Організація роботи з документами

У разі, коли про результати розгляду письмових звернень громадян необхідно повідомити іншу організацію, на всіх примірниках реєстраційно-контрольних форм і на першому аркуші контрольного звернення ставиться позначка “КОНТРОЛЬ” або буква “К”.

Письмові звернення громадян знімаються з контролю керівником служби або структурного підрозділу після повного вирішення питання по суті й направленні відповіді автору листа.

Посадові особи, які ведуть діловодство за пропозиціями, заявами та скаргами, щороку до 15 січня повинні готувати для керівництва матеріали для аналізу й узагальнення у формі аналітикних довідок. Такі довідки поточного характеру можуть складатися в міру потреби, але, як правило, не рідше одного разу на квартал. Матеріали розглядаються керівником служби, обговорюються на засіданнях колегіальних органів, виробничих оперативних нарадах, після цього приймаються відповідні рішення.

Пропозиції, заяви і скарги громадян після їх вирішення з усіма документами щодо їх розгляду та вирішення повертаються виконавцями до служби діловодства для централізованого формування справи. При цьому перевіряється правильність спрямування документів до справи, їх комплексність.

Звернення громадян зберігаються для надання довідок і використання їх в інших цілях. Термін зберігання цих документів визначається відомчими переліками документів та номенклатурами справ. Як правило, встановлюється п’ятирічний термін зберігання пропозицій, заяв і скарг та документів, пов’язаних з їх розглядом та вирішенням.

Постійно діюча експертна комісія служби чи підприємства може прийняти рішення про збільшення термінів зберігання або про постійне зберігання найцінніших пропозицій громадян.

Справи, що підлягають постійному й довготерміновому (понад 10 років) зберіганню, передаються до архіву, як правило, через два роки після завершення діловодства за ними.

 

 

Основним нормативним документом при визначенні термінів зберігання документів та їх відбору для включення до складу Національного архівного фонду (НАФ) України або для знищення документів є «Перелік типових документів» (наказ Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України № 41 від 20. 07. 98 p., зареєстровано в Міністерстві юстиції України № 576/3016 від 11. 09. 98 р.).

Зберігання документів відіграє значну роль у справі правильної постановки бухгалтерського обліку. Раціональна система зберігання забезпечує не лише цілісність у зберіганні документів протягом встановлених законом термінів, а й можливість користування ними у будь-який момент для отримання різноманітних довідок.

Первинні документи та облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти і баланси до передачі їх до архіву підприємства, установи мають зберігатися в бухгалтерії у спеціальних приміщеннях або зачинених шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером.

Бланки суворої звітності мають зберігатися в сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що забезпечують їх збереження.

Порядок зберігання первинних та вихідних документів на машинозчитуваних носіях визначається вказівками з організації бухгалтерського обліку з використанням обчислювальної техніки.

Первинні документи поточного місяця, що підлягають обробці ручним способом і належать до відповідного облікового регістру, комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються, переплітаються й супроводжуються довідкою для архіву.

Термін зберігання документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів та балансів у архіві підприємства, установи визначається згідно з Переліком типових документів, що використовуються в діяльності органів державної представницької і виконавчої влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання матеріалів, затверджених Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України.

Зберігання первинних документів та облікових регістрів, що пройшли обробку і були підставою для складання звітності, а також бухгалтерських звітів і балансів, їх оформлення і передачу до архіву забезпечує головний бухгалтер підприємства, установи.

Видача первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів і балансів з бухгалтерії і з архіву підприємства, установи працівникам інших структурних підрозділів може здійснюватися тільки за рішенням головного бухгалтера.

Вилучення первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів і балансів у підприємств, установ може бути здійснено тільки за постановою органів дізнання, попереднього слідства, прокуратури і судів, державної контрольно-ревізійної та податкової служб відповідно до чинного законодавства України. Вилучення оформляється протоколом (актом), копія якого вручається під розпис відповідній посадовій особі підприємства, установи.

З дозволу і в присутності представників органів, які здійснюють вилучення, відповідні посадові особи підприємства, установи можуть зняти копії та скласти реєстр документів, що вилучаються, із зазначенням підстав і дати їх вилучення.

Якщо вилучаються томи документів недооформлені (не переплетені, не пронумеровані тощо), то з дозволу і в присутності представників органів, які здійснюють вилучення, відповідні посадові особи підприємства, установи можуть дооформити ці томи (зробити опис, пронумерувати аркуші, прошнурувати, опечатати, засвідчити своїм підписом та печаткою).

Органи, що вилучили документи, забезпечують підприємствам, установам за їх письмовим зверненням можливість зробити виписку, витяг, копію документів для видачі довідок за обставинами відповідно до законодавства. У разі повернення зазначеними органами документів, що були раніше вилучені, такі документи приймаються під розписку відповідною посадовою особою підприємства, установи та разом із рішенням про повернення підшиваються до тих же томів, з яких документи були вилучені та в яких знаходяться постанова про вилучення, реєстр і копії таких документів.

У разі пропажі або знищення первинних документів, облікових регістрів і звітів керівник підприємства, установи письмово повідомляє про це правоохоронні органи та наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів і розслідування причин їх пропажі або знищення. Для участі в роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, державного пожежного нагляду.

Результати роботи комісії оформлюються актом, який затверджується керівником підприємства, установи. Копія акта надсилається органу, в сфері управління якого перебувають

підприємство, установа, а також державній податковій інспекції у 10-денний термін.

Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх в архівний підрозділ установи зберігаються за місцем їх формування у справах. У невеликих установах доцільно зберігати справи в канцелярії або в секретаря. З метою підвищення оперативності розшуку документів справи розміщують відповідно до номенклатури. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.

Справи повинні зберігатися в робочих кімнатах або спеціально відведених для цього приміщеннях, у шафах, що зачиняються.

Магнітні стрічки з фонограмами засідань колегіального органу зберігаються у відповідального секретаря. На коробці робиться відмітка про дату засідання й час запису. Секретар колегіального органу несе відповідальність за їх збереження.

Документи, створені за допомогою ПК, зберігаються на загальних підставах.

Видача справ у тимчасове користування іншим установам здійснюється з дозволу керівника установи. На видану справу заводиться картка – замінник справи, у якій зазначається структурний підрозділ, номер справи, дата її видачі, кому справа видана, дата її повернення. Передбачаються графи для підписів й одержання справи.

Вилучення документів із справи постійного строку зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документа допускається з дозволу керівника установи з обов’язковим залишенням у справі завіреної копії документа.

 

 

Глущик С. В. та ін. Сучасні ділові папери: Навч. посіб. для вищих та серед. спец. навч. закл. / С. В. Глущик, О. В. Дияк, С. В. Шевчук. – 4-те вид., переробл. і допов. – К. : Видавництво А. С. К., 2004.

Коваленко В. В., Савченко О. Ф., Зикун Н. І., Цимбалюк О. В. Організація діловодства в органах державної податкової служби України: Навчальний посібник. – Ірпінь: Академія ДПС України, 2001.

Корж А. В. Документація праводілової сфери: Навч. посібник для студентів вищих закладів освіти. – К. : Ін-т держави і права ім. В. М. Корецького НАН України, 2003.

Кушнаренко Н. Н. Документоведення. – 6-е изд., стер. – К. : Знання, 2005.

Організація праці менеджера: навч. посібник / Виноградський М. Д., Шканова О. М. – К. : «Кондор», 2002.