Общие правила составления основных бухгалтерских документов

Если в организации нет структурного деления и вся документация формируется у секретаря, то такая номенклатура дел должна быть подписана составителем и утверждена руководителем организации.

Утвержденная номенклатура дел действует в течение 5 лет и подлежит пересоставлению и переутверждению в случае изменения структуры или функций учреждения. Если таких изменений не произошло, то в конце каждого года она перепечатывается, уточняется и автоматически вводится в действие с 1 января следующего года.

По общей практике основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

Текст номенклатуры дел составляется в табличной форме и состоит из двух частей:

• основной части и

• итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел.

После утверждения сводной номенклатуры дел каждое структурное подразделение получает выписки из нее (в том числе и бухгалтерия), в соответствии с которыми организует формирование (подшивку) документов в дела.

Ежегодный экземпляр сводной номенклатуры дел организации является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры дел службы ДОУ. Номенклатуры дел структурных подразделений хранятся пять лет и включаются в номенклатуры дел этих подразделений.

Номенклатура дел бывает трех видов:

• типовая,

• примерная 

• номенклатура дел конкретной организации (индивидуальная ­номенклатура дел).

 

Грамотная организация бухгалтерского учета — залог продуктивной деятельности предприятия и гарантированная защита от недоразумений с государственными инстанциями. Поэтому формированию системы расходно-доходной, сводной и отчетной документации всегда уделялось особое внимание. Небольшие фирмы, реализующие мелкие партии товаров, обычно не испытывают трудностей в организации учета. А вот крупные компании, которые ежедневно осуществляют множество операций, для оптимизации процессов активно практикуют принципы автоматизации. 

Ключевым элементом системы бухгалтерского учета является электронный архив документов. Он представляет собой специальную аппаратно-программную систему, которая выполняет задачи сканирования, систематизации и хранения документов. Внедрение инновационных технологий позволяет заметно сократить риск возникновения ошибок и обеспечивает максимально удобные условия для осуществления контроля движения активов.

Электронный архив — это система, состоящая из особых элементов. В ней нет привычных бумажных носителей информации. Вместо них используются удобные электронные образы документов. Работать с базой намного проще, чем с традиционными архивами. Система полностью автоматизирована. Поэтому получить доступ к необходимым документам можно оперативно и без лишних манипуляций.

Чтобы создать электронный образ, производится сканирование документов. После этого данные систематизируются и заносятся в базу. Теперь бухгалтер может получить доступ к любому документу посредством программного интерфейса. Причем, при внесении электронного образа в базу фиксируются все необходимые атрибуты документа. С помощью архива можно обеспечить полноценную систематизацию системы оборота расчетной информации. В базе фиксируется не только электронный образ документа, но и пакет сопроводительных данных. Поэтому с помощью архива можно быстро воспроизвести все взаимосвязанные сведения.

Удобная функция поиска реализована благодаря систематизации данных по атрибутам документов. Чтобы отыскать необходимый электронный образ, достаточно указать любые известные сведения – вид хозяйственной деятельности, ИНН контрагента, дата регистрации в базе. Поэтому бухгалтер свободно ориентируется даже в значительных объемах информации. Причем, достоверность сведений обеспечена на все сто процентов.

При систематизации бухгалтерских документов необходимо обратить внимание на соблюдение дополнительных правил, установленных Основными правилами. Именно эти требования бухгалтеры часто не соблюдают на практике. В папку-дело должны помещаться документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела. При этом запрещается группировать в дела черновые экземпляры документов или черновые записи. Учетные документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела. Это связано с соблюдением сроков хранения документов. В дело необходимо включать по одному экземпляру каждого документа.

В папку должны группироваться учетные документы одного календарного года. Нельзя комплектовать документы за несколько лет. Исключение составляют, в частности, переходящие дела, судебные дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации.

Дело должно содержать не более 250 листов при общей толщине не более 4 см.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке. Этот порядок в большей степени относится к переписке, документам о взаимных расчетах. Входящие документы группируются по датам поступления, исходящие - по датам отправления. Целесообразно документ-ответ помещать за документом-запросом. Можно группировать документы по контрагентам.

Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся. Например, к авансовым отчетам прилагаются документы, на основании которых они составлены. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы рекомендуется группировать отдельно от их проектов.

Как правило, в небольших организациях бухгалтеру приходится контролировать порядок оформления организационно-распорядительной документации и документов по учету кадров. Отдельные приказы, распоряжения имеют непосредственное отношение к организации бухгалтерского учета. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела.