Особливості організації та функціонування інформаційних систем обліку оборотних активів і джерел їх покриття на прикладі закритого акціонерного товариства "Укрдрук"

“1С: Бухгалтерія” поставляється разом з прикладами типових операцій, документів та розрахунків, а також комплектом форм звітності для податкової інспекції. В програмі можна змінювати в залежності від системи обліку план рахунків, систему аналітичного обліку та ін.

Дана програма дозволяє:

1. Формувати, друкувати, зберігати бухгалтерські документи: латіжні доручення, рахунки, накладні, видаткові і прибуткові ордери;

2. Виконвати нескладний розрахунок заробітної плати, розрахунок зносу ОЗ, закриття рахунків;

3. Формувати касову книгу, документи по заробітній платі;

4. Готувати звіти для податкової, бухгалтерії та керівництва підприємства.

При автоматизації обліку відбулися наступні зміни:

1 Прискорився процес обробки бухгалтерських документів.

2. Зникла можливість арифметичної помилки, оскільки бухгалтер вводить в програму лише дані з первинних документів, а все решта рахує програма.

3. Зникла можливість невірного перенесення сум з одного документу в інший.

4. Зникла потреба в залученні додаткових працівників для обробки інформації, оскільки машина виконує більшість операцій самостійно.

Але нажаль є певні недоліки:

1. Необхідно періодично проводити тестування комп’ютерів, на яких встановлена дана програма, оскільки при збої в системі втрачається нововведена інформація.

2. Необхідно навчити працівників правильно користуватись програмою.

3. Досить незручне введення стартових залишків.

4. Відмінність у веденні аналітичного обліку від класичного.

5. У даній версії не підтримується можливість формування проводок по документах (розрахункам) з датами, відмінними від дат документів.

Недоліком можна вважати також і те, що дана програма була встановлена лише в цьому році, оскільки підприємство велике і тому потребує залучення великої кількості бухгалтерів, а також часу на ручне складання та обробку документів.

Підводячи підсумки можна сказати, що програма “1С: Бухгалтерія” оптимально підходить ТОВ “Укрдрук”, оскільки охоплює весь розгалуджений процес бухгалтерського обліку, дає можливість автоматично співпрацювати із складами підприємства. Також програма постійно оновлюється і це дає можливість в подальшому замінити версію 6. 0. більш новою. І нарешті бухгалтерам надається можливість отримати інформацію через гарячу лінію, яка працює для користувачів програми.

 

 

Типова конфігурація «Бухгалтерський облік для України» розроблена на основі компоненту «Бухгалтерский учет» системи 1: Підприємство і являє собою комплексне рішення задачі автоматизації різних видів економічної діяльності госпрозрахункових організацій.

Разом з тим, справжня конфігурація не претендує на «повноту» і універсальність, тобто в ній не відображені всі аспекти обліку на різних підприємствах. Всі сумарні та кількісні показники, розраховані в конфігурації (в тому числі і отримані в регламентованих звітах), а також схеми проводок, що формуються її документами, повинні контролюватися бухгалтером.

Конфігурація містить необхідний набір довідників для введення і зберігання інформації, набір документів, реєструючих ті або інші господарські операції, набір різних звітів і інших допоміжних коштів управління даними.

Закрите акціонерне товариство “Укрдрук” (далі Товариство) створено на основі Закону України “Про власність”, Закону України “Про підприємство”, Закону України “Про господарські Товариства” та інших нормативних актів України.

“Товариство” створюється на добровільних засадах для здійснення підприємницької дальності на території України і за кордоном на підставі Установчого договору між засновниками від «14» березня 1997р.

Бухгалтерський облік, реалізований в конфігурації, відповідає прийнятій в даний момент методології бухгалтерського і податкового обліку в Україні і забезпечує надання інформації про організацію зовнішнім особам – інвесторам, кредиторам, податковим органам.

