Ведення товарно-транспортної документації

У рядку «Автомобіль у технічно справному стані прийняв» водій автомобіля своїм підписом засвідчує про достовірність вищенаведених даних.

Водій на шляху проходження автомобіля заповнює графи 1-5 (на підставі товарно-транспортних накладних) розділу «Виконання завдання водієм». У них він вказує:

у графі 1 – найменування відправника вантажу;

у графі 2 – місце відправлення вантажу;

у графі 3 – місце призначення вантажу;

у графі 4 – номер і дату оформлення товарно-транспортної накладної;

у графі 5 – найменування перевезеного вантажу.

Після виконання завдання водій підтверджує внесені їм дані власним підписом.

У контрольному листі в графі «Пункти» відзначається проходження автомобілем контрольних пунктів. Факт проведення митних процедур підтверджують штампами відповідні органи. Разом зі штампом проставляють дату і час проходження цих об'єктів.

Після виконання завдання подорожній лист разом з товарно-транспортними накладними та іншими супровідними документами водій передає диспетчеру, який у розділі «Виконання завдання водієм»:

звіряє дані первинних документів з даними граф 1-5;

у графі 6 вказує клас вантажу;

у графі 7 – шифр вантажу;

у графі 8 – масу вантажу в тоннах;

у графі 9 – масу вантажу, перевезеного по іноземній території.

Розділ «Пробіг, км» диспетчер заповнює на підставі даних контрольного листа, звіряючи їх з таблицею відстаней:

у графах 10, 11 вказує пробіг з вантажем – усього і по іноземній території;

у графах 12, 13 – пробіг без вантажу усього і по іноземній території відповідно;

на підставі даних граф 10, 11, 12, 13 заповнюють графи 14 і 15. Графа 14 виходить шляхом перемножування граф 8 і 10, графа 15 – перемножуванням граф 9 і 11 відповідно.

Перевіривши і заповнивши розділ «Виконання завдання водієм», диспетчер ставить свій підпис, підтверджуючи тим самим достовірність даних, що містяться в таблиці.

Розділ «Час простою автотранспорту» заповнюють на підставі товарно-транспортних накладних. Достовірність даних підтверджується підписом відповідальної особи.

На підставі даних розділів «Виконання завдання водієм» і «Час простою автотранспорту» заповнюють результативну таблицю.

Розділ «Години» заповнюють в такий спосіб:

у графі «В наряді» вказують загальну кількість годин, проведених водієм у відрядженні;

у графі «У русі» ставлять час, проведений автомобілем у русі, що обчислюється шляхом вирахування загального часу простою з часу «В наряді»;

у графі «У простої» ставлять загальний час по розділу «Час простою автомобіля», а також час простою через технічні несправності.

Розділ «Пробіг» заповнюють в такий спосіб:

у графу «Загальний» заносять суму граф 10 і 12 розділу «Виконання завдання водієм»;

у графу «У тому числі з вантажем» переносять суми граф 10, 11 відповідно;

у графу «Перевезено, т» – суму граф 8 і 9;

у графі «Виконано, ткм» – див. графи 14 і 15.

На підставі зданих водієм первинних документів (квитанцій, чеків), які підтверджують проведення на маршрутові руху заправних операцій, заповнюють розділ «Паливо»:

у рядку «Витрати за фактом» – різниця між отриманим пальним і його залишком;

у рядку «Витрати за нормою» дана норма розраховується відповідно до Норм витрати палива № 43.

Розділ «Розрахунок заробітної плати» заповнює відповідальна особа на підставі даних подорожнього листа і підтверджує їх власним підписом.

Повністю заповнений подорожній лист передається для подальшого обліку бухгалтеру підприємства.

З метою недопущення конфліктів на дорогах під час перевезення вантажів Кабінет Міністрів України своєю постановою від 21. 05. 2009 № 515 вніс зміни до переліку необхідних документів на перевезення вантажів. Тепер водій юридичної особи – перевізника або фізична особа – підприємець, який здійснює перевезення, перебуваючи у дорозі з вантажем повинен мати:

ТТН при перевезеннях, здійснюваних на договірних умовах з відправниками вантажу;

накладну або інший документ, що підтверджує право власності на вантаж, якщо перевезення здійснюється для власних потреб.

У підпункті 11. 5 Правил № 363 зазначено, що ТТН виписує замовник (відправник вантажу) у кількості не менше ніж 4 екземпляри, підписує всі екземпляри ТТН і ставить свою печатку. Хоча в Правилах № 363 не зазначено, але мається на увазі, що робити це треба кожну ходку і для кожного вантажоодержувача окремо.

Перший екземпляр ТТН із підписом водія про приймання вантажу до перевезення залишається у відправника вантажу і є підставою для списання товарно-матеріальних цінностей. Інші три екземпляри ТТН, завірені підписом і печатками (штампами) відправника вантажу, передаються водію.

