Технологія обліку коштів на розрахунковому рахунку в банках

Вихідний документ має містити інформацію, яка дасть змогу однозначно ідентифікувати підприємство, де створено документ (назва, номер і т. ін.), структурний підрозділ підприємства, якого стосується складений документ (для документів, що створюються за структурними підрозділами підприємства), звітний період, за який сформовано відбиту в документі результатну інформацію (або дата звітного періоду, на яку сформовано цю інформацію), відбиті в документі облікові та звітні показники, обсяг інформації документа (кількість рядків і стандартних сторінок), дату створення документа, особу, яка склала документ і відповідає за правильність його виготовлення. Вихідний документ на машиночитаному носії, якщо він підтримує «безпаперовий» вигляд певних реєстрів, є оригіналом, а інформація, яка відображається за потребою в людиночитаній формі, є його копією. Вихідні документи (оригінали, дублікати та копії) на машиночитаному носії підлягають авторизації. Для авторизації використовується код посадової особи, що відповідає за формування вихідних документів.

На етапі відображення даних для забезпечення юридичної повноцінності вихідної інформації документи, що мають юридичну силу і подані на машинних носіях, мають бути перетворені до людиночитаної форми. Передавання користувачеві має відбутися згідно зі встановленим технологічним порядком та відповідними правилами, що стосуються внесення змін до створеного документа; тиражування вихідної інформації з додержанням вимог щодо створення дублікатів і копій документів засобами обчислювальної техніки; забезпечення можливості ідентифікувати структурні підрозділи та осіб, які відповідають за вірогідність передавання даних по каналах зв’язку; наявності на вихідних документах обов’язкових реквізитів; забезпечення цілості вихідної інформації протягом установленого терміну за нормативами архівного зберігання.

Зазначені вимоги до вихідної інформації бухгалтерського обліку та аналізу підлягають в основному кількісному оцінюванню та конкретизації залежно від виду інформації. На відміну від цих вимог вказівка на важливість забезпечення максимально можливої вигоди використання вихідної інформації обліковим персоналом має інформаційний (і до того ж неоднозначний) характер, яким визначаються лише загальні напрямки та принципи організації відображення вихідної інформації в автоматизованій системі обліку, контролю та аналізу.

За умов обробки інформації на основі АРМ бухгалтера з можливістю видачі «безпаперових» вихідних документів і організації роботи в режимі «запитання – відповідь» постає завдання одночасного застосування чотирьох збалансованих груп документів: 1) документів на машиночитаних носіях; 2) повних документів (облікових реєстрів) ; 3) фрагментарних документів на паперовому носії; 4) відеограм. Різні способи групування документів неоднаковою мірою забезпечують процес реалізації вхідних документів у «безпаперовому» вигляді та видачу вибіркової інформації у формі відеограми або фрагментарного документа.

Перший спосіб передбачає таку організацію вихідної інформації, яка забезпечувала б однозначне її перетворення на структуру, характерну для традиційного документа на паперовому носії. При цьому вихідна інформація має бути підготовлена в завершеному вигляді, що виключає необхідність будь-якого доопрацювання в разі перетворення до людиночитаної форми та використання за призначенням.

Другий спосіб полягає в тому, що процес формування вихідного документа потребує додаткової обчислювальної обробки інформації в інформаційній базі, компонування й редагування вихідної інформації.

Третій спосіб передбачає організацію вихідної інформації у вигляді спеціальних груп даних. Перетворення їх на людиночитаний документ потребує компонування та редагування показників (наприклад, упорядкування вихідних даних). Здебільшого цей спосіб використовується для формування підсумків.

Коли йдеться про «безпаперову» технологію, найдоцільнішим, на нашу думку, є третій спосіб організації вихідної інформації. Чи є сенс організовувати вихідні документи у «безпаперовому» вигляді, залежить від форми організації АРМ бухгалтера – для індивідуального чи колективного використання. Індивідуальна і колективна форми організації АРМ бухгалтера потребують різних підходів до відображення вихідної інформації. Система відображення на основі документів у «безпаперовому» вигляді застосовується, як правило, у разі індивідуальної форми організації АРМБ, коли інформація відображається за запитом у момент виконання операцій.

