Общие правила составления основных бухгалтерских документов

Конверт подписывается следующим образом: 

Сначала пишут "кому", а затем - "куда".

Желательно посылать письма на двух языках - родном и языке партнера. Это позволит избежать ошибок, связанных с языковыми особенностями.

Существуют особые правила для сроков написания ответа. На послание, полученное по факсу, следует отвечать в течение 48 часов, не считая выходных дней.

На письменный запрос принято отвечать в течение 10 дней. Если этот срок для вас не реален, то сразу по получении надо известить об этом адресата. В этом случае вы имеете право на ответ до 30 дней.

Отсутствие ответа в срок воспринимается однозначно: не ответивший - не воспитанный человек. Принято отвечать в любом случае, даже если ответить по существу нечего. В этом случае приносят извинения, что не в состоянии ответить на поставленный вопрос.

 

 

Статья 5 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125-ФЗ от 22.10.2004 определяет состав Архивного фонда Российской Федерации: в него входят находящиеся на территории РФ архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документация, кино-, фото-, видео- и фотодокументы, электронные и телеметрические документы, рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах. То есть документы, образовавшиеся в процессе жизни и деятельности отдельного лица (документы личного происхождения), являются полноправными объектами архивного дела.

Документы личного происхождения возникают по инициативе, замыслу частного лица, являются его личной (частной) собственностью и подлежат охране в соответствии с нормами авторского права, если по характеру своему являются объектом его действия.

Особенности документов личного происхождения: 

1. Отсутствие закономерности размещения информации.

2. Произвольное информационное наполнение определенных видов документов (писем, воспоминаний, дневников). Многоаспектное содержание документов.

3. Содержание носит глубоко личностный характер, обусловленной государственной, национальной, социальной, культурной принадлежностью создателя документа, а так же индивидуальными чертами его личности

4. Процесс создания и дальнейшего движения документов личного происхождения нормативно не регулируется, в связи с чем документальные связи необязательны, а среда существования документа личного происхождения является неупорядоченной.

5. Документы имеют не полную атрибуцию: отсутствуют даты, подписи, аннотации к фотографиям

Особенности имеют и первичные комплексы документов личного происхождения :

1. Процесс формирования личного архива не управляется, архив складывается стихийно как результат творческой, общественной деятельности и личной жизни определенного лица. Направлено формируются, в основном, личные коллекции граждан.

2. Фонд личного происхождения может содержать наряду с документами личного происхождения и документы официального происхождения: личные документы, письма учреждений, материалы служебной деятельности.

3. Для личных архивов характерно типовое и видовое многообразие документов (фото-, фоно-, видеодокументы; письменные документы, рисунки, чертежи, схемы и т.д.)

4. Организация документы личного характера до их поступления на государственное хранение, как правило, отсутствует. Документы хранятся в россыпи.

5. На документы личного происхождения Законодательством Российской Федерации установлено ограничение по доступу как на содержащие сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, на срок 75 лет со дня создания указанных документов. Однако ст. 25 ФЗ-125 позволяет отменить такое ограничение ранее на основании письменного разрешения гражданина или его наследника. Следовательно, этот вопрос уместно ставить и решать на этапе заключения договора с собственником.

 

 

В результате прохождения учебной практики, поставленные цели были достигнуты, задачи выполнены. Мы узнали, как правильно организовать документирование в системе бухгалтерского учета. Также познакомились с основами организации документирования в системе бухгалтерского учета и основными терминами и составляющими документирования в системе бухгалтерского учета. 

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы социальных документов.

Бухгалтерская документация, являющаяся частью управленческой документации любой компании, включает в себя первичные учетные документы, бухгалтерские регистры, а также бухгалтерскую отчетность.

Документация - оформленная по единым правилам совокупность документов.

Документирование - запись информации, на различных носителях, по установленный правилам.

Документ - зафиксированная, на материальной носителе, информация, с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Неотъемлемой частью ведения бухгалтерского и налогового учета является документооборот, правила организации которого и технология обработки всей учетной информации утверждаются руководителем при утверждении учетной политики компании.

Документооборот - движение документов в организации, с момента их создания или получения, до завершения исполнения или отправления.

Номенклатура дел, раскрывая содержание и характер деятельности организации, ее структурных подразделений, обеспечивает порядок формирования и учета дел в делопроизводстве и в архиве организации.

Ключевым элементом системы бухгалтерского учета является электронный архив документов. Он представляет собой специальную аппаратно-программную систему, которая выполняет задачи сканирования, систематизации и хранения документов. Внедрение инновационных технологий позволяет заметно сократить риск возникновения ошибок и обеспечивает максимально удобные условия для осуществления контроля движения активов.

При составлении различных бухгалтерских документов нужно следовать четким правилам.

В процессе управления организацией требуется быстрая и качественная обработка всей исходной документации, движение которой происходит по определенным маршрутам от места составления или поступления в организацию до сдачи их на хранение в архив или отправки заинтересованным юридическим или физическим лицам.

 

 

1. Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая): Федеральный закон от 31.07.1998 № 146-ФЗ (в ред. от 22.06.2011).

2. Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

3. О бухгалтерском учете: Федеральный закон от 21.11.2011 № 402-ФЗ.

4. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28)

5. Интернет-ресурс http://kadrovik.by/topic/14022/ 

6. Интернет-ресурс http://www.consultant.ru/online/

7. Интернет-ресурс http://www.delo-press.ru/