Реєстрація службових документів на підприємстві

 

1.1. Основні правила реєстрації документів на підприємстві

1.2. Форми реєстрації документів

1.3. Журнальна форма реєстрації документів

2.1. Рекомендації щодо застосування карткової чи автоматизованої форми реєстрації

2.2. Систематизація РКК

2.3. Індексація документів

2.4. Особливості оформлення цифрового індексу

2.5. Особливості оформлення літеро-цифрового індексу

 

ВСТУП

Метою дипломної роботи є теоретичне та практичне дослідження реєстрації службових документів на підприємстві,

Об’єктом дослідження є реєстрація службових документів на підприємстві «…».

Предметом дослідження є індексація, етапи та форми реєстрації документів на підприємстві.

Зі зростанням кількості службових документів дедалі частіше виникають питання, які документи мають бути обов’язково зареєстровані, а з якими можна працювати без унесення їх даних до облікових форм; хто має відповідати за реєстрацію і як правильно вести облікові форми.

Реєстрації підлягають документи, які потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо). При цьому йдеться як про документи, створювані на підприємстві, так і про ті, що надходять від інших організацій та фізичних осіб. За цією ознакою документи поділяють на вхідні, вихідні та внутрішні.

Всі документи, які надходять до підприємства, в тому числі створені за допомогою ПК, приймаються централізовано в канцелярії та реєструються в день надходження. Якщо документи надходять у неробочий час, то їх приймає черговий працівник служби документування.

Реєстрація документів – це одержання документів через присвоєння їм порядкових номерів та запису необхідних відомостей, що містяться в них.

Мета реєстрації полягає у забезпеченні обліку, контролю та пошуку документів.

Кожний документ має реєструватися в даній установі лише один раз. Вхідні документи реєструють у день надходження, а вихідні та внутрішні – в день підписання.

 

 

Реєстрація документа – це фіксування факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовного позначення – реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ. Реєстрація документів забезпечує їх облік, контроль за виконанням й оперативне використання наявної в документах інформації.

Реєстрація документів повинна здійснюватися централізовано. Децентралізована реєстрація документів допускається в установах з обсягом документообігу понад 10 тис. документів на рік, з територіально роз'єднаними структурними підрозділами та у випадках, викликаних специфікою діяльності установи.

Реєстрації підлягають документи: а) що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково- статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо) ; б) ті, що створюються і використовуються в установі; в) ті, що надходять від інших установ і громадян.

Реєстрації підлягають як традиційні машинописні (рукописні) документи, так і створені за допомогою ПК.

Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ реєструється в даній установі лише один раз: вхідні – в день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані – в день підписання або затвердження. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого він повторно не реєструється.

Документи реєструються в межах груп залежно від назви виду, автора і змісту. Окремо реєструються закони України, акти та кореспонденція Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України, а також органів місцевої влади, накази керівника з основної діяльності, накази щодо особового

Управлінське документознавство складу та про відрядження, рішення колегії, акти ревізій фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські зведення, звернення громадян, заявки на матеріально-технічне постачання.

Під час реєстрації документа надається умовне позначення – реєстраційний індекс, який складається з порядкового номера в межах групи документів, що реєструються, і доповнюється індексами за номенклатурою справ, питаннями діяльності, кореспондентами тощо.

Для реєстрації всіх документів застосовується єдина реєстраційно-контрольна картка, придатна для оброблення засобами обчислювальної техніки. Журнальна форма реєстрації документів допускається в установах з обсягом документообігу до 500 – 600 документів на рік.

При картковій формі реєстрації документів реєстраційні картки виготовляються в необхідній кількості примірників. Кількість примірників карток визначається числом картотек, які ведуться в установі.

В установах, де довідкові картотеки ведуться в структурних підрозділах, реєстраційні картки складаються у двох примірниках (для канцелярії та структурного підрозділу, якому картка передається разом із документом). У разі постановки документа на контроль виготовляються три примірники картки.

Реєстраційні картки групуються в довідкові картотеки, які створюються окремо на кожний календарний рік. Як правило, довідкова картотека складається з двох частин: невиконаних і виконаних документів. Якщо реєстраційних карток багато, їх розкладають по розділах за напрямами діяльності установи, покладеними в основу назв її структурних підрозділів. У міру виконання документів картки з розділів першої частини з проставленими на них необхідними позначками переставляються у відповідний розділ і рубрику другої частини картотеки.

Автоматизована реєстрація документів здійснюється централізовано в місцях реєстрації документів, обладнаних ПК. Запис здійснюється з реєстраційно-контрольної картки, побудованої на базі обов'язкових реквізитів, які забезпечують сумісність програмних і технічних засобів, або шляхом прямого введення з документа