Інформаційні системи та технології в економіці

В умовах застосування ПЕОМ та АРМБ розробляється нова форма бухгалтерського обліку - діалогова автоматизована (людино-машина). Діалогова автоматизована форма будується на таких принципах:

-автоматизація документування господарських операцій;

-організація файлової системи;

-чергування сеансів активного діалогового режиму й автоматичного

режиму при формуванні вихідної інформації.

Застосування ПЕОМ докорінно змінює технологію та організацію облікового процесу.

З використанням ПЕОМ упроваджується науково інформаційні технології ведення бухгалтерського обліку, що ґрунтується на організації автоматизовано-розрахувальної бухгалтерії.

У загальних рисах технологія облікового процесу на ПЕОМ складається з таких етапів:

-збирання облікових даних і введення їх у ПЕОМ;

-створення інформаційної бази;

-оброблення інформації обчислювальними машинами;

-видача результатної інформації;

-зберігання інформації.

В основу організації системи бухгалтерського обліку з використанням автоматизованих розраховувальних механізмів та програм мають бути покладені такі принципи:

-автоматизоване оброблення облікових даних у реальному часі

безпосередньо на робочих місцях бухгалтерів;

-взаємодія бухгалтера з інформаційною системою в діалоговому

режимі;

-організація первинних документів на носіях, що читаються

машиною;

-організація регістрів аналітичного та синтетичного обліків у пам'яті ПЕОМ, формування і видача результатної інформації в режимі запиту і необхідному для бухгалтера обсязі.

АРМБ в системі управління підприємством розглядається як робоче місце, оснащене ПЕОМ, яке дає змогу автоматизувати одержання, організацію, оброблення та передачу облікової інформації, залишаючи за бухгалтером функції управління і контролю над інформаційним процесом обліку, вибір і прийняття управлінських рішень. При цьому бухгалтер виступає в новій для нього ролі кінцевого користувача АРМу.

Упровадження автоматизовано-розхрахунково-машинної бухгалтерії одночасно з організацією децентралізованої системи оброблення облікових даних зумовлює інтеграцію облікової інформації в єдиній базі даних.

Організаційно інформаційні системи обліку на ПЕОМ реалізується мережею АРМів, що створюються в місцях виникнення та використання інформації, охоплюючи не тільки власне бухгалтерську, а й виробничо-оперативну інформацію. Мережа АРМів може організовуватися за одно-, дво- і багаторівневою структурою. За цим принципом їх класифікують як низового, загальногосподарського рівня та зведеного обліку.   

Інформаційна система містить у собі наступні елементи: 

1. Апаратні засоби. 

До них відносяться: устаткування і пристрої, з яких складається комп"ютер, зокрема центральний процесор, жорсткий диск, пристрій читання CD-ROM, принтери, мережні карти і т.п. 

2. Програмні засоби. 

а) Системні програми. До цих програм, що виконують загальні функції, звичайно відносять операційні системи, що керують апаратними засобами і розподіляють їхні ресурси для максимально ефективного використання, системи управління базами даних (СУБД), що забезпечують виконання стандартних функцій по обробці даних, і сервісні програми, що виконують у комп"ютері основні операції, наприклад сортування записів. Системні програми звичайно розробляють постачальники апаратних засобів чи фірми, що спеціалізуються в області програмного забезпечення, і модифікують з урахуванням індивідуальних вимог. 

б) Прикладні (користувальницькі) програми - це набори машинних команд для обробки даних, що організація--користувач розробляє самостійно чи купує в зовнішнього постачальника. 

3. Документація - опис системи і структури керування стосовно до введення, обробці і виводу даних, обробці повідомлень, логічним і іншим командам. 

4. Персонал - працівники, що керують системою, проектують її і постачають програмами, експлуатують і контролюють систему обробки даних. 

5. Дані - зведення про господарські операції й іншу необхідну інформацію, що вводять, зберігають і обробляють у системі. 

6. Процедури контролю - Процедури, що забезпечують відповідну запис операцій, що попереджають чи реєструють помилки. 

Спосіб обробки господарських операцій при веденні бухгалтерського обліку впливає на організаційну структуру фірми, а також на процедури і методи внутрішнього контролю. Комп"ютерна технологія характеризується рядом особливостей, які варто враховувати при оцінці умов і процедур контролю. Нижче приведені відмінності комп"ютерної обробки даних від неавтоматизованої. 

1. Однакове виконання операцій. Комп"ютерна обробка припускає використання тих самих команд при виконанні ідентичних операцій бухгалтерського обліку, що практично виключає появі випадкових помилок, звичайно властивій ручній обробці. Навпроти, програмні помилки (інші чи систематичні помилки в апаратних або програмних засобах) приводять до неправильної обробки всіх ідентичних операцій при однакових умовах. 

2. Поділ функцій. Комп"ютерна система може здійснити безліч процедур внутрішнього контролю, що у неавтоматизованих системах виконують різні фахівці. Така ситуація залишає фахівцям, що мають доступ до комп"ютера, можливість втручання в інші функції. У підсумку комп"ютерні системи можуть зажадати введення додаткових заходів для підтримки контролю на необхідному рівні, що у неавтоматизованих системах досягається простим поділом функцій. До подібних мір може відноситься система паролів, що запобігають дії, не припустимі з боку фахівців, що мають доступ до інформації про активи й облікові документи через термінал у діалоговому режимі. 

3. Потенційні можливості появи помилок і неточностей. У порівнянні з неавтоматизованими системами бухгалтерського обліку комп"ютерні системи більш відкриті для несанкціонованого доступу, включаючи осіб, що здійснюють контроль. Вони також відкриті для схованої зміни даних і прямого чи непрямого одержання інформації про активи. Чим менше людина втручається в машинну обробку операцій обліку, тим нижче можливість виявлення помилок і неточностей. Помилки, допущені при розробці