Основні функції СУБД

Створити базу даних у вигляді таблиці (рис. 1) з оцінками восьми-десяти ваших друзів з п'яти предметів, наприклад, так:

 

Рис. 1. Зразок розв'язування задачі про успішність

 

Збереження інформації – одна з найважливіших функцій комп'ютера. Одним із розповсюджених засобів такого збереження є бази даних. База даних – це файл спеціального формату, що містить інформацію, структуровану заданим образом.

База даних (БД) – це значна кількість однорідних даних з конкретної предметної галузі, які зберігаються на комп'ютерних носіях. В реальному розумінні база даних – це набір записів і файлів, які організовані спеціальним чином.

БД створюють, якщо є потреба регулярно опрацьовувати великі обсяги однорідної інформації: списки абітурієнтів, студентів з їхніми оцінками, співробітників підприємства чи фірми з анкетними даними, розклади руху різних видів транспорту, пропозиції товарів на ринку, облік матеріалів на складах тощо.

Робота з БД має такі етапи:

1) створення структури БД;

2) введення даних;

3) редагування структури i даних;

4) відшукання інформації в БД;

5) оформлення звітів.

Для виконання цих робіт є спеціальні програми, такі як Access, FoxPro, dBase-системи та iншi. Вони називаються системами управління базами даних (СУБД).

Основні функції СУБД:

- Визначення даних (Data definition) – Ви можете визначити яка саме інформація буде зберігатись у даній БД, задати структуру даних і їх тип, а також вказати як ці дані зв’язані між собою.

- Обробка даних (Data manipulation) – дані можна обробляти різними способами, можна вибирати різні поля, фільтрувати і сортувати дані. Можна об’єднати дані з іншою зв’язаною з ними інформацією і обчислювати результуючі значення.

- Управління даними (Data control) – можна вказати, кому дозволено ознайомлюватись із даними, коректувати і добавляти нову інформацію, визначити колективне користування.

В Access база даних – це файл, який містить дані у вигляді однієї чи кількох таблиць. Окрім таблиць, у файлі БД можуть бути такі об'єкти: форми, запити, макроси, модулі, сторінки які розглядатимемо далі. Базу даних в Access створюють у вигляді однієї чи декількох таблиць. Для цього після запуску програми треба виконати таку послідовність команд:

Файл → Створити → На закладці Загальні вибрати Нова база даних → OK → Вибрати потрібну папку i надати файлу назву → Створити → Активізувати закладку Таблиці → Створити.

Розширення назви такого файлу є mbd (його можна не зазначати). Надалі суттєво не плутати назву файлу БД i назви таблиць, які є в БД.

В Access є таке поняття, “об’єкт”. У базі даних основними об’єктами є таблиці, запити, форми, звіти, макроси, модулі та сторінки доступу до даних.

ТАБЛИЦЯ – об’єкт, який Ви визначаєте і використовуєте для зберігання даних, тобто це поіменоване реляційне відношення, яке зберігає дані про певну сутність предметної області. Таблиця – основа будь-якої бази даних.

ЗАПИТИ – потужний засіб для вибору саме тих даних, які необхідні для рішення задачі, тобто це об’єкт, за допомогою якого можна отримати необхідні дані з однієї чи кількох таблиць. За допомогою запитів можна зробити вибірку, вилучення чи доповнення даних, а також створити нові таблиці на базі вже існуючих.

ФОРМИ – надають можливість створювати зручний користувальний інтерфейс для роботи з даними, тобто використовуються в основному для завантаження даних, відображення їх на екрані та управління роботою додатків. Форми також можна використовувати для запуску макросів чи процедур.

ЗВІТИ – застосовуються для аналізу і роздруку даних, тобто вміщують результати обробки однієї чи кількох таблиць і можуть бути видані на друк чи підключені до документів інших додатків.

МАКРОСИ – простий спосіб автоматизації роботи Вашого додатку, вони являють собою структурований опис однієї чи кількох дій, які необхідно виконати за певних умов. Макроси – це макрокоманди. У вигляді макросів описуються певні дії, які досить часто повторюються. Якщо якісь операції з базою виробляються особливо часто, є сенс згрупувати кілька команд в один макрос і призначити його виділеній комбінації клавіш.

МОДУЛІ – використовуються для створення і збереження програмних процедур, написаних Вами на MS ACCESS BASIC при розробці складних додатків, які можуть бути прив’язані до окремих форм чи звітів і виконувати певні дії. Якщо стандартних засобів Access не вистачає для задоволення особливо витончених вимог замовника, програміст може розширити можливості системи, написавши для цього необхідні модулі.

СТОРІНКИ – об’єкт БД, що увійшов до Microsoft Access 2000. Як і форми цей об’єкт служить для забезпечення доступу до даних, що містяться в БД, але тут мова йде про віддалений доступ. Наприклад про доступ через Internet.

Розглянемо структуру таблиці. Більшість баз даних мають табличну структуру. Як ми знаємо, в табличній структурі адрес даних визначається перетином стрічок і стовпців. В базах даних стовпці називаються полями, а стрічки – записами. Поля формують структуру бази даних, а записи складають інформацію, яка в ній міститься. Кожна таблиця ідентифікується унікальним ім’ям, довжина якого може досягати 64 символи, крім того, всередині імені забороняється використовувати символи “! ”, “. ”, “[”, “]” чи “’”. Таке саме обмеження накладається на довжину полів. Обсяг бази даних в Access обмежений одним