Организация работы с документами

Дела и папки, хранящиеся как в столе, так и в шкафах, на полках, должны иметь яркую маркировку различной расцветки с кодовы­ми отметками, номерами дел по номенклатуре, что поможет быстро найти нужное дело или документ.

Как известно, основной способ повышения производительности любого труда, в том числе управленческого — его механизация, а сегодня и автоматизация. Учитывая многообразие функций работников, автоматизации и механизации рабочих мест придается особое значение. Эти средства позволяют значительно сократить трудозатраты и время на составление, оформление, по­иск, хранение и передачу документов. Сегодня поддаются автоматизации и механизации почти все формально-логические и техничес­кие процедуры создания документов и работы с ними. Поэтому рабочее место должно быть соответственно оснащено оргтехникой.

 

Для обеспечения порядка формирования и учета дел в организации составляется номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел намечает группировку исполненных документов в дела, систематизацию дел, индексацию и сроки хранения дел, является основой для составления описей дел постоянного и долговременного хранения и основным учетным документом в делопроизводстве.

В номенклатуре дел должны быть предусмотрены заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки работы данной конкретной организации, в том числе заголовки дел для группировки документов, образующихся в деятельности коллегиальных органов — общее собрание, профсоюзный комитет и т.п.

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, считаются переходящими и вносятся в номенклатуру дел следующего года. Заголовки печатных изданий не включаются в номенклатуру дел. Не допускаются неконкретные формулировки вместо заголовка дела, например «разные материалы», «общая переписка» и т. п., но в процессе формирования дел заголовки могут уточняться.

Грамотно составленный заголовок дела состоит из следующих элементов: название вида дела (переписка, журнал и т.п.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название автора документов; название адресата или корреспондента документов; краткое содержание документов дела; название территории, с которой связано содержание документов дела; начальная и конечная даты документов дела; указание на подлинность или копийность документов дела. Характер заголовка определяется характером документов дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному, не связанному последовательным делопроизводством вопросу, употребляется термин «документы », а в конце заголовка в скобках перечисляются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле, например: «Документы о проведении конференции по установлению контактов с зарубежными туристическими агентствами (планы, списки, доклады)». Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу, например, «Документы к протоколам заседаний Совета университета».

В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одного вида, указывается этот вид документов во множественном числе. В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. Если переписка ведется с однородными корреспондентами, то они не перечисляются, а указывается их общее видовое название: «Переписка с фирмами о поставке мебели». Если переписка ведется с разнородными корреспондентами, то они тоже не указываются, а пишется о чем переписка. Если большая переписка ведется с конкретным корреспондентом, то он указывается в заголовке дела.

Номенклатуры дел бывают трех видов: типовые, примерные и индивидуальные. Типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер. Типовая и примерная номенклатуры дел являются методическими пособиями и используются при составлении индивидуальных номенклатур дел. Заголовки при этом переносятся несколько более конкретизированными с учетом специфики организации. Сроки хранения дел переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменений. Индивидуальная номенклатура дел может быть как номенклатурой дел организации, так и ее структурного подразделения.

Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке, в ее заголовке указывается календарный год, на который она составлена. Обновляется номенклатура ежегодно. В конце каждого года номенклатура дел составляется на следующий год, а предыдущая уточняется и, если нужно, дополняется. Текст номенклатуры дел представляется в табличной форме. Названиями разделов номенклатуры дел организации являются названия ее функциональных служб. Первый раздел номенклатуры включает заголовки дел, содержащие организационно-распорядительную документацию. Таблица номенклатуры дел состоит из пяти граф. В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из принятого в организации цифрового обозначения функциональной службы (направления деятельности) и порядкового номера заголовка дела в пределах функциональной службы (или организации в целом). В графу 2 включаются заголовки дел, которые располагаются по степени важности, по алфавиту корреспондентов или географических названий. Графа 3 номенклатуры дел (количество дел, томов, частей) заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указываются срок хранения дела и номера статей со ссылкой на перечень или примерную номенклатуру дел. В графе 5 в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, об уточнении сроков хранения дел.