При передачі вантажу вантажоодержувачеві йому також передається другий екземпляр ТТН, що є підставою для оприбуткування ТМЦ. Третій і четвертий екземпляри ТТН, завірені підписом і печатками (штампами) вантажоодержувача, передає перевізникові водій після повернення з рейсу.

Третій екземпляр ТТН, що є підставою для проведення розрахунків за транспортні послуги, після таксування, завіреного підписом таксувальника, перевізник передає замовнику для оплати. Слід враховувати, що замовником може бути як відправник вантажу, так і вантажоодержувач.

Четвертий екземпляр ТТН разом з подорожнім листом залишається у перевізника для обліку транспортної роботи, нарахування зарплати водієві.

Таким чином, при оформленні ТТН печатки (штампи) повинні мати відправник вантажу й вантажоодержувач, а для перевізника при оформленні ТТН ані штамп, ані печатка не потрібні.

Водночас перевізники зобов'язані забезпечувати замовників бланками перевізних документів згідно с правилами здійснення відповідних перевезень (ч. 2 ст. 307 ГК). Виходить, що перевізник надає замовникові бланки ТТН, а той їх заповнює. Замовник (відправник вантажу) може й сам закуповувати або виготовляти бланки ТТН за зразком ф. № 1-ТН.

У типовій формі подорожнього листа передбачено «місце для штампа підприємства». Вважаємо, що підприємцю-перевізнику штамп не завадить. Сам штамп на подорожньому листі буде вдаватися «соліднішим» ніж інформація про підприємця-перевізника, написана рукою. З іншого боку, роздруківка бланка подорожнього листа на комп'ютері з інформацією про підприємця-перевізника може замінити штамп.

Що ж стосується ТТН, яка виписується при перевезеннях на договірних засадах, то необхідно дотриматися загальної процедури її оформлення, яка регламентована пунктами 11. 5-11. 10 Правил. Відповідно до зазначених вимог ТТН виписує замовник (вантажовідправник). ТТН виписується в кількості не менше чотирьох екземплярів, і кожен з цих екземплярів засвідчується підписом і при необхідності печаткою (штампом) вантажовідправника. Після прийняття вантажу всі екземпляри ТТН підписує водій (експедитор). Перший екземпляр ТТН (з підписом водія) залишається у вантажовідправника, другий передається водієм вантажоодержувачу, а третій і четвертий, засвідчені підписом, а в разі потреби також печаткою або штампом, вантажоодержувача, передаються перевізнику (транспортній організації чи фізичній особі-суб'єкту господарювання).

Щодо бланку ТТН, який містився в Інструкції № 228/253, то ніхто його використовувати не зобов'язаний. Суб'єкти господарювання мають право використовувати самостійно розроблені форми (бланки) первинних документів, у тому числі ТТН. Таке право передбачено пунктом 2. 7 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку (далі – Положення), затвердженого наказом Мінфіну України від 24. 05. 1995 № 88, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 5 червня 1995 року за № 168/704. Підтверджують це і компетентні відомства, зокрема Держкомстат України (листи Комітету № 14/1-2-25/102 від 05. 12. 2005 та № 14/2-25/89 від 27. 11. 2006), який саме і наділений компетенцією розробляти та затверджувати типові форми первинних документів.

В сьогоднішніх умовах, коли немає нормативно-правового акту, яким би було встановлено обов'язкову типову форму ТТН, при її оформленні необхідно дотримуватися загальних вимог щодо змісту первинних документів. Такі вимоги містяться у пункті 2. 4 Положення та частині 2 статті 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні». Крім того при оформленні товарно-транспортної накладної не заборонено застосування форми встановленої наказом Міністерства транспорту України, Міністерства статистики України від 29. 12. 95 № 488/346 «Про затвердження типових форм первинного обліку роботи вантажного автомобіля».

Якщо ТТН оформлена невірно, вона не може вважатися належним первинним документом бухгалтерського обліку. Неправильно, невірно оформлена ТТН не може бути належною документальною основою і податкового обліку.

Отже, товарно-транспортна накладна, як і раніше, є основним документом на вантаж, що повинен оформлятися при здійсненні вантажних автоперевезень та одночасно з цим ТТН виступає первинним документом бухгалтерського обліку.

 

 

Костюченко Л. Перевезення вантажів за системою МДП: Практ. Посіб. – К. : МДФ «Укр. хата», 2004. -154 с.

Методичні вказівки до практичних занять з дисципліни «Міжнародні перевезення» (для студентів 4 курсу денної і 5 курсу заочної форм навчання напряму підготовки 1004 «Транспортні технології») / Укл. : Віниченко В. С., Федорова Т. Ф. – Харків: ХНАМГ, 2008.

Мірошниченко Л., Саприкін Г., Михайленко О. Автомобільні перевезення: організація та облік. -5-те вид. – Харків: Фактор, 2006. – 536 с.

Правила перевезення вантажів автомобільним транспортом в Україні. Наказ Міністерства транспорту України №363 від 14. 10. 1997 р.