Служби персоналу і кадрове діловодство

Склад програмного та технічного забезпечення залежить від конкретних умов організації діяльності підприємства, а саме від масштабів виробництва, чисельності персоналу, організаційної структури апарату управління, масштабності документообігу, потреб в оперативній та ретроспективній інформації, ступеня централізації робіт з документами тощо.

Механізація та автоматизація кадрового діловодства мають здійснюватись на підставі впорядкування системи документування управлінської діяльності, уніфікації й скорочення кількості форм документів, які створюються в організації.

Упроваджувати комп’ютеризацію необхідно на всіх етапах діловодства, починаючи з підготовки документів, їхнього копіювання, оперативного розмноження, експедиційного оброблення, реєстрації та пошуку, швидкого транспортування, завершуючи контролем виконання та надійним зберіганням документації.

Деякі організації успішно використовують систему управління персоналом PersonPro, яку створено для автоматизації діяльності служби управління персоналом. Основні функціональні можливості цієї програми такі:

Розроблення організаційної структури організації.

Створення та редагування штатного розпису організації.

Облік, зберігання та оперативний пошук даних про персонал організації.

Створення електронного варіанта особових справ співробітників, карток персонального обліку працівників (типова форма № П-2).

Створення бази даних кандидатів на вакантні посади.

Формування стандартизованих типів документів (наказів з приймання на роботу, звільнення з роботи, відрядження, надання відпустки тощо).

Формування статистичної звітності з персоналу та кадрової роботи.

Організація обліку, зберігання та швидкого пошуку внутрішніх, вхідних та вихідних документів.

Організація розсилання документації за допомогою електронної пошти.

Упровадження комп’ютерних технологій у кадровому діловодстві дає змогу підвищити ефективність діяльності працівників кадрової служби, зекономити витрати часу на підготовку та пошук необхідних документів, посилити контроль за створенням, веденням та зберіганням документації з персоналу організації.

Класифікація кадрових документів:

особисті документи працівників (трудова книжка, вкладиш до неї, паспорт, військовий квиток, диплом чи свідоцтво про освіту, посвідчення особи або перепустка, свідоцтва про відрядження, свідоцтво про підвищення кваліфікації, складання іспитів з техніки безпеки тощо) ;

особові (заяви працівників про прийняття на роботу, звільнення і переведення, особовий листок, автобіографія, тобто документи, які готує працівник безпосередньо, а також документи про призначення, нагородження тощо) ;

облікові (До первинних облікових документів належать особова картка П-2, документи особової справи, картка спеціаліста тощо. До похідних облікових документів належать книжкові (журнальні) форми реєстрації облікових даних, а саме: штатно-посадова та алфавітна книга, книга обліку осіб, зарахованих до кадрового резерву, книга обліку трудових книжок, журнали обліку відпусток, дисциплінарних стягнень, нагороджень, обліку прийняття, переміщень, звільнень тощо) ;

розпорядчі (накази про прийняття, переміщення та звільнення кадрів, заохочення та дисциплінарні стягнення, проходження атестації, зарахування до резерву кадрів, розпорядження про відрядження та ін..) ;

організаційні (положення (про відділ кадрів, про проходження атестації, про зарахування до кадрового резерву тощо), інструкції (інструкція з діловодства, щодо роботи із заявами громадян, посадові інструкції тощо), правила (правила внутрішнього розпорядку, зберігання кадрових документів тощо) ;

інформаційні (доповідні та службові записки з кадрових питань, службові листи, телеграми та телефонограми, списки, звіти, зведення).

Трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника. Вона призначається для встановлення загального, безперервного та спеціального стажу. Порядок заповнення трудової книжки регламентується ст. 48 КЗпП України та Інструкцією про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах та організаціях.

Трудові книжки заводяться на всіх працівників підприємства, які пропрацювали на ньому 5 і більше днів за місцем основної роботи.

Трудові книжки зберігаються на підприємствах як документ суворої звітності. Відповідальність за ведення обліку, зберігання та видачу трудових книжок несе керівник підприємства або вповноважена ним особа (начальник відділу кадрів).

До трудової книжки заносяться:

ім'я, прізвище та по батькові працівника, дата народження;

відомості про прийняття на роботу (посаду), переведення на іншу роботу (посаду), звільнення з роботи (посади) ;

відомості про нагородження державними нагородами та відзнаками Президента України, заохочення за успіхи в роботі та інші подяки відповідно до чинного законодавства України;

дані про відкриття, на які видано дипломи, використані винаходи та раціоналізаторські пропозиції, виплачені у зв'язку з цим винагороди.

Для реєстрації трудових книжок у підприємстві ведуться журнали реєстрації трудових книжок за такою формою:

 

Автобіографія – це документ, який автор складає самостійно. Автобіографія типової форми не має і складається довільно. Однак, окремі складові частини і реквізити повинні міститися в автобіографії обов'язково. Пишуть автобіографію рукописним способом. Форма викладу – оповідальна. Уся інформація викладається у хронологічному порядку і таким чином, щоб можна було скласти уявлення про життєвий шлях, ділову кваліфікацію працівника.