По окончании каждого календарного года службой документационного обеспечения организации составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей) — всего, затем отдельно — постоянного и временного хранения. Эти сведения сообщаются в архив. В результате деятельности в любой организации накапливается большое количество документов. Даже после того, как информация из документов была использована, она может еще не один раз понадобиться. Чтобы легко можно было подобрать нужные документы, после исполнения их нужно сгруппировать в дела в соответствии с номенклатурой дел. Формирование дела начинается с начала года, и на каждый указанный в номенклатуре дел заголовок заранее заводится папка. Если используются папки, рассчитанные на 400—500 листов, рекомендуется применять разделители с указанием года. Оформляется обложка каждого заводимого дела — вначале указывается название учреждения, затем — структурного подразделения; в середине обложки от левого поля указывается индекс дела по номенклатуре и полностью переносится заголовок дела из номенклатуры. Желательно, чтобы индексы дел оставались стабильными, т.е. из года в год соответствовали одним и тем же заголовкам. Внизу обложки дела указывается срок хранения.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила. В дело должны помещаться документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела и которые правильно оформлены — имеют индекс, дату, подписи, отметку «в дело», т.е. являются исполненными. Все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса, помещаются в одном деле, приложения группируются вместе с основными документами (если приложения имеют большой объем, то из них формируется отдельное дело). Документы одного календарного года, за исключением переходящих, личных, арбитражных, судебных и т.п. дел, группируются в отдельное дело. Следует раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения. Не помещаются в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; подлинники группируются отдельно от копий (за исключением переписки); документы с грифом ограничения доступа группируются отдельно от документов без этого реквизита; утвержденные документы группируются отдельно от их проектов. Одно дело не должно превышать 250 листов, а его толщина — 4 см, и если дело получается толще, то начинают формировать следующий том (часть), имеющий те же индексы и заголовки.

Документы внутри дела можно располагать по вопросному, хронологическому, а также алфавитному, нумерационному принципам. Эти принципы часто комбинируются.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Документы, являющиеся основанием для издания приказа по личному составу, подшиваются в личные дела соответствующих сотрудников. Лицевые счета сотрудников по заработной плате группируются в самостоятельные от личных дел и располагаются в них по алфавиту. Переписка систематизируется в вопросно-логической и хронологическо последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. Обращения граждан формируются отдельно от прочей переписки.

Правильная группировка документов в дела и рациональная систематизация документов внутри дел облегчит и ускорит поиск необходимой информации. Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов, их отбору и подготовке для хранения должна проводить экспертная комиссия — совещательный орган, назначаемый приказом руководителя учреждения. В состав комиссии обязательно включается специалист, ответственный за организацию работы с документами и заведующий архивом. Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения должна проводиться ежегодно. Отбор документов постоянного хранения проводится на основании номенклатуры дел организации с обязательным полистным просмотром всех дел, при этом подлежат изъятию все документы с временными сроками хранения, черновики, дубликаты. По результатам работы экспертной комиссии составляются описи дел постоянного и временного хранения и акты о выделении дел к уничтожению. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению, если предусмотренный в них срок хранения истек до 1 января года, в котором составлен акт, например, дела со сроком хранения 3 года, законченные в 1989 г., могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 1994 г. Дела, предназначенные для уничтожения, могут быть уничтожены только после того, как описи на дела постоянного хранения за соответствующий период будут должным образом утверждены, а дела переданы в архив. И акты и описи согласовываются с архивом.

 

 

1. ГОСТ Р 6.30-2005. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. М., 2008. 

2. Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти. М., - 2008. 

3. Басовская, Е.Н. О языке служебных документов // Делопроизводство. 2007 

4. Веселое П.В. Современное деловое письмо в промышленности. М., 1990. 

5. Весёлое П.В. Аксиомы делового письма. М., 1993. Добсон Э, Как писать деловые письма. Челябинск, 2007. 

6. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. - М.: Библиотека журнала «Управление персоналом», 2007. 

7. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. М.; Новосибирск, 2004. 

8. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Учеб. пособие. М.; Новосибирск, 2005. 

9. Колтунова М.Д. Деловое письмо. М., 1998. 

10. Паневчик В.В. Деловое письмо: Практ. пособие. Минск, 2008. 

11. Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика работы с документами: Учеб. пособие. М., 2008. 

12. Румынина Л.А. Делопроизводство: Учебник. М., 2007.