Поняття організації, формальні та неформальні, прості та складні організації. Організація як система, керуюча та керована підсистеми

 

Організація – це об'єднання людей, які спільно реалізують певну програму чи ціль і діють на основі визначених процедур і правил.

У загальному значенні під організацією мають на увазі способи упорядкування і регулювання дій окремих індивідів і соціальних груп. У вузькому змісті під організацією розуміють відносно автономну групу людей, орієнтовану на досягнення певної заздалегідь визначеної мети, реалізація якої вимагає спільних координованих дій.

Організації поділяються на формальні і неформальні.

Формальні організації мають формально призначеного керівника, формально визначену структуру ролей, посад і позицій усередині групи, а також формально закріплені за ними функції і задачі.

У повсякденній мові слово «формальний» має негативний відтінок, який означає незацікавленість у результатах, байдуже відношення до виконання посадових обов'язків. І дійсно, зловживання формальностями веде до різного роду бюрократичних перекручень. Однак формальне має ряд достоїнств:

робить загальним надбанням отримані, передові технології і прийоми робіт;

встановлює єдині норми і правила для всіх, чим сприяє об'єктивізації діяльності;

забезпечує «прозорість» постановки справи для контролю і гласність для взаємодії з громадськістю, що, безумовно, важливо для демократизації управління.

Таким чином, формальна група має наступні особливості:

Вона раціональна, тобто в основі її лежить принцип доцільності, свідомого руху до відомої мети;

Вона безособова, тобто розрахована на індивідів, відносини між якими установлюються за складеною програмою.

У формальній групі передбачені тільки службові зв'язки між індивідами, і вона підкоряється лише функціональним цілям. До формальних груп відносяться:

Вертикальна (лінійна) організація, яка поєднує ряд органів і підрозділів таким чином, що кожен з них знаходиться між двома іншими – вищестоящими і нижчестоящими, а керівництво кожним з органів і підрозділів зосереджено в одній особі.

Функціональна організація, відповідно до якої управління розподіляється між рядом осіб, які спеціалізуються на виконанні визначених функцій і робіт;

Штабна організація, яка характеризується наявністю штабу радників, експертів, помічників, не включених у систему вертикальної організації.

Формальні групи можуть бути сформовані для виконання регулярної функції, як, наприклад, бухгалтерія, або для вирішення визначеної цільової задачі, наприклад комісія з розробки якогось проекту.

Неформальні групи виникають внаслідок принципової неповноти формальних груп, оскільки посадовими інструкціями всі можливі ситуації, які можуть трапитися, передбачити неможливо, а формалізувати всі суб'єктивні уявлення як норми для регуляції суспільних відносин можна лише при тоталітарних політичних режимах.

Неформальні групи створюються не розпорядженнями керівництва і формальних постанов, а членами організації відповідно до їх взаємних симпатій, загальними інтересами, однаковими захопленнями звичками і т. д. Дані групи існують у всіх організаціях, хоча вони не представлені в схемах, які відбивають будівлю організації, її структуру.

Оскільки слова організація і система мають подібне значення, важливо розуміти, що позначається терміном “система”. Так, система – (гр. – ціле, складене з частин, об'єднання) найчастіше визначається як сукупність елементів, які знаходяться у відносинах і зв'язках один з одним, утворюючи певну цілісність, єдність.

Очевидна подібність між визначенням соціальної, тобто людської, організації і відкритої системи з нечітко вираженою структурою в тому, що відкритою називають систему, яка постійно здійснює обмін речовиною, енергією й інформацією із середовищем. Поведінка організації, на противагу поведінці особистості, характеризується більшою чіткістю, передбачуваністю і стабільністю. Тільки орієнтуючи особистість на виконання загальних цілей, організація здатна досягти їх.

Існують дві суперечні точки зору щодо природи організацій. Для однієї з них характерний раціональний або цільовий підхід до аналізу природи організації. Ця точка зору висловлена в традиційній літературі, де організацію розглядають як раціональний засіб досягнення визначених цілей. Це механістична точка зору, кожен функціональний елемент організації інтегрований у ній так, щоб найбільш ефективно досягалися загальні цілі.

З іншого боку, існує підхід до організації як до природної системи: цей підхід загострює увагу на таких властивостях, процесах і механізмах адаптації організації, які роблять її динамічною, діяльною одиницею. Ця точка зору, в основному, орієнтована на відкриту модель, яка має на увазі, що організація має невизначеності різного ступеня і повинна розвивати засоби пристосування до змінного середовища.

У багатьох сучасних роботах із проблем організації як основу для аналізу використовується підхід до організації як до природної системи.

Кожен з двох або більше рівнів виступає як керуючий стосовно всіх нижчестоящих і як керований, підлеглий стосовно вищестоящих. В ієрархічно побудованій системі кожен рівень спеціалізується на виконанні визначеного кола функцій, причому на більш високих рівнях ієрархії переважно здійснюються функції узгодження, інтеграції. Ієрархія в організації систем необхідна в зв'язку з тим, що управління в них пов'язане з одержанням, переробкою і використанням великих масивів інформації. На нижніх рівнях використовується конкретна інформація, яка охоплює лише окремі сторони функціонування системи, а на більш високі рівні надходить узагальнена інформація, яка характеризує умови існування всієї системи, і приймаються рішення, які відносяться до системи в цілому.

Відносно простим прикладом взаємин усередині організації зі знайомого нам оточення може служити університет. Насамперед, існує організація або система, яка характеризує університет у цілому. Усередині нього є окремі коледжі або факультети. Є наступний рівень організації, який будується навколо навчальних груп і кафедр, тобто відповідає