Функції бухгалтерської системи

 

 

На мові бухгалтерського обліку економічна інформація передається зацікавленим особам. Серед них менеджери, власники акцій і потенційні інвестори, наймані робітники, кредитори й урядові організації. Менеджери потребують інформацію, що допоможе їм у прийнятті рішень, контролі і регулюванні управлінської діяльності. До такої інформації можна віднести, наприклад, ціни продаж, витрати на виробництво, попит, конкурентноздатність, рентабельність товарів, що випускаються підприємством. Власникам акцій необхідно мати відомості про вартість їхніх капіталовкладень і прибутки, які вони забезпечують. Наймані робітники хотіли б мати у своєму розпорядженні дані про здатність фірми задовольняти вимоги підвищення заробітної плати. Кредитори і власники позичкового капіталу потребують в інформації про здатності тієї або іншої фірми виконати узяті фінансові зобов'язання. Урядові організації, такі, як Центральне статистичне управління, також збирають бухгалтерську інформацію і при цьому приділяють увагу деталізованим даним про збутову діяльність, прибутки, капіталовкладення, запаси товарів, виплачувані дивіденди, частку прибутків, що поглинається оподатковуванням і т. д. Крім того, Управління внутрішніх надходжень бюджету потребує одержання інформації про суму прибутків, що підлягає оподатковуванню. Всі ці види інформації необхідні для виробки політики управління економікою.

Користування бухгалтерською інформацією не обмежується тільки рамками господарських організацій. Бухгалтерська інформація про окремих осіб також важлива і може використовуватися іншими особами. Так, наприклад, кредит приватній особі може бути пролонгований тільки після того, як гаданий позичальник надасть прийнятний звіт про своє фінансове положення. Некомерційні організації, як наприклад, церкви, добродійні організації, клуби, органи державної влади, зокрема, місцеві влади, також потребують бухгалтерську інформацію для прийняття рішень і звітів про свою діяльність. Наприклад, клубу необхідна інформація про вартість різноманітних заходів, що плануються, так що рішення може бути прийняте відповідно до суми щорічних внесків, установлених клубом для своїх членів. Аналогічно інформацію про вартість різноманітних заходів потребують і місцеві органи влади при визначенні плану дій і джерела їхнього фінансування.

Оскільки бухгалтерська інформація необхідна при прийнятті рішень, завдання бухгалтерської системи – надання інформації в обсязі, достатньому для задоволення вимог різноманітних користувачів, причому при мінімальних витратах. Очевидно, що вигода від користування інформаційною системою для прийняття рішень повинна перевищувати експлуатаційні витрати на неї.

Аналіз діяльності різноманітних користувачів бухгалтерської інформації показує, що їх правомірно розділити на дві категорії:

- внутрішні користувачі, тобто користувачі в складі організації (підприємства), де здійснюється урахування;

- зовнішні користувачі, тобто користувачі, що не входять до складу організації (підприємства).

 

 

На ранніх стадіях розвитку суспільства потребу в організації виробництва і торгівлі задовольняв відносно простий облік, який полягав у веденні облікових книг. З ускладненням і збільшенням виробництва та торгівлі такий облік вже не міг забезпечувати потреби щодо управління великими земельними господарствами, підприємствами, торговельними компаніями, морехідними та страховими компаніями, банками. Також неможливо було здійснювати контроль за їх діяльністю. Саме це зумовило формування у XIII-XIV сторіччі бухгалтерського обліку (від німецької Buch – книга, halten – тримати), який характеризувався складною системою методів і прийомів його ведення.

Бухгалтерський облік здійснювався в основному в окремих промислових та торговельних господарствах і не надавав загальної картини господарювання в цілому по державі. Це призвело до появи у XVIII сторіччі статистичного обліку, статистики (від латинської Status – статок), спочатку «державознавства», тобто збору необхідних для управління державою даних про населення, доходів і видатків тощо. В подальшому статистику почали відносити до особливої науки, а статистичний облік, що забезпечував її необхідними даними, використовувати для проведення статистичних досліджень про господарську діяльність.

З ускладненням промислового виробництва, розвитку системи банків і торговельних фірм бухгалтерський і статистичний облік вже не могли забезпечувати потреби щодо оперативного керівництва господарством, що зумовило на початку XIX сторіччя виділення нового виду господарського обліку – оперативного.

Розглянуті три види господарського обліку – оперативний, статистичний і бухгалтерський – удосконалюються і застосовуються в наш час. В Україні вони являють собою єдиний господарський облік.

Найбільш простий за характером ведення оперативний (оперативно-технічний) облік. Йому підлягають окремі господарські і технічні операції. За допомогою оперативного обліку відображаються такі процеси і явища, як вихід працівників на роботу, рівень температури плавки у печах тощо. Оперативний облік ведеться не в цілому по господарству, а за окремими операціями у розрізі дільниць – цех, бригада, ланка, зміна. Причому оперативні дані в основному лише фіксуються і не узагальнюються в цілому по підприємству. Частіше такий облік ведеться в натуральних вимірниках, рідше в трудових.

Грошові вимірники не є узагальнюючими, а виступають лише як засіб обліку (наприклад, надходження грошових коштів до каси).

Головним завданням оперативного обліку є швидка (оперативна, за короткий проміжок часу, протягом дня) видача оперативних даних. Оперативний облік передбачає використання статистичних методів, головним чином, таких, як спостереження господарських та технологічних операцій та їх реєстрація. Саме відображення господарських операцій безпосередньо у процесі їх здійснення дозволяє оперативно їх контролювати та управляти ними.

Таким чином, оперативний (оперативно-технічний) облік – це спосіб спостереження, відображення та контролю окремих господарських та технічних операцій безпосередньо в процесі їх здійснення з метою оперативного керівництва ними.

