

Систему обліку відносять до класу інформаціних, в якій елементи об'єднуються інформаційними зв'язками, тобто процесами створення, передачі, зберігання, обробки та використання даних. Носіями даних виступають факти господарської діяльності, які за допомогою інструментарію обліку перетворюють на інформацію.

Система обліку не може визначати сама собі мету, оскільки вона знаходиться на службі системи вищого порядку – управлінської.

Мету системи обліку визначає, з одного боку, держава, розробляючи закони, нормативні акти, стандарти та інші регламенти з методології й організації фінансового обліку, а з іншого – адміністрація підприємства, яка організовує роботу системи обліку для свого внутрішнього використання.

Система обліку підпорядкована системі управління тому, що потрібно своєчасно приймати рішення про виконання завдання, а при відсутності фактичної інформації процес управління ускладнюється, а мета не буде досягнута.

Процес управління завжди пов'язаний із зменшенням ентропії (невизначеності), що дозволяє стабілізувати систему, зберегти функціональну визначеність, підтримувати її у стані динамічної рівноваги із середовищем. Управління є антиподом дезорганізації, а тому вимагає отримання своєчасної та якісної інформації. Якщо повідомлення не доходять до користувачів, або надходять із запізненням, то цінність їх дорівнює нулю (якими б цінними потенційно вони не були!).

Система обліку являє собою складну динамічну інформаційну суперсистему підприємства, в якій трансформуються факти господарської діяльності в інформаційні ресурси. Система має певні властивості:

• система складається з певної множини елементів або частин (факти, документи, рахунки, подвійний запис, регістри обліку, процедури перетворення даних в інформацію). До процедур відносять оцінку активів, групування даних, згортання та розгортання інформації, відображення у звітності тощо) ;
• множина елементів системи становить цілісність, яка може бути порушена, якщо з неї вилучити будь-який з елементів;
• система обов'язково має мету та призначення в якості єдиного цілого у певному взаємозв'язку елементів. Не довільний набір, а упорядкування елементів та визначена послідовність взаємодії між ними дозволяють визначити мету системи;
• наявність входів – множина фактів зовнішнього середовища, які впливають на систему обліку (факти господарської діяльності) ;
• наявність «чорного ящика» – пристосування, в якому вхідні дані системи трансформуються у готовий продукт на виході (спожиті матеріальні, трудові, фінансові, енергетичні, інформаційні та інші ресурси у готову продукцію, роботу чи послуги) ;
• наявність виходів – обмін речами, енергією чи інформацією із зовнішнім середовищем (продаж готової продукції, виконання робіт чи надання послуг іншим підприємствам).

Система обліку призначена для забезпечення інформації для іншої системи – вищого порядку – системи управління:

На рис. видно, що функцію контролю здійснює не система обліку, а тим більш не бухгалтери, а блок контролю системи управління і менеджери.

Якщо не приймати до уваги те, що головний бухгалтер здійснює контрольну функцію лише по відношенню до працівників бухгалтерії та якості виконаних ними робіт, то функція контролю щодо фінансово-господарської діяльності підприємства здійснюється в повному обсязі працівниками різних служб апарату управління.

Система обліку складається з множини взаємопов'язаних та об'єднаних в єдине ціле елементів, яка має такі