Контроль і ревізія

Систематизація даних про порушення з організації збереження матеріальних цінностей дає можливість  обґрунтувати  критерії  для  вибору  об’єктів  інвентаризації  по  конкретних матеріально   відповідальних   особах,   видах   і   номенклатурах   матеріальних   цінностей,   де найбільш вірогідні нестачі, крадіжки, факти безгосподарності та витрачання матеріальних цінностей.

До умов збереження товарно-матеріальних цінностей належать: належний підбір матеріально відповідальних осіб; організація і стан складського господарства; організація охорони складських приміщень, перепускної системи, внутрігосподарського контролю за наявністю матеріальних цінностей.

Стосовно   матеріально   відповідальних   осіб   ревізору   потрібно   вияснити:   наявність договору про матеріальну відповідальність; чи не притягалась особа до кримінальної відповідальності; правила узгодження відпуску матеріальних цінностей зі складу на виробництво.

 

При перевірці виробничих запасів важливим моментом ревізії є перевірка складського господарства, збереження матеріальних цінностей, забезпеченість складських приміщень вимірювальними приладами, організація охорони та наявність сигналізації, організація видачі перепусток.

Невід’ємною частиною ревізії зберігання матеріальних цінностей на складах є перевірка складського обліку. З цією метою дослідженню підлягають картки сортового обліку, які видаються бухгалтерією матеріально відповідальним особам під розписку. Матеріальний відділ бухгалтерії повинен систематично контролювати правильність записів у картках складського обліку на основі первинних документів та обґрунтовувати визначення сальдо після кожної операції. Такий контроль особливо необхідний в умовах застосування оперативно-сальдового обліку матеріалів, коли в бухгалтерії ведеться облік тільки у вартісному вираженні за групами матеріалів. Бухгалтер матеріального відділу бухгалтерії при цьому методі обліку підписується в картках складського обліку за правильність кожної записаної операції на основі первинних

документів. Не дивлячись на це, практика контрольно-ревізійної роботи показує, що основними порушеннями  в  обліку  матеріалів  на  картках   сортового  обліку  є:   наявність  від’ємних перехідних залишків (“червоне” сальдо) щодо окремих видів матеріальних цінностей; відсутність  записів  надходження  матеріалів  за  окремими  прихідними  документами; розходження між даними карточок сортового обліку і даними обліку в бухгалтерії; завищення кількості списаних на витрати матеріалів порівняно з витратними документами; неправильний підрахунок залишків; наявність залишків матеріалів в одному вимірнику і відсутність їх в іншому, якщо облік даного матеріалу ведеться в декількох вимірниках.

Факти “червоних” залишків свідчать про неповне або несвоєчасне оприбуткування надходження матеріальних цінностей, списання завищеної кількості матеріалів на виробництво проти  фактично  відпущених,  заміни  даних  оформленого  документа,  складання  безтоварних

документів на відпуск матеріалів, неправильний підрахунок перехідних залишків, неоприбуткування повернених з цехів матеріалів тощо. Від’ємні (“червоні”) залишки після чергового надходження даного матеріалу тимчасово закриваються, а кількість товарно- матеріальних цінностей на цю величину зменшується. Від’ємні залишки показують розмір неврахованих матеріалів і можуть бути резервом для крадіжок. Після з’ясування причин їх утворення при прийманні документів матеріального обліку бухгалтером чи в процесі ревізії необхідно оприбуткувати матеріальні цінності на величину розміру “червоних” залишків і вивести реальні залишки.

Окремі прибуткові документи, особливо за невідфактурованими поставками, можуть бути не відображені в картках сортового обліку. Для їх виявлення необхідно раптово перевірити всі первинні документи завідувача складом на його робочому місці.

Розходження  між  даними  складського  і  бухгалтерського  обліку  виявляють  шляхом

співставлення  залишків  у  сальдовій  книзі  з  залишками,  підрахованими  бухгалтерією  в оборотних відомостях за групами матеріалів. Необхідно також перевірити, чи не допускалось списання аналогічних розходжень за рахунок відхилень в оцінці матеріалів або за рахунок транспортно-заготівельних витрат замість встановлення дійсних причин.

Навмисне завищення кількості списування на витрати матеріалів порівняно з первинними документами і неправильний підрахунок залишків матеріальних цінностей (у бік зменшення) в картках сортового обліку може здійснюватись практично за рахунок округлення показників (наприклад, до 10, 100 і т. д.). Ці порушення можуть бути виявлені шляхом виправлення і підчисток у картках, а також шляхом порівняння кількості відпущених матеріалів у цех за документами складу з кількістю одержаних матеріалів згідно з документами цеху. Крім того, зазначені порушення призводять до розходження між даними складського і бухгалтерського обліку. Невідповідність залишків матеріалів, які обліковуються в декількох вимірниках, вказує на недостовірність первинних документів за операціями надходження та витрачання і порушення встановленого порядку приймання і видачі матеріальних цінностей. У цих випадках необхідним є поопераційне дослідження первинних документів.

 

Дієвим методом перевірки правильного збереження матеріальних цінностей є повна (вибіркова) інвентаризація, яка проводиться згідно з інструкцією не менше ніж один раз в рік, а на підприємствах, де є залишки сировини, матеріалів, інвентаризація проводиться на кожне перше число місяця.

При підготовці до інвентаризації, слід визначити кількість основних об'єктів, по яких вона буде проведена. Для цього обов'язково необхідно знати технологію виробництва. Інвентаризація проводиться раптово і одночасно на усіх об'єктах з залученням фахівців, які добре знають технологію виробництва на підприємстві, що ревізується, і обов'язково у присутності  матеріально  відповідальної  особи.  До  початку  інвентаризації  ревізор  у присутності інвентаризаційної комісії, призначеної наказом керівника підприємства, повинен опломбувати складські приміщення у тому разі, якщо протягом одного дня провести інвентаризацію на усіх складах неможливо. Факт опломбування засвідчується актом, у якому обов'язково вказуються члени інвентаризаційної комісії, дата складання акта, місце знаходження

та назва складу, кількість пломб та їхні номери. Акт підписується усіма членами інвентаризаційної комісії.

З метою забезпечення недоторканості пломб до моменту проведення інвентаризації треба оголосити про стягнення штрафів з порушників, адже