Стилі, шаблони, структура документа Word

інших засобів налаштування додатків Office можна створювати професійно оформлені документи із складною графікою, виконані в єдиному стилі. У стандартне постачання, Word 2003 входять шаблони для створення факсів, листів, офіційних документів, службових записок, звітів, дисертацій, довідників, бюлетенів, брошур, календарів, веб-сторінок, розкладів, порядків денних, резюме, замовлень і рахунків фактури.

Шаблони зберігаються у файлах з розширенням. dot у теці Program Files\Mic-rosoft Office\Templates, За умовчанням, коли ми натискуємо кнопку Створити (New) на панелі інструментів Стандартна завантажується шаблон Звичайний (Normal. dot) який не містить якого-небудь тексту або малюнків. Аби вибрати шаблон для нового документа, виберіть команду Створити (New) у меню Файл (File). На екрані відображуватиметься область завдань Створення документа (New Document)  (див. главу 2, мал. 2. 11). У розділі Шаблони виберіть заслання На моєму комп'ютері. На екрані відображуватиметься діалогове вікно Шаблони (Templates). Шаблони на вкладках діалогового вікна згруповані з врахуванням сфери їх застосування. Наприклад, при посилці факсу відкрийте вкладку Листи і факси (Letters & Faxes) і скористайтеся шаблоном Вишуканий факс (Elegant Fax)  (мал. 9. 10).

Після виділення деяких шаблонів в полі Перегляд (Preview) можна побачити, як розташовуватиметься матеріал в документі. Вибравши шаблон, встановите перемикач в групі Створити (Create New) у положення документ (Document) і натискуйте кнопку ОК.

Мал. 10 Діалогове вікно Шаблони з відкритою вкладкою Листа і факси

3.1 Створення шаблону

Не дивлячись на те, що в комплект постачання Word включена велика кількість шаблонів, для створення документів може потрібно новий шаблон. Новий шаблон можна створити на основі існуючого шаблону або використовувати існуючий документ, зберігши його в одній з тек шаблонів. Якщо в який-небудь шаблон ввести текст, малюнки, елементи списку автотексту і тому подібне, то вони повторюватимуться у всіх нових документах, створених на основі цього шаблону, існуючі документи не зміняться. Після того, як шаблон створений, він може відкриватися, як будь-який документ і в нього можуть бути внесені будь-які необхідні зміни.

Створення шаблону на основі існуючого документа

Аби створити шаблон на основі існуючого документа, виконаєте наступні дії.

1. Відкрийте документ, який використовуватиметься як шаблон і внесіть до нього необхідні зміни:

видалите непотрібний текст, графіку та інші всі елементи, які не повинні з'являтися в документах;

додайте текст або малюнки, які будуть присутні у всіх нових документах, заснованих на цьому шаблоні. Текст і малюнки розташовуватимуться в документі так, як ви розташуєте їх в шаблоні, наприклад, додайте емблему вашої фірми

зміните параметри форматування символів і абзаців, визначите стилі, розміри полів і сторінок, задайте і відформатуйте колонтитули.

2. Збережете документ як шаблон таким чином:

виберіть команду Зберегти як (Save As) у меню Файл (File). У вікні Збереження документа (Save As) у полі Тип файлу (Save as type) встановите Шаблон документа (Document Template). У полі Тека (Look in) автоматично з'явиться тека Шаблони;

ви можете зберегти шаблон в цій теці. В цьому випадку при виборі команди Створити (New) з меню Файл (File) значок шаблону відображуватиметься на вкладці Загальні (General). При збереженні шаблону в одній з тек, вкладених в теку Шаблони значок шаблону відображуватиметься на однойменної вкладки діалогового вікна Шаблони (Templates) ;

введіть ім'я шаблону в поле Ім'я файлу (File Name) і натискуйте кнопку ОК. Ви можете створити шаблон для ділового листа, що посилається від імені вашої фірми, в якому будуть представлені емблема вашої фірми, її адреса, слова вітання, підпис і тому подібне

Створення шаблону шляхом зміни існуючого шаблону

Аби створити новий шаблон на основі наявного шаблону, виконаєте наступні дії:

виберіть команду Відрити (Open) у меню Файл (File) ;

у списку, що розкривається Тип файлу (Files of Type) виберіть рядок Шаблони документів (*. dot)  (Document Templates) ;

внесіть необхідні зміни до шаблону і збережете файл.

Прісоєдинение шаблону до документа

При роботі над документом, як правило, можна використовувати лише налаштування, збережені в шаблоні, приєднаному до цього документа, або в шаблоні Normal. dot. Для заміни шаблону і оновлення стилів виберіть в меню Сервіс (Tools) команду Шаблони і налаштування (Templates And Add-Ins) і в діалоговому вікні, що відкрилося, натискуйте кнопку Приєднати (Attach)  (мал. 10. 12). На екрані відображуватиметься діалогове вікно Приєднання шаблону (Attach Template) у якому буде видно вміст теки з шаблонами.

Виберіть шаблон, який ви хочете приєднати і натискуйте кнопку Відкрити (Open). Ви повернетеся в діалогове вікно Шаблони і надбудови, в якому встановите прапорець Автоматично оновлювати стилі (Automatically Update Document Styles) і натискуйте кнопку ОК. Стилі абзаців і символів приєднаного шаблону копіюються, замінюючи всі існуючі стилі іншими іменами. Текст, графіка і налаштування параметрів сторінок не стають частиною документа.

Мал. 12 Діалогове вікно, використовуване для заміни приєднаного шаблону

3.2 Зміна шаблону

Аби змінити шаблон, виберіть команду Відкрити (Open) у меню Файл (File) а потім відкрийте шаблон, який хочете змінити. У діалоговому вікні Відкриття документа (Open) у полі Тип файлу (Files of type) виберіть елемент Шаблони документів (*. dot)  (Document Templates). Перейдіть в теку Templates, яка за умовчанням