Реєстрація службових документів на підприємстві

Запис у графі 2 журналу реєстрації має збігатися з реквізитом «Відмітка про надходження документа на підприємство від адресанта», оформленим на вхідному документі від руки або за допомогою штампу в правому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа.

У графі 3 «Автор документа» зазначають кореспондента, від якого надійшов документ, наприклад: Головне управління статистики м. Києва. Інформацію про кореспондента, як правило, переносять із бланка, на якому оформлено документ. Звертаємо увагу на те, що в цій графі слід записувати саме назву підприємства, що є автором документа, а не прізвище виконавця чи керівника, який цей документ підписав.

У графу 4 «Дата та індекс одержаного документа» переносять відомості з реквізитів «Дата документа» і «Реєстраційний індекс документа», оформлених кореспондентом (автором документа). Датою документа є день, коли його було відправлено, реєстраційним індексом – індекс, наданий документові за журналом реєстрації вихідної документації підприємства (автора документа).

Інформація цієї графи є дуже важливою, бо в разі необхідності знай: ти цей документ у великому документопотоці, як правило, можна лише за цими відомостями. Якщо автор документа зателефонує на підприємство, щоб дізнатися про строк і процес його виконання, прізвища виконавців тощо, перш за все він повинен буде назвати назву свого підприємства, а по: тім ще й дату і реєстраційний індекс документа, адже упродовж місяця (тижня) від одного підприємства може надійти кілька документів з однаковими або схожими заголовками до тексту або взагалі без за: головків, що значно ускладнює довідкову роботу.

У графу 5 «Короткий зміст документа» переносять відомості з реквізиту «Заголовок до тексту документа». Усі розпорядчі документи (зокрема, ті, що надсилаються до підвідомчих підприємств), а також службові листи обов’язково повинні мати заголовки до тексту. Наявність цього реквізиту значно полегшує роботу з документом на всіх етапах його проходження: від реєстрації на підприємстві адресантів до направлення його до справи після виконання на підприємстві адресаті. Якщо на підприємстві адресанті документа не оформлено заголовок до тексту, то секретар (ресепшіоніст) підприємства адресата, який здійснює попередній розгляд і реєстрацію відповідного документа, по: винен уважно ознайомитися з його змістом і самостійно сформулювати короткий заголовок.

У графу 6 «Резолюція чи відповідальний виконавець» записують резолюцію керівника щодо виконання документа. Інформацію переносять із відповідного напису, зробленого керівником на вхідному документі під час його розгляду. Резолюція максимально може скла: датися з таких елементів:

• прізвище виконавця (виконавців) у давальному відмінку;

• зміст доручення;

• термін виконання;

• особистий підпис керівника;

• дата.

Наприклад: Дідковському І. В., Шнуренку С. Ф. підготувати відповідь до 31 липня 2013 року.

У графі 7 «Підпис особи, яка отримала документ, дата отримання» працівник, якому доручено виконання документа, проставляє свій особистий підпис і дату в момент одержання цього документа від секретаря.

У графі 8 «Відмітка про виконання документа» проставляють відмітку про виконання документа й направлення його до справи. Ця відмітка містить відомості про дату виконання документа, особливості виконання, якщо такі є (наприклад, продовження терміну виконання), і номер справи, до якої вміщено виконаний документ.

Рекомендації щодо заповнення граф журналу вихідної кореспонденції.

У графі 1 «Дата відправлення документа» зазначають дату відправлення документа до адресата. Дату в журналі оформлюють виключно цифровим способом у такій послідовності: день місяця, місяць, рік. День місяця й місяць позначають двома парами арабських цифр, рік – чотирма арабськими цифрами. Якщо один з елементів дати (день місяця або місяць) складається лише з однієї цифри, то перед нею треба ставити нуль. Наприклад, дату 1 липня 2013 року слід оформлювати так: 01. 07. 2013.

У графі 2 «Вихідний реєстраційний індекс документа» проставляють реєстраційний індекс, який надають документові на підприємстві. Обов’язковим елементом реєстраційного індексу є порядковий номер у межах відповідного журналу реєстрації вихідної кореспонденції. За необхідності порядковий номер може доповнюватися індексом кореспондента, виду документа, питання діяльності, справи за номенклатурою справ, в якій після відправлення документа буде зберігатися його копія, чи структурного підрозділу або посадової особи, що є виконавцем цього документа.

У графі 3 «Адресат документа» зазначають адресата, якому надсилають документ, наприклад: Міністерство охорони здоров’я України, Державна архівна служба України, Товариство з обмеженою відповідальністю «Джерело». При цьому дозволяється в журналі реєстрації зазначати адресата скорочено, наприклад: МОЗ України, Укрдержархів, ТОВ «Джерело». Інформацію про кореспондента, як правило, переносять із реквізиту «Адресат», оформленого в документі, що надсилається. Звертаємо увагу на те, що в цій графі слід записувати саме назву підприємства, а не прізвище виконавця чи керівника, на ім’я якого адресовано цей документ.

У графу 4 «Короткий зміст документа» переносять відомості з реквізиту «Заголовок до тексту документа». Усі вихідні службові доку: менти обов’язково повинні мати заголовки до тексту. Наявність цього реквізиту значно полегшує роботу з документом на всіх етапах його проходження: від реєстрації на підприємстві-адресантові до направлення його до справи після виконання на підприємстві-адресаті.

У графі 5 «Прізвище