В автобіографії, як правило, вказують: назву документа, ім'я, по батькові і прізвище автора, число, місяць і рік народження, дані про батьків; освіту і спеціальність за освітою; вид трудової діяльності; сімейний стан і склад родини; домашню адресу і телефон; дату; особистий підпис.

Заява

Письмова заява про прийняття на роботу складається в довільній формі. Проте в ній мають бути такі реквізити:

- найменування організації, посада, прізвище й ініціали посадової особи, яка має право прийняття на роботу;

- відомості про заявника (прізвище, ім'я, по батькові і домашня адреса);

- назва документа;

- зміст прохання;

- перелік додатків (у разі необхідності) із зазначенням кількості сторінок;

- дата впорядкування заяви;

- підпис заявника.

За аналогічною схемою складаються й інші заяви з кадрових питань, однак вони мають певні особливості при написанні деяких реквізитів:

- при адресуванні їх тій організації, в якій працює заявник, не вказується його домашня адреса, а пишуться його посада і місце роботи (структурний підрозділ) ;

- у тексті заяви, як правило, формулюється прохання і дається його обґрунтування (доказ).

Накази

Наказами з персоналу підприємства оформляються: прийом, переміщення за службою, звільнення, надання відпусток, оголошення заохочень, заходи впливу до порушників і т. д.

Оформляються накази з особового складу на загальних бланках. У заголовку до тексту пишуться слова: про прийом на роботу; про переведення на іншу роботу і т. д. У наказах з персоналу підприємства констатуюча частина, як правило, відсутня. Розпорядницька частина поділяється на пункти. Кожен пункт такого наказу починається дієсловом, що позначає дію: ПРИЗНАЧИТИ, ПЕРЕВЕСТИ, НАДАТИ і т. д.

При цьому прізвище варто друкувати цілком прописними буквами, а ім'я і по батькові рядковими, потім вказується посада, структурний підрозділ, зміст дії по відношенню до особи, про яку складається наказ. Крім того, у пункті наказу про призначення на посаду вказують, на яку посаду, з якої дати і з яким окладом приймається робітник.

 

 

Особова справа – це сукупність документів, які містять найповніші відомості про працівника й характеризують його біографічні, ділові та особисті якості. Особові справи заводяться на всіх працівників підприємства після їхнього зарахування на роботу.

Особова справа складається з таких документів:

Особовий листок з обліку кадрів із фотографією працівника розміром 4X6 см.

Автобіографія.

Копії документів про освіту, науковий ступінь, учене звання, підвищення кваліфікації.

Перелік наукових праць (для спеціалістів, які мають вчений ступінь та звання).

Різного роду характеристики чи рекомендаційні листи.

Документи, на підставі яких видаються накази про призначення, переведення, звільнення працівника (контракт, подання, листи про переведення тощо).

Копії наказів (розпоряджень) про приймання (призначення), переведення та звільнення працівника або виписки з цих наказів.

Матеріали проведення атестації.

Опис документів.

Під час звільнення працівника особові справи передаються в архів підприємства. На новому місці роботи на працівника заводиться нова особова справа.

Особова картка – це документ, у якому міститься найсуттєвіша інформація про особу. Заповнюються як на штатних працівників, так і на сумісників. Уразі звільнення працівника в особовій картці вказуються дата та причина звільнення, номер наказу про звільнення й робиться запис про те, що трудова книжка видана її власнику.

Особова картка містить такі розділи:

I розділ – «Загальні відомості»; у ньому відображаються; – прізвище, ім'я та по батькові працівника, дата й місце народження, номер і серія паспорта, домашня адреса; освіта; спеціальність за дипломом (свідоцтвом) ; кваліфікація за дипломом (свідоцтвом) ; загальний, безперервний та спеціальний стаж роботи; останнє місце роботи, посада, професія, дата та причина звільнення; сімейний стан.

II розділ – «Відомості про військовий облік» – заповнюється відповідно до інструкції з обліку військовозобов'язаних. Указуються: група обліку; категорія обліку; військове звання; військово-облікова спеціальність; придатність до військової служби; назва райвійськкомату за місцем проживання; перебування на спеціальному обліку.

III розділ – «Призначення та переведення» – відображає дату прийому на роботу та всі переведення на інші посади, зміну кваліфікації. Усі записи з цього розділу переносяться до трудової книжки.

IV розділ – «Відпустки» – містить інформацію про надання щорічних і додаткових відпусток.

Штатно-посадова книга (штатний формуляр) – це основний робочий документ відділу кадрів, який відображає стан укомплектування персоналу підприємства.

Штатно-посадову книгу веде працівник відділу кадрів на основі штатного розпису. Облік працівників у штатно-посадовій книзі ведеться за цехами, відділами та іншими структурними підрозділами. Усі записи в штатно-посадовій книзі повинні вестись регулярно одночасно з оформленням наказів про прийняття на роботу або призначення на посаду, переведення працівника в інший структурний підрозділ.

На випадок зміни штатного розпису після записів працівників за структурними підрозділами необхідно залишати місце для змін та продовження записів.

Алфавітна книга ведеться для полегшення оперативного розшуку особової справи та особової картки, а також для одержання довідкової інформації про працівників. Алфавітна книга, як правило, заводиться на підприємствах з великою кількістю персоналу.