Формування ФЕД у РДОБ

Великі можливості в організації ефективного комплектування БФ надають ресурси Інтернет. Бібліотека, маючи вихід до цієї глобальної мережі, користується не тільки повнотекстовими БД, а й ІР, спеціально призначеними для відбору, замовлення та придбання документів для БФ. Ці ресурси складаються зі спеціалізованих web-серверів для комплектаторів, онлайнових універсальних і спеціалізованих книжкових магазинів з анотованими каталогами видань і можливостями їх діалогових замовлень, серверів видавництв, книжкових дилерів і передплатних агентств, електронних версій вітчизняних та зарубіжних каталогів. Користування цими ресурсами надає відділу комплектування змогу оперативного перегляду великих обсягів інформації, що постійно циркулює та оновлюється в системі “документовидання – документорозповсюдження”, містить відомості про наявність нових видань у межах предметної області, порівняння різних версій СD-ROM та онлайнових продуктів.

Видавничі сервери пропонують передплату на поточні та архівні версії періодичних видань, які можуть регулярно надходити на сервер бібліотеки електронною поштою. Така форма документопостачання, значно дешевша ніж придбання бібліотекою друкованих видань, та ефективна в часі. 

Головні завдання у комплектуванні фонду – зменшити до мінімуму час з моменту одержання інформації про книги, або навіть про їх вихід з друку до появи видання на полиці; скоротити витрати на виконання операцій по підготовці документів, а також сумарні витрати на придбання літератури, завдяки вибору найбільш дешевих джерел комплектування. Використання ЕР в бібліотеці при комплектуванні фонду дає змогу: розширити репертуар необхідних документів за рахунок використання електронних видавництв; розширити репертуар документів на нетрадиційних носіях, в т.ч. електронних періодичних видань; скоротити час на замовлення - отримання документів.

Мета автоматизації робочих процесів – це перш за все: підвищення продуктивності та ефективності праці співробітників бібліотеки і, як результат, – якісно виконана бібліотечна послуга.

Рівненська ДОБ використовує автоматизовану систему «Ірбіс», яка представляє собою типове інтегроване рішення в області автоматизації традиційних бібліотечних технологій [Карпенко С. В. Автоматизована підтримка технологічних процесів роботи відділу комплектування з обліку видань в АБІС «Ірбіс» http://library.uipa.kharkov.ua/library/Text/docladi/Karpenko.htm40].

Програмна структура БД електронного каталогу ІРБІС відповідає міжнародному формату UNIMARK, який забезпечує можливість ведення повного бібліографічного опису різних видів документів відповідно до діючого стандарту 7.1-84.

У 2003 році за програмним забезпеченням (ПЗ) "ІРБІС" розпочато наповнення ЕК, освоєно АРМ "Комплектування", та “Каталогізатор”. Зокрема АРМ “Комплектування”, передбачає виконання в автоматизованому режимі таких технічних операцій як:

збір інформації про потреби в документах від підрозділів бібліотеки; 

формування замовлення на ЕД (зокрема CD-ROM та DVD); відстежування надходжень замовлених документів;

сумарний облік документів, що надходять до бібліотеки;

індивідуальний облік документів;

поповнення запису книги сумарного обліку;

глобальне коригування партій документів;

звіт по документу (накладна, акт);

звіт про надходження документів за рік;

видрукування інвентарної книги;

перенесення інформації в ЕК. 

АРМ "Каталогізатор" передбачає:

бібліографічний запис;

індексування за ББК;

визначення предметної рубрики;

роздрукування карток.

Взаємопов'язані АРМ „Комплектатор" і „Каталогізатор" орієнтовані на роботу в локальній мережі.

У технологічному циклі комплектування і обробки документів автоматизовані такі процеси:

сумарний облік видань;

індивідуальний облік;

розподіл видань по структурних підрозділах;

списання документів;

отримання широкого спектру вихідних форм (інвентарна книга, звіт документів в бухгалтерію);

звіряння на дублетність;

копіювання видань;

визначення предметних рубрик [Буза Л. Ф. 24, 53].

Автоматизація комплектування забезпечує якісне формування фонду. Завдяки новим технологічним процесам відділ комплектування має можливість оперативно збирати інформацію про документи, набувати їх, враховувати, здійснювати контроль витрат і фінансової звітності. Технологічні зміни підвищили вимоги до професійного рівня співробітників [Чуниховская А. Использование электронных технологий в комплектовании / А.Чуниховская // Бібл. форум. – 2005. - №1. – С. 36-3757, 37].

ЕД мусить пройти шлях традиційного бібліотечного опрацювання — комплектування, каталогізацію, систематизацію, аналітичне опрацювання. До технологічного опрацювання онлайнового ЕД додається процес обробки файла документа — кодування назви файла, архівування, розміщення у відповідному каталозі файлового сховища. Цей "шлях" завершуватиме програмно-технічне забезпечення умов мережевого використання ЕД та архівне зберігання [Баркова О.В. Інформаційна технологія формування фонду електронних документів // Наук. пр. НБУВ. — К.: НБУВ, 2002. — Вип. 8. — С. 209-220.21, 214].

Першим процесом при одержанні ЕД є технічна та наукова обробка документа.

Наступний процес - створення нового документа в БД комплектування - чергового запису книги сумарного обліку (КСО), номер якого присвоюється за допомогою системи. Він є ідентифікатором партії надходжень при отриманні вихідних форм і подальшої її обробки. В КСО вводиться номер акту або накладної; джерело Комплектування; дата надходження; кількість назв і примірників; сума видань (відповідає супровідному документу). 

Індивідуальний облік документів здійснюється у відповідних аркушах системи ІРБІС, що складається з полів. Кожне поле має свою назву: автор, назва, серія, видавництво, ISBN. Сукупність записів автоматично формує словники за різними елементами бібліографічного опису: авторів, назв, ключових слів тощо, які забезпечують пошук інформації у БД ЕК.

Кожному документу надається код статусу „О" і присвоюється інвентарний номер, який в