Ресурсне забезпечення та інформаційні технології в управлінні персоналом

організаційна техніка;

обчислювальні машини.

До простих пристроїв і знарядь праці належать канцелярське приладдя (ручки, олівці, лінійки, папір різного формату, ножиці, кнопки, скріпки тощо), лічильні засоби (калькулятори), різні пристрої та прилади (дироколи, стиплери), папки та швидкозшивачі, які застосовують для полегшення управлінської праці. Повне та своєчасне забезпечення працівників, що виконують функції управління персоналом, даними пристроями та знаряддями сприяє ефективнішому використанню їхнього робочого часу.

Засоби оргтехніки вміщують великий перелік різних пристроїв, які поділяються на такі основні групи:

засоби складання документів;

засоби копіювання та розмноження документів;

засоби оброблення документів;

засоби зберігання, пошуку й транспортування документів;

засоби управлінського зв’язку.

Засобами складання документів є:

Друкарські машини. В управлінні використовуються всі види друкарських машин, але перевагу слід віддавати електронним, які полегшують працю завдяки механізації деяких операцій та зниженню сили удару на клавіші.

Письмові автомати – пристрої, що за заданою програмою можуть обробляти тексти, змінюючи їхню форму та зміст. Вони мають змінне програмне забезпечення, оперативну та зовнішню пам’ять.

Диктофонна техніка використовується для запису розпоряджень, наказів, листів, виступів і наступного друкування текстових документів. Диктофонна техніка дає змогу уникнути непродуктивних витрат часу суб’єктів управління персоналом на підготовку документів.

Засобами копіювання та розмноження документів є:

Репрографічні засоби (фотографічні, діазографічні засоби, засоби мікрокопіювання, електрографічне, термографічне копіювання), з допомогою яких відображають оригінали на поверхні матеріалу копії. На підприємствах широко розповсюджені високошвидкісні апарати різних модифікацій типу «Ксерокс», «Кенон», на яких можна розмножувати документи без виготовлення спеціальних форм.

Оперативна поліграфія (офсетний, трафаретний, гектографічний способи друку) – це засоби та методи оперативного розмноження документації за спрощеною поліграфічною технологією.

Засоби оброблення документів призначені для канцелярських робіт. Ними є фальцювальні, аркушепідбірні, сортувальні, різальні, штемпелювальні, адресувальні машини та пристрої, ламінатори, зшивачі, нумератори, конвертовідкривачі, машини для знищення документів.

Засоби зберігання, пошуку та транспортування документів покликані забезпечити швидкий пошук і надійність зберігання документів. Службові документи розміщуються в столах, шафах, стелажах і сейфах. Для зберігання документів застосовуються папки-реєстратори, архівні папки, лотки для паперів. Для зберігання особистих і абеткових карток співробітники служби персоналу застосовують картотеки. Для транспортування документів може використовуватись повітряна (пневмо) пошта. Пневмопошта призначена для оперативного внутрішнього транспортування документів, уміщених у спеціальний патрон.

Засоби управлінського зв’язку – це пристрої для передавання та прийняття інформації, які охоплюють:

Засоби телефонного зв’язку. Застосування телефонних підсилювачів, пристроїв автоматичного набору телефонних номерів (автонабори), автоматичних телефонних відповідачів, секретарів-автоматів сприяє підвищенню ефективності використання телефонного зв’язку.

Засоби телеграфного, фототелеграфного та телеавтографного зв’язку: телеграфи, факси, факс-модеми.

Електронна пошта.

Обчислювальні машини застосовуються для механізації та автоматизації логічних і технічних операцій, розрахунків, вирішення облікових, аналітичних та інших завдань. Особливо перспективним для підвищення ефективності управління персоналом є застосування електронних обчислювальних машин (ЕОМ).

 

 

Поряд з інформаційними, людськими ресурсами, технічними засобами робота з людьми, пов’язана з професійним підбором персоналу, оплатою праці, професійним навчанням тощо, потребує й фінансових ресурсів.

Фінансове забезпечення управління персоналом – це сукупність коштів, які спрямовуються на фінансування діяльності в галузі управління персоналом.

Фінансування відбувається за рахунок витрат на випуск продукції (послуг). Що стосується матеріального заохочення працівників, то джерелом коштів на оплату праці госпрозрахункових підприємств є частина доходу та інші кошти, одержані внаслідок їхньої господарської діяльності. Для установ і організацій, що фінансуються з бюджету, – це кошти, які виділяються з відповідних бюджетів, а також частина доходу, одержаного внаслідок господарської діяльності та з інших джерел.