Конфігурація включає:

• план рахунків, що містить типові настройки аналітичного, валютного і кількісного обліку;

• довідник валют, що використовується при веденні валютного обліку;

• набір довідників для формування первинних документів і ведення списків об'єктів аналітичного обліку;

• набір документів, призначених для введення, зберігання і друку первинних документів і для автоматичного формування бухгалтерських проводок;

• набір констант, що використовуються для настройки загальних параметрів ведення обліку в конкретній організації;

• список коректних проводок, що дозволяє відстежувати правильність введення бухгалтерських проводок і прискорити введення кодів рахунків в документах і операціях;

• набір стандартних звітів, що дозволяють отримувати дані бухгалтерського обліку в різних розрізах по будь-яких рахунках, будь-яких об'єктах аналітики;

• спеціалізовані звіти по конкретних розділах бухгалтерського обліку;

• набір регламентованих звітів (податкових, бухгалтерських і інш.) і механізм їх оновлення;

• спеціальні режими обробки документів і операцій, виконуючі сервісні функції.

Технологічний процес обробки інформації щодо обліку оборотних активів складаєьтся з наступних етапів:

1. Підготовка первинної документації.

2. Створення інвентарної картотеки на дату впровадження системи.

3. Створення ноормативно-довідкової інформації на дату впровадження системи.

4. Створення набору даних руху оборотних активів.

5. Проведення розрахунків і внесення інформації в базу даних.

6. Формування інформації для наступного використання.

7. Проведення аналізу результуючої інформації.

8. Прийняття управлінських рішень на основі отриманих результатів.

Згідно з чинним в даний момент законодавством, деякі операції в бухгалтерському і податковому обліку повинні бути виконані по настанню першої з подій – оплати або відвантаження.

При проведенні кожного з документів конфігурації, набір проводок що формуються залежить від «першої події», відбувається автоматичний розрахунок поточного сальдо взаєморозрахунків з контрагентом на вибране замовлення і ПДВ від цієї суми. Перевагою такого автоматичного методу розрахунку є можливість коректного відстеження «першої події» при груповому перепроведенні документів. Необхідність групового перепроведення документів виникає у разі введення якого-небудь документа «заднім числом». У такій ситуації порушується єдина хронологічна послідовність всіх проведених документів і відповідно правильність сформованих проводок «по першій події».

Крім того, в електронній формі кожного документа, які передбачають виконання тієї або іншої операції в залежності від того, чи є дана подія першою, існує прапорець «Указать сумму предварительной оплаты (отгрузки) вручную». Після його включення стають доступними для редагування поля «Сумма предв. отгрузки (оплаты) « і «НДС предв. отгрузки (оплаты) «, в якому можна жорстко зафіксувати необхідну суму і ПДВ попередньої оплати (відвантаження). При проведенні документа в цьому випадку будуть враховані сума і ПДВ попереднього відвантаження (оплати), вказана в цих реквізитах.

Оскільки головною складовою типової конфігурації є план рахунків, перш ніж починати настройку програми, необхідно уважно з ним ознайомитися. Склад рахунків, субрахунків, можливість ведення аналітичного обліку, облік в кількісному і валютному вимірюванні – все це визначено в плані рахунків. У рамках даної конфігурації користувач не може видалити рахунки, що вже є або поміняти їх властивості (наприклад, встановити або відмінити ознаки ведення валютного або кількісного обліку, ввести або видалити вигляд субконто, оскільки ці рахунки використовуються в документах, звітах і довідниках. При цьому користувач може додати в план рахунків нові рахунки або субрахунки до рахунків, що вже є, якщо в цьому з'явиться необхідність.

Кожне підприємство має в своєму розпорядженні певні запаси матеріальних цінностей: товарів і основних матеріалів, сировини і допоміжних матеріалів, палива, запасних частин для ремонту, малоцінних і швидкозношуваних предметів. Основна маса матеріальних цінностей такого роду поступає на підприємство від постачальників.

Документами, що регламентують ведення взаєморозрахунків з постачальниками, є договори, в яких обмовляються умови постачання: найменування, кількість, термін ціна постачання ін., рахунки, пред'явлені постачальником на адресу організації-покупця, а також накладні. На основі вищеперелічених документів можуть виписуватися платіжні доручення, за допомогою оплати яких здійснюється безготівковий розрахунок з постачальником.

