Навички розробки й реалізації алгоритму ділових переговорів

Зміст

 

1. Навички розробки й реалізації алгоритму ділових переговорів

2. Підготовчий етап ведення переговорів

3. Ведення переговорів

4. Аналіз підсумків ділових переговорів

5. Особливості проведення кокуса

Використана література

 

 

Алгоритм професійних переговорів являє собою процес, що складається з чотирьох послідовних етапів (рис. 1).

I етап Підготовка переговорів

II етап Проведення переговорів

III етап Вирішення проблеми (завершення переговорів) 

IV етап Аналіз підсумків ділових переговорів

 

Рис. 1. Модель організації, проведення й реалізації ділових переговорів.

Рівень осіб, які беруть участь у переговорах, і їхня компетентність є вирішальним чинником під час обговорення принципових питань. До початку переговорів корисно з’ясувати організаційну структуру фірми, положення й компетентність представників на переговорах.

 

Усі види діяльності підготовчого етапу ведення переговорів можна об’єднати в чотири групи.

Першу групу діяльності пов’язано з ініціативою проведення та складання плану переговорів. Вона передбачає:

- попередній аналіз учасників переговорів, теми й ситуації;

- визначення завдань переговорів для утримання ініціативи в їх проведенні;

- вибір стратегії й тактики ведення переговорів;

- підготовку докладного плану проведення переговорів із чіткою програмою дій для забезпечення взаємозв’язку між видами діяльності, обсягами робіт, кількістю та якістю необхідної інформації; визначення тимчасових рамок, витрат на підготовку й реалізацію планів із залученням відповідних працівників.

Другу групу діяльності пов’язано з оперативною підготовкою переговорів. Вона передбачає:

- збирання матеріалів, куди входить: пошук можливих джерел інформації (щодо особистих контактів, аналітичних досліджень, публікацій і т. д.) ; визначення попередніх критеріїв добору матеріалів; формування матеріалів та інформації, які може бути використано в підготовці переговорів;

- добір і систематизацію матеріалів, що мають істотне значення для підготовки та проведення переговорів;

- аналіз зібраного матеріалу, що дозволить визначити взаємозв’язок явищ, створити визначену систему, зробити висновки, підібрати аргументацію та звести усе докупи;

- підготовку робочого плану переговорів, де зібраний матеріал, ідеї й міркування, висунуті завдання та вимоги (тобто стратегія й тактика) компонуються в єдине логічне ціле, що складає остаточний варіант структури ведення переговорів.

Третю групу діяльності пов’язано з процесом редагування. Вона включає: контроль підготовки переговорів, що передбачає шліфування й наступне доопрацювання ділової бесіди, у першу чергу, заключних положень; представлення остаточної форми ведення переговорів, що передбачає, перш за все, стислість і чіткість представлених пропозицій та висновків.

Четверту групу діяльності пов’язано з обробкою процесу ведення переговорів. Вона включає: уявну репетицію; усну репетицію; репетицію ведення переговорів у формі діалогу зі співрозмовником.

 

 

Другий етап загального алгоритму професійних переговорів являє собою власне процес ведення переговорів. Він складається з п’яти фаз, завдання яких формують і відповідні принципи.

Перша фаза – початок ведення переговорів. Завданнями даної фази є:

- установлення контакту з партнерами;

- створення приємної атмосфери для ведення переговорів;

- залучення уваги;

- пробудження інтересу;

- «перехоплення», у разі потреби, ініціативи в процесі переговорів.

Для створення сприятливого клімату на початку переговорного процесу необхідно не випускати з виду деякі важливі дрібниці, зокрема, варто користуватися ясними, стиснутими та змістовними вступними словами й поясненнями; звертатися до співрозмовників за ім’ям; мати відповідний зовнішній вигляд; виявляти повагу до особистості партнера тощо.

Друга фаза – передавання інформації. Вона має виконувати такі завдання:

- збирання спеціальної інформації щодо проблем, вимог і побажань партнера та його організації (фірми) ;

- виявлення мотивів і цілей партнера;

- передавання запланованої інформації;

- формування основ для аргументації чи попередньої перевірки правильності вузлових пунктів власної аргументації;

- аналіз і перевірку позиції партнера;

- попереднє визначення напрямків наступної діяльності, що в остаточному підсумку спростить останню фазу – прийняття рішень.

Третя фаза – аргументування. На цій фазі формується попередня думка, визначається позиція щодо даної проблеми, яка влаштовує обидві сторони. Тут можна спробувати змінити, в разі потреби, вже сформовану думку (позицію), закріпити те, що вже сформувалося чи змінилося, на нову думку. На цьому етапі можна усунути чи пом’якшити суперечності, що позначилися до переговорів чи виникли у процесі їх проведення, критично перевірити власні положення й факти, викладені партнером.

Розрізняють такі види аргументування:

1) доказову аргументацію – необхідність перевірки, чи точними є власні зведення, чи правильними є власні висновки, чи немає у власній аргументації суперечностей, чи можна навести придатні приклади й порівняння;

2) контраргументацію – необхідність перевірки, чи не з’являються суперечності; чи немає фактів або пропозицій партнера, які можна заперечити; чи не наведено невдалий приклад (порівняння) ; чи не зробив партнер помилкового висновку; чи не занадто просто представив партнер проблему і чи не випливає з цього необхідність показати іншу сторону; чи не дав партнер неправильну оцінку та ін.

Для досягнення успіху в переговорах в аргументації необхідно використовувати правила культури й етики проведення:

- варто оперувати простими, ясними, точними й переконливими поняттями;

- темп