Основи менеджменту

В дійсності управління–надзвичайно складна сфера діяльності. Виявити і охарактеризувати всі її елементи на зразок таблиці Менделєєва неможливо. Саме з цієї причини майже сто років поспіль, з часу появи книги. Файола, точаться наукові дискусії навколо класифікації і змісту управлінських функцій. Натомість, варто зауважити, більшість його теоретичних положень залишається чинною дотепер і реалізується у сучасній практиці менеджменту.

Класифікація і зміст загальних функцій менеджменту. Загальні функції менеджменту виділяються як основні складові управлінського процесу, які виконуються у певній послідовності стосовно будь-якого об’єкта управління. В їх числі основними і загальновизнаними  є: планування,  організація і контроль. В дійсності "ланцюжок" управлінських функцій  є довшим.  Зокрема, передумовою якісного планування є ретельний аналіз можливостей підприємства ("внутрішнього середовища") і тих процесів, які відбуваються навколо нього ("зовнішнього  середовища"). В свою чергу, для аналізу необхідна відповідна інформація про внутрішнє і зовнішнє середовища. Важливою складовою такої інформації є управлінський облік, який ведеться на підприємстві за певними правилами і стандартами,  а також звітність структурних підрозділів за основними напрямками  діяльності.  Звітність  є одночасно формою контролю за виконанням планових завдань на шляху досягнення визначених цілей організації. 

Отже, складовими управлінського процесу і, відповідно, загальними функціями менеджменту є (див. табл. 2.1.):

накопичення і систематизація аналітичної інформації, в т.ч. облік і звітність;

1. аналіз внутрішнього і зовнішнього середовища організації;
2. прогнозування  змін  у зовнішньому  і  внутрішньому  середовищі,  які  не  залежать  або  мало  залежать  від  керівництва організації, і планування її діяльності;
3. організація (реалізація планів) діяльності організації;
4. контроль виконання планів і внесення необхідних змін–корегування планів.

У відповідності до зазначених загальних функцій менеджменту  сформувалися   окремі  галузі  знань. Принципи (основні правила), методи, засоби й організаційні форми реалізації цих функцій є предметом окремих дисциплін, які вивчаються при підготовці економістів і менеджерів.

В числі названих функцій ключовою є планування. Інші функції або підпорядковані плануванню (облік, аналіз, прогнозування), або  спрямовані  на  реалізацію  планів  (організація  і контроль).  Планування  полягає  у завчасному визначенні (передбаченні) діяльності організації у майбутньому часі задля виконання спільних завдань і досягнення визначеної мети. Результатом планування є сукупність планів, точніше, планових документів, оскільки вони зазвичай погоджуються і затверджуються керівником організації. Як правило, в планових документах мають бути відповіді на питання: що?, хто?, коли?, скільки?, де? і яким чином?

Є різні види планів і в межах організації вони взаємопов’язані. Головним, "доленосним" є корпоративний (загальний) стратегічний план, в якому визначаються  основні складові стратегії організації, послідовність і час основних заходів на шляху досягнення стратегічної цілі.

1. функціональні стратегічні плани стосовно персоналу, маркетингу, виробництва, фінансів тощо (див. табл. 2.1., спеціальні функції);
2. функціональні тактичні ("поточні") плани на найближчий проміжок часу (плановий період).

Залежно від проміжку–"горизонту планування"  розрізняють такі види планів: довгострокові (більше 5-ти років), короткострокові (до одного року) і оперативно-календарні (квартальні, місячні, декадні або тижневі, денні).

Стратегічні плани з огляду на терміни їх реалізації переважно є довгостроковими або середньостроковими. Натомість, в окремих ситуаціях стратегічну  ціль можна досягти упродовж року чи декількох місяців–наприклад, поглинути підприємство-конкурента шляхом придбання контрольного пакета його акцій.

Планові документи, як результат планування можуть мати різну форму: словесну (вербальну), табличну, графічну,  або комбінацію названих. Найпоширенішою  є таблична форма, в якій зазначаються  найменування показників майбутньої  діяльності (підмет  таблиці) і їх цифрові  значення  на певну  дату чи період часу (присудок  таблиці).  Вербальна  (словесна,  описова  чи текстова) форма домінує у стратегічному плануванні, а графічна–в оперативно-календарному.  Разом з тим, не завжди і не всі плани відображаються на папері чи електронних носіях. Досить часто керівники і пересічні люди керуються у своїх великих  і малих справах планами, які формуються і зберігаються у їх пам’яті.

Сутність аналізу (в менеджменті) полягає в абстрактному (уявному) виділенні та ґрунтовному дослідженні кожної складової соціально-економічнихпроцесів  і  виявленні  таким  чином  факторів,  які  істотно впливають на  результативність   діяльності організації. В результаті аналізу виявляються резерви кращого використання кожного виду ресурсів, покращення асортименту та якості продукції (чи послуг) і, загалом, підвищення конкурентоспроможності підприємства. Напрямки і зміст аналізу підпорядковуються видам планування. Разом з тим, він продовжується при реалізації планів для виявлення і усунення відхилень "план-факт".

Функція організації (в управлінському процесі)–це органічне поєднання виробничих ресурсів та забезпечення взаємодії працівників і структурних підрозділів підприємства  задля виконання визначених при плануванні спільних  завдань і досягнення загальних цілей. "Органічне поєднання" означає, що всі учасники і матеріальні складові певної діяльності мають постійно діяти і функціонувати  як  єдиний  організм,  як  збалансована система. Це досягається завдяки дотриманню  необхідних  пропорцій  у кількості різних видів ресурсів і узгодженим в часі діям працівників. Якщо, наприклад, є 10 вантажівок і 5 шоферів, то при такій організації підприємство не зможе конкурувати на ринку транспортних послуг. Аналогічними будуть наслідки організації, якщо на кожного шофера буде припадати декілька керівників.  Надзвичайно важливими є взаємодія керівників  і координація  діяльності структурних підрозділів, аби уникнути результативності зусиль "лебедя, рака і щуки". Упродовж багатьох років сформувалася спеціальна галузь знань про принципи, методи і форми організації діяльності підприємств та інших організацій, які вивчаються у вищих навчальних закладах. 

Контроль–перевірка відповідності та виявлення відхилень фінансово-господарської діяльності підприємства у порівнянні з планами, стандартами, договорами та іншими документами.

1. показники економічної діяльності;
2. якість і кількість праці, засобів виробництва, продукції і послуг;
3. виконання договірних зобов’язань наказів і розпоряджень;
4. дотримання норм чинного законодавства, правил внутрішнього розпорядку та інше.

   Якщо виявлені певні відхилення, то вивчаються і усуваються їх причини. Якщо причини об’єктивні, незалежні від підприємства (наприклад, зміна норм оподаткування), то вносяться відповідні корективи у розроблені плани та інші документи.

Класифікація і зміст спеціальних функцій менеджменту.

Діяльність будь-якого підприємства складається з таких стадій кругообороту (див. п.1.4):

1. закупівля (придбання) засобів виробництва;
2. виробництво, надання послуг;
3. збут (продаж) товарів (продукції і послуг).

Цей кругооборот здійснюється працівниками підприємства за допомогою грошей та інших фінансових ресурсів. Названі стадії і "учасники"  кругообороту  (персонал  і фінансові  ресурси)  в  теорії  менеджменту  і в  сучасній практиці є основними в числі специфічних об’єктів управління (табл.2.1.). Оскільки придбання засобів виробництва і збут (продаж) продукції основані на торгівельних  операціях,  то  управління  цими  процесами часто  об’єднується  в  одній  спеціальній  функції,  яка  називається комерційною  (фр.  commerce–торгівля). Натомість,  з розвитком  теорії  і практики  менеджменту  виникли  нові  відгалуження названих об’єктів: маркетинг ("ринкування")–активна діяльність підприємства на товарних ринках, основана на вивченні, стимулюванні  і задоволенні  потреб споживачів;  інвестування–внесення  вільних  коштів  в  кругооборот капіталу  (виробничих засобів),  у розвиток економіки  з метою  отримання  додаткових  доходів;  інноваційна діяльність–розробка  і освоєння  нових продуктів, технологій, матеріалів, дешевих джерел енергії тощо; логістика–забезпечення раціонального руху насамперед матеріальних ресурсів, а також фінансових та інформаційних потоків.

