Дослідження професії "Референт"

Як кажуть, робота секретаря референта різноманітна і багатогранна. Коло знань, умінь та навичок, необхідних секретарю з кожним роком зростає.

Особливим попитом ринку праці професія секретаря-референта стала користуватися за умов становлення різноманітних форм малого середнього бізнесу [11].

 

 

Основною вимогою до знань, умінь та навичок референта є їх дворівненість. Перший рівень – знання у сфері організації ефективної управлінської діяльності. Другий – знання тієї галузі, в якій функціонує підприємство [5].

Систему знань, що стосується організації управлінської діяльності керівника – те саме і становить сутність професійних знань референта, – можна класифікувати за кількома напрямами.

Засвоєння основ теорії референтської діяльності. Сьогодні ця теорія активно розвивається відповіднодо всезростаючого попиту на референтські послуги; досліджуються історичні етапи професіоналізації референтської діяльності з метою поєднання традиційних засобів її реалізації з сучасними можливостями інформатизації технологічних процесів управління, обробки інформації тощо.

У цьому напрямі можливо усвідомлювати і виокремлювати основні функції в роботі документознавця з огляду на специфіку діяльності конкретного підприємства, його структуру та систему управління. Відповідно до цієї специфіки розробляється і посадова інструкція документознавця – референта на основі унормованої кваліфікаційної кваліфікаційної характеристики спеціаліста з основної діяльності. Отже документознавець – референт мусить добре орієнтуватися в теорії організації та наукового управління (менеджменту) й активно впроваджувати теоретичні знання в практику. До того ж йому необхідно конче вивчити нормативно-правову базу галузі та правові засади управлінської, інформаційної та господарської діяльності.

Оволодіння знаннями та навичками ефективної роботи з різними джерелами і видами інформації та технології її пошуку, обробки і використання. Референт має опанувати методику складання оглядових та аналітичних документів. Важливим є вміння застосовувати на практиці сучасні комп’ютерні технології та використовувати різні види інформаційних ресурсів. Це, у свою чергу, потребує знання структури сучасних інформаційних установ – бібліотек, архівів, центрів науково – технічної інформації, інформаційно – аналітичних центрів. І, безумовно, у цьому напрямі досить важливими навичками є навички швидкочитання, уміння запам’ятовувати та використовувати прочитане відповідно до ситуації [6].

Референт має уміти складати проекти доповідей, виступів, промов, звертань керівника відповідно до класичних вимог, що висуваються до такого виду документів. При цьому йому слід розумітися і на психології сприйняття тих чи інших публічних виступів щодо ефективності їх впливу на слухачів.

Організація різноманітних протокольних заходів, ділових зустрічей, нарад засідань і презентацій, ведення переговорів потребують від документознавця – референта навичок координаційної роботи та, яка уже зазначалося, організаційних здібностей.

Збільшення обсягів ділових контактів, запровадження новітніх технологій у практику управління спонукають до опанування основ планування часу, методів виконання запланованого – це саме ті знання, які забезпечать ефективну роботу і самого референта, і його керівника [3].

Уміння працювати з офісною та комп’ютерною технікою дає можливість оптимізувати та інтенсифікувати управлінську діяльність на всіх її стадіях. Документознавець – референт повинен мати уявлення щодо технологічних можливостей техніки та оперативно реагувати та інновації, що впроваджуються у цій сфері. Окреме місце тут посідають сучасні програмні продукти, які застосовуються в процесі організації документообігу, формування баз даних, інформаційного супроводу управлінської діяльності. А на сам кінець зауважимо, що для спеціаліста не менш важливими, ніж усі перелічені вище, є знання та навички з основ психології спілкування, риторики, етики професійних відношень, іміджології та різноманітних PR-технологій [4].

Референт повинен мати здібності до швидкого засвоєння нових знань, передових технологій та впроваджувати їх у практику повсякденної роботи.

Документом, що регламентує кваліфікаційні вимоги до референтів, є Довідник кваліфікаційних характеристик професій працівників (ДКХПП), затверджений наказом Міністерства праці та соціальної політики України [1].

Згідно довідника завдання та обов'язки референта наступні:

- бере участь у впровадженні системи взаємозв'язків, застосовує і підтримує її відповідно до встановлених вимог і порядку, які забезпечують координацію внутрішньої управлінської діяльності між керівником підприємства, установи, організації (далі – підприємство) і керівниками структурних підрозділів та іншими працівниками, а також систему взаємовідносин керівника підприємства з представниками інших підприємств, партнерами, конкурентами, клієнтами;

- організовує робочий час керівника підприємства, оперативно вносить зміни та доповнення до програми і розкладу його роботи;

- складає щомісячно графік звітів керівників структурних підрозділів про результати господарської діяльності;

- доводить до відома всіх зацікавлених служб, сторонніх організацій та окремих осіб зміст протоколів і прийнятих рішень, здійснює контроль за їх виконанням;

- складає замовлення на необхідне обладнання, матеріали та послуги;

- бере участь у розгляді управлінських і організаційних справ;

- веде встановлену документацію;

- за дорученням керівника підприємства готує аналітичні огляди з актуальних соціальних, економічних і фінансових питань в умовах ринкових відносин;

- здійснює відбір та опрацювання інформації для керівника;

- готує згідно із затвердженою номенклатурою проекти розпорядчої документації, адміністративної, комерційної, технічної та іншої кореспонденції: запитів, звернень, відповідей на листи, повідомлень тощо;

- виконує протокольні записи, контролює готовність стенографічних