Система формування вихідної інформації має ґрунтуватися на таких загальних підходах:

- автоматизація відображення вихідної інформації;

- розмежування відповідальності за відображення вихідної інформації;

- регламентація процесів відображення вихідної інформації зі здійсненням контролю за їх додержанням;

- контроль вихідної інформації на всіх етапах відображення;

- усунення надмірності та забезпечення відповідності вихідної інформації потребам облікового персоналу;

- забезпечення вимоги юридичної повноцінності відображуваної інформації.

 

 

Економіка України знаходиться на перехідному етапі. В таких умовах головна мета підприємства – підвищувати якість управління підприємством, більше залучати інвестиційні ресурси, оперативно реагувати на ринкові зміни, задовольняти інтереси користувачів необхідною інформацією. Тому організація управління та обліку на підприємстві сьогодні неможливі без застосування інформаційних технологій. Працівники практично всіх сфер господарського життя на виробництві, в торгівлі, в сфері обслуговування використовують в своїй діяльності комп’ютери.

Поширення інформаційних технологій в економіці, та, зокрема, в бухгалтерському обліку, принесло з собою масштабні революційні зміни. Інформаційні системи почали замінювати звичну структуру управління. Отже, технологічне інформаційне середовище руйнує сталу ієрархію, створюючи на її місці більш гнучку і вільну структуру. Обчислювальна техніка суттєво підвищує якість облікової інформації. Застосування комп’ютерів при цьому змінює зміст та організацію праці облікового персоналу, зменшується кількість ручних операцій з обробки первинних документів, систематизації облікових працівників, заповнення регістрів та звітних форм. Облікова праця стає більш творчою, спрямованою на організацію та удосконалення обліку.

Застосування комп'ютерної техніки вносить значні зміни до організації бухгалтерського обліку, причому з допоміжного засобу обчислювальна техніка перетворюється на визначний фактор opгaнізацiї обліку. Ці зміни зумовлені тим, що змінюються способи обробки даних, при яких забезпечується різна швидкість надання звітної інформації. В різних системах бухгалтерського обліку (від паперової до комп’ютерної) вона досягається, як правило, раціональною організацією облікових даних, одноразовим їх отриманням та передачею за всіма напрямами. Основні принципи комп'ютерної форми бухгалтерського обліку наступні:

- одному журналу хронологічного запису відповідає багато регістрів систематичного запису;

- накопичення і багаторазове використання облікових даних;

- один синтетичний рахунок;

- багато аналітичних рахунків. Кількість рахунків аналітичного обліку залежить від цілей, поставлених керівництвом перед обліком, і нічим не обмежується;

- автоматичне отримання інформації про відхилення від встановлених норм, нормативів, завдань тощо;

- отримання звітних показників в інтерактивному режимі;

- автоматичне формування всіх облікових регістрів і форм звітності на основі даних, відображених в системі рахунків.

Комп'ютеризація суттєво змінює процес організації роботи облікового апарату. Єдиним способом ефективної організації діяльності підприємства в сучасних умовах є закладення правил побудови організаційної структури в комп'ютерну систему організаційного управління, адже під час швидкого розвитку підприємства внутрішні документи підприємства доводиться часто змінювати, а висока плинність персоналу може звести нанівець всю роботу.

Правильний облік мобілізує працівників на виконання робіт і пошук резервів підвищення ефективності виробництва.

Організація системної обробки інформації на цій ділянці обліку дозволяє одержати всі необхідні показники, які потрібні і використовуються як в управлінні виробництвом і проведенні економічного аналізу, так і для обліку і контролю, складання установленої зведеної звітності тощо.

 

Актив Сума, грн. Пасив Сума, грн

Основні засоби 310 000 Статутний капітал 120 000

Виробничі запаси 60 000 Короткострокові позики 160 000

Виробництво 19 000 Розрахунки з оплати праці 45 000

Каса 1 000 Нерозподілені прибутки 255 000

Рахунки в банку 190 000

Баланс 580 000 Баланс 580 000

 

Журнал реєстрації операцій за квітень 200_ р.