У відповідності до розглянутих об’єктів управління в табл. 2.1. наведена класифікація спеціальних управлінських функцій. Особливості, принципи, методи і організаційні  форми  реалізації кожної із зазначених функцій  є  предметом  спеціальних досліджень і вивчаються у вищих навчальних закладах як окремі дисципліни–"функціональні менеджменти": "Менеджмент персоналу",  "Операційний (виробничий) менеджмент", "Фінансовий менеджмент",     "Інвестиційний     менеджмент", "Маркетинг" тощо.

Організація управління підприємством полягає у створенні і удосконаленні керуючої підсистеми персоналу–певного складу виконавців  розподілених  між ними управлінських функцій (рис. 2.1), які взаємодіють і впливають на керовану  підсистему  (на підлеглих працівників) таким чином, аби виконати спільні завдання і досягнути визначені цілі.

Залежно  від  масштабів підприємства і, відповідно, від чисельності управлінського персоналу  частина функцій може виконуватися одним керівником або групою управлінців–функціональним бюро чи відділом. Зазвичай бюро складається з декількох осіб, а відділ з декількох бюро. Великі і середні підприємства складаються з окремих виробничих підрозділів–цехів, відділень, філій, дільниць. Якщо є великі підрозділи–цехи, і філії, то в кожному з них виділяються низові виробничі ланки–декілька відділень або дільниць.

Керівники  виробничих  і функціональних  підрозділів  підпорядковуються  керівникам  вищого  рівня. Наприклад:  начальник дільниці є підлеглим керівнику (начальнику) цеху, завідувач бюро підпорядковується начальнику (завідувачу) відділу. Таке підпорядкування називається ієрархією управління. Склад та підпорядкованість  виробничих підрозділів називається виробничою структурою  підприємства,   а  склад  та ієрархія  керівних  органів  (управлінського  персоналу)–організаційною   структурою управління (табл. 2.2.). Управлінська структура в значній мірі залежить від виробничої. Наприклад, якщо на підприємстві є п’ять цехів, то в кожному з них є начальник, штаб його помічників і підпорядковані йому керівники виробничих дільниць.

Управлінські функції системи менеджменту, окреслені в табл. 2.1., виконуються функціональними службами (структурними одиницями) управління–відділами, бюро, або окремими посадовцями. Кожна структурна одиниця має  виконувати  чітко окреслену групу взаємопов’язаних управлінських функцій. Теоретично, це означає, що матрицю (табл. 2.1.) треба поділити на підматриці (групи) управлінських функцій і доручити  їх виконання відповідним  структурним  одиницям  управління.  В практиці організації управління підприємством переважає групування функцій по горизонталі–тобто, зосередження всіх основних функцій стосовно певного об’єкта управління–персоналу, фінансів, виробництва тощо (табл.2.1.). Відповідно, на більшості великих і середніх підприємств перший керівник (директор, генеральний директор чи президент)має заступників в справах персоналу (кадрів), фінансів, виробництва, комерції тощо (рис.2.1.), які за допомогою підпорядкованих функціональних відділів виконують спеціальні функції і відповідають за ефективність їх реалізації.

Позначення: ВК–відділ кадрів; ВПЗ–відділ праці і зарплати; ВСР–відділ соціального розвитку; ФЕВ–фінансово-економічний відділ; ВМТП–відділ  матеріально-технічного  постачання;  ВМЗ–відділ  маркетингу  і збуту;  ВДВ–виробничо-диспетчерський відділ; ВГМ–відділ головного механіка; ВТК–відділ технічного контролю; ЗВ–загальний відділ (канцелярія); ЮВ–юридичний відділ; ІОЦ–інформаційно-обчислювальний центр.