Системи керування базами даних Microsoft Access

Виконання команди Удалить фильтр дозволяє відновити вмістиме всієї таблиці.

Крім розглянутих операцій з даними всередині однієї таблиці СКБД

Access має широкий набір засобів для роботи з даними, які зберігаються у кількох таблицях. Можна, наприклад, копіювати рядки і стовпці однієї таблиці в іншу, переносити прямокутні ділянки з однієї таблиці до іншої, створювати копії таблиць чи їх структур тощо.

Розглянемо порядок створення копій таблиць. У відкритому вікні

База данных викликаємо контекстне меню таблиці. У цьому меню

виконуємо команду Копировать. Підводимо курсор миші в область вікна бази даних і клацаємо правою клавішею. У контекстному меню, що з'явилося, виконуємо команду Вставить. У результаті з'явиться вікно Вставка таблицы. Далі вводимо ім'я таблиці, в якій будемо створювати копію. Якщо потрібно копіювати всю структуру, то необхідно ввімкнути перемикач Структура и данные. Якщо необхідно копіювати тільки структуру таблиці, то вмикається перемикач Только структура. Після цього слід активізувати кнопку ОК.

 

 

Дві або більше таблиці, які мають поля з однотипними даними, між якими встановлено зв'язок, називають реляційними. Реляційні зв’язки дають змогу звести до мінімуму дублювання одних і тих же даних (полів) у різних таблицях.

Для реляційного зв’язку зазвичай використовують поле таблиці, значення в якому не повторюються, наприклад, поле типу лічильник, числове поле з персональними номерами співробітників тощо (поле з прізвищами не підходить. Бо в базі даних можуть бути однофамільці).

У конструкторі таблиці такому полю присвоюють ключ (командою головного меню Редагувати/Ключове поле або командою з головного меню поля). Відповідне поле другої таблиці може бути не ключовим- воно має назву поля зовнішнього ключа.

Задавши ключове поле в першій таблиці, можна налагоджувати зв’язки між таблицями командою Сервіс/ Схема даних.

За допомогою вікна Додати таблиці вибирають і долучають потрібні таблиці у вікно Схема даних. Зв'язок налагоджують методом перетягування і накладання назви поля з однієї таблиці на назву однотипного поля в іншій, між якими встановлюється відповідність один до одного, один до багатьох чи багато до багатьох. У вікні Зв’язки потрібно увімкнути перший перемикач Забезпечити цілісність даних/ОК. Після натискання на кнопку ОК зв'язок між таблицями буде відображений графічно.

Зв'язок можна анулювати, клацнувши на лінії зв’язку і натиснувши на клавішу Delete на клавіатурі. Після цього можна встановити інший тип зв’язку між таблицями. Вікно схеми даних закривають зі збереженням зв’язків, давши відповідь Так на відповідний запит програми.

 

 

Запити дозволяють робити виборку даних не з усіх, а тільки певних полів і по певних умовах. Для їх створення використовують закладку Запросы. Активізувавши закладку Запросы у вікні бази даних, ми побачимо список запитів.

 

В правій частині вікна розміщені три командні кнопки

  

Відкриває запит в режимі таблиці. Цей режим дозволяє передивлятися і в деяких випадках редагувати дані, відібрані запитом. Якщо вибраний запит на зміну, натискання цієї кнопки запускає запит. 

  

Відкриває запит в режимі конструктора, призначеного для перегляду та зміни запиту. 

  

Дозволяє створити новий запит. Після натискання цієї кнопки Access надає вам можливість створити новий запит самостійно або з допомогою чарівника. 

 

Якщо потрібно змінити визначення запиту (структуру або конструкцію, а не власне дані), відкрийте його в режимі конструктора.

У верхній частині вікна запиту можна побачити список полів таблиці або запитів, які використовуються запитом. Лінії, що з’єднують списки полів, показують, яким чином зв’язані ці таблиці в цьому запиті. Якщо задані зв’язки між таблицями бази даних, то вони відобразяться на екрані автоматично. Також можна задати зв’язки під час створення запиту, перетягнувши деяке поле з одного списку в інший.

В нижній частині вікна ви побачите поля, які використовуються в

цьому запиті, таблиці або запити, з яких ці поля беруться (якщо в меню

Вид команда Имена таблиц відмічена позначкою ), порядок сортування, умови відбору та прапорці виводу полів на екран в результуючій таблиці.

Внизу вікна знаходиться полоса прокрутки полів запиту. Для переходу з верхньої в нижню частину вікна можна викорстовувати клавішу F6 – аналогічно до конструктора таблиць.

 

 

Розглянемо спочатку спосіб реалізації запитів, який в даній системі називається Простой запрос. Хоч цей спосіб і має назву простого, він, з одного боку, найуживаніший, а з другого – знаючи принципи його реалізації, можна досить легко самостійно розібратися і в інших способах. Цей спосіб реалізується майстром Простой запрос.

Майстер Простой запрос дозволяє із зв'язаних таблиць бази даних

отримати нову таблицю, в яку включені окремі поля різних таблиць.

Використання майстра Простой запрос вимагає виконання ї

нступної послідовності дій:

1. Запустити майстер простих запитів. Для цього у вікні База данных необхідно закладку Запросы, вибрати значок Запроси і

активізувати кнопку Создать, вибрати Простой запрос і активізувати кнопку ОК. На екрані з'явиться вікно Создание простих запросов.

2. Відкрити список таблиць у вікні таблиці Запросы і виділити ту з них, у якій необхідно вибирати