Облік, контроль та аналіз руху товарів в управлінні запасами підприємства

Готуючись до інвентаризації, слід визначити кількість основних об'єктів, по яких вона буде проведена. Для цього обов'язково необхідно знать технологію виробництва. Інвентаризація проводиться раптово й одночасно на всіх об'єктах із залученням фахівців, які добре знають технологію виробництва на підприємстві, ревізується, і обов'язково в присутності матеріально відповідальної особи.

До початку інвентаризації ревізор у присутності інвентаризаційної комісії, призначеної наказом керівника підприємства, повинен опломбувати складські приміщення в тому випадку, якщо протягом одного дня провести інвентаризацію на всіх складах неможливо. Факт опломбування засвідчує актом, у якім обов'язково вказуються члени інвентаризаційної комісії, дата складання акту, місце знаходження й назва складу, кількість пломб і їх номера. Акт підписується всіма членами інвентаризаційної комісії.

Для забезпечення недоторканності пломб до моменту проведення інвентаризації треба оголосити про стягнення штрафів з порушників, адже матеріально відповідальні особи з метою приховання недостачі або надлишків можуть зривати пломби. Сума штрафу може скласти 1-5% від вартості цінностей, що зберігаються на опломбованих складах.

Дуже важливо ще до початку інвентаризації одержати всі документи по вступу й витрат матеріальних цінностей. Для цього кожний документ підписується членами інвентаризаційної комісії, проставляється дата. Звіт, який становить матеріально відповідальна особа, теж підписується членами комісії. Під час ревізії забороняється використовувати первинні документи без оцінок ревізора.

Після цього матеріально відповідальна особа пише розписку про те, що всі первинні документи по вступів і витрат занесені у звіт і ніяких інших документів більше не буде подаватися. Потрібно також прийняти розписку про те, що на відповідальнім зберіганні немає матеріальних цінностей, що належать іншим організаціям або третім особам. Якщо вони є, то з'ясувати які саме, чиї й де зберігаються.

Інвентаризацію проводять суцільним або вибірковим методом.

Під час ревізії слід ураховувати факти проведення інвентаризації зі зміною матеріально відповідальних осіб. У випадку виявлення порушень, коли, наприклад, під час перебування у відпустці однієї матеріально відповідальної особи її заміняла інша без передачі матеріальних цінностей, проводиться суцільна інвентаризація. Суцільна інвентаризація проводиться й тоді, коли матеріальних цінностей небагато.

Якщо інвентаризація проводиться вибірково, доцільно перевіряти кожне п'яте найменування згідно з картотекою й оборотної відомості.

Сипучі матеріали вирішуються вибірково. Для цього проводиться ящик обсягами 1куб. м і відбирається 5 проб з різних місць. Загальна вага всіх проб розраховується за значенням питомої ваги матеріалу.

По проведеної таким методом інвентаризацією не виводяться її результати, а матеріали не направляються в слідчі органі. Така інвентаризація проводиться для того, щоб переконатися, немає більших відхилень. У тому випадку, якщо вибіркової інвентаризації виявлені значні розбіжності між наявними й обліковими даними, проводиться суцільне переваження.

Оформляючи інвентаризаційні описи, треба точно вказувати назва цінностей, щоб вона збігалася з назвою, написана в обліковій картці або оборотній відомості. Обов'язково повинна бути зазначена одиниці виміру й кількість одиниць. Кожна сторінка інвентаризаційного опису повинне бути підписане всіма членами комісії. Якщо є виправлення, то вони обмовляються, а потім підписуються всіма членами комісії.

Бухгалтер становить порівняльну відомість тільки по тем позиціям, де є відхилення.

Усі цінності перелічуються інвентаризаційною комісією в присутності матеріально відповідальної особи й заносяться в акт інвентаризації, який складається у двох екземплярах і підписується всіма членами інвентаризаційної комісії.

У тому випадку, якщо будуть знайдені недоліки щодо ненадійного зберігання матеріальних цінностей, їх необхідно вказати в акті ревізії.

При інвентаризації незавершеного виробництва, капітального будівництва й незавершеного ремонту до складу інвентаризаційної комісії обов'язково необхідно включати технологів, інженерів-будівельників і інших фахівців.

Сировина, матеріали й покупні напівфабрикати, наявних на робочих місцях і не оброблялися, заносяться в окремих описів матеріальних цінностей.

Кількість сировини й матеріалів, які є складовими неоднорідної маси й сумішей у незавершенім виробництві, визначається за допомогою розрахунків фахівців – членів інвентаризаційної комісії згідно з галузевими інструкціями. Розрахунки з підписом особи, їх виконувала, додаються до інвентаризаційного опису.

Результати інвентаризації оформляються бухгалтерією підприємства. За ними виводяться наявні надлишки або недолік.

Усі факти розбіжностей заносяться у відомості інвентаризаційних разниц. Якщо є розбіжності даних обліків фактичної наявності матеріальних цінностей з бухгалтерськими даними, то надлишки прибуткуються з віднесенням результатів на збільшення доходу підприємств, а нестача цінностей у межах затверджених норм втрат списується на витрати виробництва. Норми природних втрат застосовуються лише у випадку виявлення фактичних недостач і після заліку недостач цінностей над зайвим у пересортиці.

Понаднормові недостачі цінностей, а також втрати від псування цінностей ставляться на винних осіб за такими цінами, по яких розраховується обсяг збитку, заподіяного розкраданням, недостачею, знищенням і псуванням матеріальних цінностей.

Сума до відшкодування розраховується відповідно до Порядку визначення розміру збитків від розкрадання, недостачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, затверджений постановою КМУ від 22. 01. 96 г. № 116. Згідно із цим Порядком розрахунки повинен проводитися по наступній формулі:

Рз = [ (Бс-А) -Иинф + ПДВ + Асб] -2,

де Рз – розмір збитків і недостач;

Бс – балансова вартість на момент установлення факту розкрадання, недостачі, знищення (псування) матеріальних цінностей;

А – амортизаційні