 

 

Відсутність достовірної та повної інформації є причиною прийняття неякісних рішень, які негативно впливають на ефективність функціонування системи управління персоналом.

Інформаційне забезпечення управління персоналом – це сукупність даних, які використовують суб’єкти управління персоналом для вирішення таких завдань, як планування чисельності персоналу, професійний підбір персоналу, виробнича й соціальна адаптація новоприйнятих працівників, регламентація посадових обов’язків, розвиток персоналу, охорона праці, нормування праці, забезпечення ефективного використання робочого часу, застосування ефективних систем матеріального й морального стимулювання праці, розвиток соціального партнерства в організації та ін.

Необхідність збирання, зберігання, оброблення, аналізу, перетворення та передавання різноманітної кадрової інформації потребує створення на підприємстві відповідної інформаційної системи.

Інформаційна система управління персоналом являє собою сукупність засобів, прийомів та методів пошуку, зберігання, оброблення, передачі та використання кадрової інформації.

Усі програмні продукти, які є на озброєнні сучасного НR-менеджера, можна розбити на такі групи:

1) інформаційно-довідкові системи. Інформаційно-довідкові системи не спеціалізуються тільки на питаннях управління персоналом, однак є джерелом необхідної інформації відносно чинних правових та законодавчих актів, юридичних консультацій відносно господарського та трудового права і т. ін.

програми, які автоматизують окремі ділянки в роботі кадрової служби – це, як правило, програми кадрового обліку, розрахунку заробітної плати, найму персоналу, атестації, тестування, управління компенсаційним пакетом, оцінювання, навчання, розвитку та мотивації персоналу.

модулі у складі комплексного продукту для автоматизації підприємства.

спеціалізовані комплексні системи, які охоплюють широкий спектр діяльності служби персоналу.

 

Сучасні автоматизовані системи управління персоналом повністю забезпечують необхідною інформацією як керівництво, так і працівників кадрових служб і суттєво зменшують затрати часу на підготовку та прийняття управлінських рішень. Зокрема, менеджери з персоналу, завдяки таким системам, звільняються від виконання рутинних операцій

Основними завданнями ведення облікової інформації щодо персоналу є автоматизація виконання операцій із приймання, переміщення і звільнення працівників, підготовка та облік наказів, формування аналітичних звітів.

Що стосується функціонального наповнення сучасних HRM-систем (англомовний термін Human Resources System), то сьогодні воно, як правило, містить у собі:

- облікову складову, що передбачає: ведення організаційної структури підприємства; складання та ведення штатного розкладу; ведення облікових карток працівників; кадровий документообіг; пенсійний облік; табельний облік; облік лікарняних; облік відряджень; облік відпусток і відсутності; облік різних видів стажу;

- розрахункова складова, що містить розрахунок заробітної плати; розрахунок витрат на відрядження; розрахунок нарахувань та утримань; оформлення та розрахунок нарядів на виконання робіт;

- HR-складова, що містить у собі: управління кадровим бюджетом; ведення «профілів компетенцій» співробітників; управління мотивацією персоналу; планування використання персоналу; управління навчанням і перепідготовкою; дистанційне навчання; аналіз ефективності персоналу; управління оцінкою персоналу; моделювання та оптимізація штатного розкладу тощо.

На ринку програмних систем пропонують велику кількість інформаційних систем, пов’язаних з управлінням персоналу. Це зрозуміло, бо, з одного боку, вони завжди є затребуваними, а з іншого – існує досить чіткий перелік вимог до функцій, які вони можуть виконувати. Так, було проведено аналіз особливостей, вимог і цінової політики найбільш великих інформаційних систем управління персоналом, як-от: «Босс – Кадровик», «Персонал Актив», «Парус -Персонал 8», «StaffManager-5» та «1С Підприємство 8: Заробітна плата та управління персоналом».

Західні розробники стверджують, що впровадження HR-модулів надає можливості будь-якому підприємству одержати організаційні, економічні й соціальні ефекти.

Організаційні ефекти полягають у:

- скороченні часу прийняття рішень на всіх рівнях управління підприємством;

- підвищенні якості кадрових рішень;

- оперативності підготовки звітності для органів державного управління відповідно до українських законодавчих і нормативних вимог.

Економічні ефекти зводяться до таких складових:

- зниження витрат на управління персоналом;

- підвищення продуктивності праці персоналу;

- оптимальне використання професійних якостей конкретного співробітника підприємства.

Соціальними ефектами є: ведення повної індивідуальної трудової історії персоналу підприємства; підготовка кадрового резерву та просування по службі найбільш перспективних співробітників підприємства; планування кар'єрного зростання та підвищення кваліфікації.