Інформаційні системи

• скороченні кількості форм первинних документів з метою побудови раціонального документообігу і спрощення їх обробки на ЕОМ;
• застосуванні єдиних форм документів на різних рівнях управління: міністерство, об'єднання, підприємство (наприклад, касові ордери, авансовий звіт, вимога тощо) ;
• використанні мінімальної кількості даних, які вводяться для розв'язування функціональних задач, а також виключення із документів розрахункових показників, які можна дістати при машинній обробці, і даних, які є в системі (наприклад, норми витрат часу, тарифні ставки, посадові оклади тощо) ;
• одноразовому вводі даних до ЕОМ і багаторазовому їх використанні;
• єдиній термінології для всієї системи первинної документації, яка забезпечує простоту і зручність при роботі користувача з документами.

Уніфіковані форми первинних документів затверджуються або реєструються Держстандартом. Вони розробляються і затверджуються Міністерством статистики, Міністерством фінансів, іншими міністерствами і відомствами згідно з типовими формами. Кожній формі присвоюється номер за Загальнодержавним класифікатором управлінської документації, а реквізити, які вносяться до первинного документа, мають кодуватися відповідно до загальнодержавних або локальних класифікаторів техніко-економічної інформації.

Вибір уніфікованих форм первинних документів при створенні комп'ютерних інформаційних систем грунтується передусім на визначенні складу реквізитів, які потрібні для кожної функціональної задачі системи управління з урахуванням їх інформаційної взаємодії, а також на виконанні вимог, що ставляться у зв'язку з використанням конкретних засобів обчислювальної техніки.

Тому при виборі уніфікованих форм первинних документів слід ураховувати їхнє призначення, місце складання, кількість примірників, загальну структуру документа тощо.

Класифікація первинних документів відбиває їх специфічні особливості, що деякою мірою впливають на методику їх проектування. З цієї позиції первинні документи класифікуються за кількома ознаками: характером відтворюваних господарських операцій – матеріальні, грошові, розрахункові, товарні і т. ін. ; призначенням – розпорядчі, організаційні, довідково-інформаційні, технічні і т. ін; способом охоплення господарських операцій – одноразові, одиничні, нагромаджувальні, зведені і т. ін. ; характером заповнення – однорядкові і багаторядкові, однобічні і двобічні; кількістю виписуваних примірників – однопримірникові, двопримірникові і т. ін. ; побудовою форми – лінійні, анкетні, табличні (табельні), комбіновані; типізацією – типові і індивідуальні; місцем формування – зовнішні та внутрішні тощо.

Документи, які відтворюють процеси функціонування структурних підрозділів об'єктів управління, різні за своїм призначенням і поділяються на кошторисні, конструкторсько-технологічні, планові, нормативні, облікові, оперативні тощо. Таке групування дає змогу визначити джерела виникнення кожного виду документації, маршрути її руху, організаційні основи розробки, засоби і методи обробки.

Незважаючи на велику кількість різноманітних уніфіковуваних форм первинних документів, для конкретних інформаційних систем обробки даних розробляються унікальні (власні) форми внутрішньої документації, які задовольняють певні специфічні умови користувачів. Такі форми проектуються згідно з вимогами стандартів.

Після визначення складу реквізитів конкретної форми проектованого документа їх розміщують на бланку, який розбивається на окремі зони з обліком їх групування, логічної залежності та узгодження з шаблоном розміщення на машинному носії. Зони документа можуть мати лінійну, анкетну або табличну форму. У лінійній формі для кожного реквізиту відводяться дві клітинки: для його назви і для значення (наприклад, виробіток 100%). Анкетна форма передбачає розміщення реквізитів (їх назв і значень) у вертикальній послідовності. Основна зона документа, як правило, являє собою таблицю зі стовпцями по вертикалі і рядками по горизонталі. Найчастіше в одному документі використовується поєднання різних форм побудови його зон. Для зменшення кількості документів і скорочення витрат на їх заповнення та підготовку машинних носіїв доцільно застосовувати багаторядкові форми. При цьому реквізити розміщуються в певній послідовності, яка спочатку відображується у ескізній формі документа.

Реквізити, які переносяться на машинний носій, по змозі розміщуються в одній частині документа і виділяються потовщеною лінією. Із них відбираються довідково-групувальні ознаки, сталі для даного документа, і розміщуються у правому верхньому куті бланка, у загальній частині документа. У первинні документи часто вводяться спеціальні стовпці і рядки для запису контрольних чисел, призначених для контролю заповнення документів, переносу даних на машинні носії і вводу до ЕОМ. У них також передбачаються підписи осіб, які відповідають за зміст даних, записаних у документі.

За ескізом документа проектується схема розміщення даних на машинному носії, проводиться їх узгодження і уточнення змісту документа з урахуванням інших форм взаємопов'язаних первинних документів, після чого визначається формат бланка уточненої форми проектованого документа згідно з вимогами стандартів.

Якщо первинний документ формується за допомогою технічних засобів, обов'язково враховуються їхні особливості. Певні особливості притаманні, зокрема, документам, дані з яких передаються факсом, телеграфом (у них вводяться службові позначки).

Проводяться розрахунки розмірів бланка документа і вибір стандартного формату. Ширина бланка (у мм) визначається за формулою:

Ш = Пл + Пп + Ш (з + Г) + 0, 5Вт + 2, 2Вс,

де Пл, Пп – ширина чистого відповідно лівого і правого поля бланка; ш – ширина одного символа; з – максимальна або найбільш імовірна кількість символів у рядку; г – кількість стовпців у документі; Вт і Вп – кількість вертикальних ліній відповідно тонких і потовщених.

Аналогічно обчислюється довжина бланка:

Д = Пв + Пн + Поф + вс + 0, 5Гт + 2, 2Гп,

де Пв, Пн – висота чистого відповідно верхнього і нижнього поля бланка; в – висота одного рядка документа (з урахуванням