Статистичний облік вивчає і контролює масові суспільно-економічні та окремі типові явища і процеси. При цьому їхні кількісні аспекти статистика досліджує в нерозривному зв'язку з якісним змістом (наприклад, динаміка виробництва і собівартості продукції, продуктивності та оплати праці тощо) і виявляє закономірності їхнього розвитку. Об'єктом статистичного обліку можуть бути окреме підприємство, галузь, народне господарство в цілому. Предметом статистичного обліку є не тільки процеси матеріального виробництва, а й інші соціально-економічні явища (чисельність і склад населення, рівень добробуту, охорони здоров'я тощо).

При дослідженні явищ і процесів статистика застосовує різні вимірники (натуральні, трудові, грошовий), а також властиві їй способи опрацювання інформації (масові та вибіркові спостереження, відносні та середні величини, динамічні ряди тощо). Для одержання зведеної інформації статистикою широко використовуються дані оперативного і бухгалтерського обліку. Дані статистичного обліку застосовують також для перспективного планування і прогнозування галузевого і соціально-економічного розвитку країни в цілому.

Для управління господарською діяльністю в сучасних умовах даних оперативного та статистичного обліку недостатньо. Необхідний постійний, безперервний, абсолютно достовірний і юридично підтверджений облік господарських операцій, що охоплює всю господарську діяльність і який дозволяє на основі узагальнення результатів господарської діяльності приймати конкретні управлінські рішення по її здійсненню як в цілому по підприємству, так і по окремих його підрозділах. Таким обліком є бухгалтерський.

Бухгалтерський облік – це спосіб безперервного (повного) відображення господарської діяльності підприємства, організації, установи, вираженого в грошових одиницях, з метою забезпечення керівництва необхідною інформацією.

До особливостей бухгалтерського обліку слід віднести:

1. Безперервне, повне і послідовне відображення господарських засобів та операцій (що дозволяє отримати всебічну картину господарської діяльності підприємства, організації, установи).

2. Обов'язкове документальне підтвердження наявності господарських засобів та здійснення господарських операцій (зазначене підтвердження здійснення господарської операції є єдиним джерелом облікової інформації).

3. Узагальнення даних у грошовому виразі.

4. Використання специфічних засобів та прийомів (оцінка, калькулювання, рахунки, подвійний запис тощо).

У свою чергу бухгалтерський облік поділяється на фінансовий і управлінський.

Фінансовий облік ведуть усі підприємства, організації, установи. Він має забезпечувати повне і комплексне відображення господарської діяльності за відповідний звітний період, стан фінансової звітності. Фінансовий облік і звітність регулюються в Україні Міжнародними стандартами, державними регламентами різних рівнів, а його дані використовуються внутрішніми і зовнішніми споживачами.

Управлінський облік ведеться підприємствами для забезпечення власних потреб в інформації усіх рівнів управління і є комерційною таємницею конкретного підприємства.

 

 

У процесі планування бухгалтер-аналітик (бухгалтер, наділений функціями управління) бере участь у розробці перспективних планів шляхом надання інформації для прийняття рішень із питань: які види продукції продавати; на яких ринках; по яких цінах, а також для оцінки пропозицій по капіталовкладеннях. При упорядкуванні калькуляції бухгалтер-аналітик грає одну з головних ролей у підготуванні короткострокових планів і відповідає за формування даних про результати минулого періоду, що можуть знадобитися при прогнозуванні показників. Крім того, він установлює процедуру упорядкування калькуляції і графік роботи, координує розробку короткострокових планів усіма підрозділами організації і стежить за тим, щоб ці плани були тісно взаємопогоджені. Потім він зводить ці плани воєдино в загальний фінансовий кошторис всієї організації, який подає для затвердження вищому керівництву.

Для здійснення процесу контролю і регулювання використовуються дані управлінського обліку, що зводяться у звіти про досягнуті результати. У цих звітах дається порівняльний аналіз фактичних результатів і запланованих показників для кожного центру відповідальності. Центр відповідальності може бути визначений як сегмент (підрозділ, відділ) підприємства (компанії), очолюваний менеджером, який володіє делегованими повноваженнями і відповідає за результати роботи цього сегмента.

Бухгалтер-аналітик грає велику роль у процесі контролю і регулювання при інформуванні менеджера про випадки відхилень визначених результатів виробництва від планових показників. Іншими словами, бухгалтер-аналітик допомагає здійснювати процес контролю і регулювання, проводячи оперативний аналіз виробничих результатів і визначаючи слабкі місця виробництва. Даний спосіб управління по відхиленнях звільняє менеджерів від необхідності приділяти час і увагу тим операціям виробничого процесу, що здійснюються відповідно до планів. Крім того, він дає можливість тримати вище керівництво в курсі того, на яких ділянках виробництва не вдасться досягти планових показників.

 

 

1. Сопко В. Бухгалтерський облік: Навч. посібник. – К. : КНЕУ, 1998.

2. Бібліотека “Фактора”. Національні стандарти бухгалтерського обліку: нормативна база. – 5 видання, доповнене. – Харків: Фактор, 1999.

3. Кузьминський А. М., Кузьминський Ю. А. Теорія бухгалтерського обліку: Підручник. – К. : «Все про бухгалтерский учет», 1999.

4. Палий В. Ф., Соколов Е. В. Теория бухгалтерского учета: Учебник. 2-е издание, переработанное и дополненное. – М. : Финансы и статистика, 1998.

5. Грабова Н. М. Теорія бухгалтерського обліку: Навчальний посібник / Під ред. М. В. Кужельного. – 5-те видання, доповнене і перероблене. – К. : А. С. К., 1998.