№ пор. Короткий зміст операції (підстава) Сума Кореспондуючі рахунки

Дебет Кредит

1 Отримано в касу з банку (прибутковий касовий ордер), виписка банку 40 000 «Каса» «Рахунки в банку»

2 Виплачена заробітна плата (платіжна відомість) 40 000 «Розрахунки з оплати праці» «Каса»

3 Надійшла від постачальників сировина (прибутковий ордер, рахунок-фактура) 110 000 «Виробничі запаси» «Розрахунки з постачальниками і підрядниками»

4 Сплачено постачальникам за рахунок кредиту (платіжні доручення) 60 000 «Розрахунки з постачальниками і підрядниками» «Короткострокові позики»

5 Надійшли від постачальника основні засоби (акт прийому-передачі основних засобів, рахунок-фактура) 50 000 «Основні засоби» «Розрахунки з постачальниками і підрядниками»

6 Витрачена сировина на виробництво 120 000 «Виробництво» «Виробничі запаси»

7 Збільшення статутного капіталу за рахунок прибутку (виписка з рішення засновників) 55 000 «Нерозподілений прибуток» «Статутний капітал»

8 Перераховано постачальникам (50 000) і повернуто частку позики (30 000)  (платіжні доручення, виписка банку) 80 000 50 000 30 000 «Розрахунки з постачальниками і підрядниками» «Короткострокові позики» «Рахунки в банках»

За місяць 555 000

 

 

Оборотна відомість за синтетичними рахунками за квітень 2008 р.

Назва рахунків Сальдо на 01. 04. 08 Оборот за місяць Сальдо на 01. 05. 08

Дебет Кредит Дебет Кредит Дебет Кредит

Основні засоби 310 000 50 000 360 000  

Виробничі запаси 60 000 110 000 120 000 50 000  

Виробництво 19 000 120 000 139 000  

Каса 1 000 40 000 40 000 1 000  

Рахунки в банку 190 000 120 000 70 000  

Статутний капітал 120 000 55 000 175 000

Короткострокові позики 160 000 30 000 60 000 190 000

Розрахунки з оплати праці 45 000 40 000 5 000

Нерозподілені прибутки 255 000 55 000 200 000

Розрахунки з постачальниками і підрядниками 110 000 160 000 50 000

Разом 580 000 580 000 555 000 555 000 620 000 620 000

 

1. Інструкція про організацію роботи з готівкового обігу установами банків України, затверджена постановою Правління Національного банку України від 19. 02. 2001 р. № 69.

2. Адаме Р. Основы аудита: Пер. с англ. / Под. ред. Я. В. Соколова. – М. : Аудит: ЮНИТИ, 1995.

3. Білуха М. Т. Форми фінансово-господарського контролю (ревізія, аудит, судово-бухгалтерська експертиза) // Бухгалтерський облік і аудит. – 1995.

4. Білуха М. Т. Теорія фінансово-господарського контролю і аудиту. – К. : Вища школа, 1999.

5. Бутинецъ Ф. Ф. Бухгалтерський фінансовий облік. – Житомир: ЖІТІ, 2000.

6. Гуцайлюк 3. Аудит фінансових результатів // Бухгалтерський облік і аудит. – 2003.

7. Жила В. Г. Ревізія і аудит: Навч. посіб. – К. : МАУП, 2004.

8. Рудницький В. Технологія обліку кошті впідприємства. – Тернопіль: Економічна думка, 2004.

9. Сопко В. В. Бухгалтерський облік: Навч. посіб. – К. : КНЕУ, 2000.

10. Федулова Л. Управління аудиторською діяльністю // Бухгалтерський облік і аудит. – 1995. – № 8.

11. Шиманський Р. Проблеми розвитку технології обліку // Бухгалтерський облік і аудит. – 2003. – № 11.