Організація управлінського документування в сучасній Україні

Документні потоки – це відображення управлінських та виробничих задач, оскільки документні потоки складаються з документів. А як відомо, саме документ фіксує управлінське та виробниче рішення.

На рис. 1 зображено структуру документообігу.

 

Рис. 1. Структура документообігу в організації

 

В апараті управління необхідно розробити спеціальні технологічні схеми руху документів (документних потоків). Розробкою цих схем повинні займатися діловодні служби організації чи відповідальна особа, що відповідає за стан діловодства в організації. В даних схемах повинні бути відображені усі етапи та пункти проходження документованої інформації, а також прямі та відносні зв′язки.

Усі документопотоки мають між собою відносні та прямі зв′язки, так як відомо, що той чи інший документ містить у собі обов′язково посилання. Це можна розглянути на прикладі вхідного документа. Відомо, що вхідний документ, зазвичай є підставою для створення вихідного документа, тобто відповіді. Водночас вхідний документ може мати зв′язки як із вихідними, включаючи їхню появу, так і з іншими вхідними в процесі узгодження або уточнення відповіді. 

Ці зв′язки доцільно представити схематично, що подані на рис. 2.

 

Рис. 2. Зв′язок вхідного документа з вихідним

 

Всі документи пов′язані між собою як у системі управління, так і в системі виконання, певним чином дублюють зв′язки. Розглянемо ці зв′язки за допомогою схем, що зображені на рис. 3, 4, 5.

 

Рис. 3. Підготовка вихідного документа

 

Рис. 4. Вихідний документ, що перебуває на контролі

 

Рис. 5. Процес узгодження доручення або уточнення відповіді

 

Зв′язки документів, в більшості випадків, спрямовані за принципом „керівник – підлеглий”. Але існують зв′язки, що об′єднують родинні документи. Родинні документи – це документи, які присвячені розгляду одного питання.

Обсяг документів визначається як сума усіх вхідних, вихідних та внутрішніх документів за певний період. Цим період може бути як місяць, так і квартал, півріччя та рік. 

 

 

В практиці діяльності установ та підприємств склалися три форми організації роботи з документами: централізована,  децентралізована та змішана. Централізована форма застосовується в установах з великим обсягом документообігу. Вона передбачає виконання усіх операцій з документами в одному структурному підрозділі, наприклад канцелярії (загальний відділ). 

Централізована система характерна для організацій з незначним обсягом документообігу, де усі операції з документами виконують секретарі. Ця форма організації документаційного забезпечення установи є найбільш поширеною, але вона потребує комплексної механізації та автоматизації усіх документацій них операцій.

При децентралізованій формі роботи з документами усі операції виконуються в структурних підрозділах установи, як правило, розмежованих територіально.

Змішана форма (частково централізована) роботи з документами сьогодні використовується в великих установах зі складною структурою та великим обсягом документообігу. При такій формі частина операцій по роботі з документами (прийом, відправка, контроль виконання) бере на себе канцелярія, а інші операції (реєстрація, формування справ,  тимчасове зберігання) виконують структурні підрозділи.

При визначені форми організації роботи з документами для конкретного підприємства (установи) необхідно враховувати наступні фактори:

• обсяг документообігу;
• характер діяльності підприємства та його територіальне розміщення;
• структуру підприємства та його підрозділів;
• технічну оснащеність та кваліфікацію керівників, спеціалістів та технічних виконавців.

Особливу увагу необхідно приділити обсягу документообігу. Швидкість проходження документів значною мірою залежить від побудови управлінської діяльності установи в цілому. Підприємства поділяють на чотири категорії відповідно до обсягу документообігу:

1-а категорія - підприємства (установи) з обсягом документообігу більше 100 000 документів на рік;

2-га категорія - підприємства (установи) з обсягом документообігу від 25 000 до 100 000 документів на рік;

3-я категорія - підприємства (установи) з обсягом документообігу від 10 000 до 25 000 документів на рік;

4-а категорія - підприємства (установи) з обсягом документообігу до 10 000 документів на рік.

Віднесення установ до вище зазначених категорій необхідно враховувати при встановленні структури служби документаційного забезпечення, механізації та автоматизації роботи з документами, а також при рішенні окремих питань документування.

 

 

Управлінське документування – це сукупність дій, що здійснюються органами управління щодо створення і виконання документів. Воно створюється за типовою інструкцією з діловодства, яка визначає порядок ведення загального діловодства.

Управлінське документування організації охоплює усі процеси, інформації та змісту управлінських дій, передавання, які фіксується на різних носіях і оформлені за встановленими правилами, необхідними для здійснення управлінських дій.

В сучасній Україні існує цілий ряд досвіду та практичного розв’язання різноманітних за обсягом, характером і значенням управлінських завдань. 

Складена примірна інструкція з діловодства в міністерствах та відомствах України, органах державної влади,  місцевого та регіонального самоврядування, розроблено Державний стандарт України з діловодства і архівної справи, введено в дію державний класифікатор управлінської документації, Міністерством статистики затверджені типові форми документів. 

У 2003 році був прийнятий ДСТУ 4163-2003 „Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів”.

Стану діловодства в установах почали приділяти більше уваги. Основними принципами при цьому є: загальні вимоги до управлінського стилю, організація документаційного забезпечення управління, кадрове діловодство, культура управлінського професіоналізму тощо.

 

 

1. Палеха Ю. І. Управлінське документування. Ч.1. Організація загального діловодства. – К.: Вид. "ЄУФІМБ", 2003. - 298 с.
2. Блощинська В.А. Сучасне діловодство. – К.: ЦУЛ, 2005. – 351 с.
3. Діденко А.Н. Сучасне діловодство. – К.: Либідь, 2007. – 293 с.
4. Лоза О.В. Діловодство та документування управлінської діяльності. – К.: Лібра, 2008. – 185 с.
5. Бездрабко В. В. Діловодство – документаційне забезпечення управління – керування документаційними процесами: термінологічні межі та розмежування значень. // Вісник ДАКККіМ. – 2010. - № 1. – С.32-37.