Дослідження комунікативних технологій в діяльності керівника адміністративної служби

1. Спотворення повідомлень – одна з перешкод в організаційних комунікаціях. При русі інформації всередині організації сенс повідомлень може трохи спотворюватися з деяких причин:

Несвідоме спотворення відбувається через міжособистісних бар'єрів;

Свідоме перекручення може відбуватися, коли хтось, незгідний з повідомленням, модифікує повідомлення так, щоб зміна сенсу відбувалося в його інтересах;

Фільтрація відбувається в міру руху повідомлень вгору, вниз або з рівня на рівень організації або відділу. Фільтрація необхідна для того, щоб з одного якогось рівня на інший рівень або відділу направлялися тільки ті повідомлення, які його стосуються. Для цього їх доводиться підсумовувати і спрощувати, акцентувати одні і відсівати інші перед відправкою. Такий відбір і може стати причиною спотворення змісту або непопадання важливої інформації в потрібний сектор організації;

Попередження, що направляються нагору, може спотворюватися з неспівпадання статусів рівнів організації. Іноді виникає тенденція забезпечувати керівників вищої ланки лише позитивно сприймають інформацією, що може призвести до несвоєчасного реагуваннякерівника на виниклу або виникає проблему. Крім того, причиною погіршення інформації може бути підвищена увага керівників середньої ланки до повідомлень з верхніх поверхів влади у порівнянні з інформацією від підлеглих.

2. Інформаційні перевантаження. Керівник, зайнятий переробкою надходить інформації та необхідністю підтримувати інформаційний обмін, як правило, не в змозі ефективно реагувати на всю інформацію. Він змушений відсівати менш важливу інформацію і залишати лише ту, яка здається йому найбільш важливою. Можуть виникнути проблеми через відмінності в розумінні важливості повідомлень.

3. Незадовільна структура організації. В організації з численними рівнями управління зростає ймовірність інформаційних спотворень, оскільки кожен наступний рівень управління може корегувати і фільтрувати повідомлення. Можуть викликати проблеми незадовільнийсклад і використання комітетів, робочих груп, кадрів взагалі, а також спосіб організації влади і розподілу завдань. Безсумнівно, при обміні інформацією заважають конфлікти між різними людьми, групами або відділами.

Обсяги інформації, що циркулює в суспільстві, зумовили появу нових технологій роботиз нею, нових засобів зв'язку (таких, як комп'ютерні мережі, в тому числі Інтернет, електронна і голосова пошта та ін.) Відповідно, іншими стали і робочі місця в організаціях. Удосконалення інформаційних технологій може як підвищити, так і знизити ефективність ділового спілкування – тому менеджеру для забезпечення нормальної роботи слід дотримуватися правил ефективної комунікації.

Бурхливий розвиток технологій, а точніше сказати – інформаційних технологій, сприяло радикальної зміни способу комунікації та обміну інформацією між членами організації. Так, наприклад, це дозволило значною мірою розширити можливості менеджера стежити за продуктивністю груп чи окремих працівників, підвищити швидкість прийняття рішень і обмін інформацією. Найбільший вплив на спосіб передачі та обміну інформацією міжорганізаціями надали два найбільших винаходи в інформаційних технологіях – створеннякомп'ютерних мереж і засобів бездротового (бездротової) зв'язку.

Сучасні засоби комунікації, які можуть використовувати організації:

• Електронна пошта,
• Голосова пошта,
• Факс,
• Телеконференція,
• Відеоконференція,
• Електронний обмін даними,
• Інтрамережі, або внутрішні мережі.

Спілкування та обмін інформацією меду персоналом організації більше не обмежені часом чи простором.

Знищення фізичних і просторових обмежень означає, що структура сучасної організації повинна не тільки підтримувати, але і сприяти руху інформаційних потоків з високою швидкістю. Завдяки цьому з'явилися новітні організаційні схеми віртуальних організацій, навчальних організацій, організації без кордонів і пр. Завдяки розвитку інформаційних технологій в організації з'являються нові професії – так, наприклад, «читач електронної пошти».

Професія: читач електронної пошти. Американська компанія «Forrester Consulting» виявила, що в США до 44% великих корпорацій приймають на роботу людей, чий обов'язок – читати електронну пошту. Як з'ясувалося, читачі електронної пошти необхідні для перевірки вихідних листів на предмет наявності в них інформації становить комерційну таємницю або інтелектуальну власність.

Такого роду контроль – зі штатними чи без них – здійснюється в 48% великих компаній. У цілому ж змістом вихідної електронної пошти в тій чи іншій мірі стурбовані від 71% до 76% корпорацій, що працюють у сфері інформаційних технологій. Причому керівників 64% компаній, крім таємниць, хвилює поширення порно і непристойних жартів.

Електронна пошта взагалі викликає багато нарікань. Як з'ясували за результатами опитування представники IT-компаній дослідники з «Message Labs», 60% фірм готові відмовитися від її використання, якщо ситуація з поширенням вірусів і спаму не зміниться в кращу сторону. Інші 40% визнали, що відчувають «хвилювання» у зв'язку з погрозами їх бізнесу, так чи інакше виходять від електронної пошти. Тільки 29% опитаних висловили якийсь оптимізм з цього приводу. Надія лише на те, що e-mail через якийсь час безнадійно застаріє і зіллється з іншими видами комунікацій, на зразок безпровідної та миттєвої передачі даних.

Нові інформаційні технології дозволяють створити віртуальні робочі місця. При такій організації використовуються величезні офісні приміщення, оснащені пересувної меблями, переносними телефонами та портативними комп'ютерами.

Інший варіант організації робочих місць – принцип телероботи, коли службовці пов'язані зі своїм робочим місцем через комп'ютер.

Удосконалення інформаційних технологій може як підвищити ефективність комунікацій, так і знизити її.

Тому для ефективного використання технічних досягнень необхідно дотримуватися правил ефективної комунікації:

1. Визначте, яка інформація є терміновою.

2. Яка інформація повинна копіюватися або переадресовуватися і кому.

3. Кому і яка інформація повинна надходити.

4. Встановіть періодичність знищення електронних та інших документів.

5. Визначте терміни відповіді на кожен