Облік запасів підприємства регулюється Положенням (стандартом) бухгалтерського обліку 9, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 20. 10. 1999 м. з подальшими змінами і доповненнями.

Придбані за плату запаси зараховуються на баланс підприємства по їх первинній вартості, яка складається з їх закупівельної вартості і інших витрат, пов'язаної з їх придбанням. Останні включають витрати по транспортуванню і страхуванню вантажів, суми ввізного мита, податки, що не відшкодовуються підприємству ін.

Для обліку розрахунків з постачальниками в типовій конфігурації використовується рахунок 63 «Розрахунки з постачальниками і підрядчиками», на якому передбачено ведення аналітичного обліку в двох розрізах: по субконто «Контрагенты» і «Заказы».

Синтетичний облік запасів організації ведеться в типовій конфігурації на рахунках: 20 «Виробничі запаси», 22 «Малоцінні і швидкозношувані предмети», 26 «Готова продукція», 28 «Товари» в розрізі їх місць зберігання (субконто вигляду «Места хранения») і власне видів ТМЦ (субконто «ТМЦ», довідник «Номенклатура») в кількісному і вартісному вимірюванні.

У арсеналі господарських коштів організацій є велика кількість предметів праці (дрібне обладнання, інвентар, спецодяг і інш.), які швидко зносяться в процесі використання, внаслідок чого термін їх використання не перевищує 1 року, або одного операційного циклу. Такі предмети прийнято називати малоцінними і швидкозношуваними.

У процесі бухгалтерського обліку МШП можна виділити декілька етапів:,

• надходження МШП;

• передача в експлуатацію;

• списання МШП.

Облік ТМЦ на оптових складах ведеться в конфігурації на рахунку 281 «Товари на складі» по їх обліковій (первинній) вартості в сумарному і кількісному вимірюванні.

Облік товарів вроздріб ведеться на рахунку 282 «Товари в торгівлі» по продажних (роздрібних) цінах, а також в сумарному і кількісному вираженні.

У типовій конфігурації передбачається, що товари завжди прибуткуються на оптовий склад, а потім переміщаються в магазин (роздрібний склад) за допомогою документа «Перемещение». При цьому формується націнка на переміщувані товари. Облік торгової націнки на товари ведеться на рахунку 285 «Торгова націнка». Аналітичний облік ведеться в розрізі субконто «Места хранения», «ТМЦ» і «Партии».

При цьому в конфігурації існує можливість вести облік ТМЦ на конкретному роздрібному складі тільки в сумарному виразі. У цьому випадку весь товарний залишок в магазині буде враховуватися не в розрізі всієї номенклатури і кількості, а тільки загальною сумою. Ознака ведення сумарного обліку встановлюється для конкретного роздрібного складу в формі його елемента в довіднику «Места хранения».

У аналітичному обліку весь товарний залишок в такому магазині буде відображатися по спеціальному елементу довідника «Номенклатура», який встановлюється в константі «Товары в ассортименте», і по партії – «Партия по умолчанию».

Підводячи підсумки можна сказати, що програма “1С: Бухгалтерія” оптимально підходить ТОВ “Укрдрук”, оскільки охоплює весь розгалуджений процес бухгалтерського обліку, дає можливість автоматично співпрацювати із складами підприємства. Також програма постійно оновлюється і це дає можливість в подальшому замінити версію 6. 0. більш новою. І нарешті бухгалтерам надається можливість отримати інформацію через гарячу лінію, яка працює для користувачів програми.

 

 

1. Закон України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні”.

2. Положення про документальне забезпечення записів бухгалтерського обліку. Затверджене наказом Міністерства фінансів України від 24. 05. 95р. №88

3. Положення (статдарти) бухгалтерського обліку

4. Інструкція по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів, документів та розрахунків. Затверджена наказом Міністерства фінансів України від 11. 08. 1994р. № 69

5. Міжнародні стандарти бухгалтерського обліку 1997/Під ред. С. Ф. Голов. – К: ФПБАУ, 1998р.

6. Автоматизовані системи обробки економічної інформації: Підручник/ За ред. Г. В. Лавінського, К: Вища школа, 1995

7. “1С: Бухгалтерія – Проф 6. 0. ”, версія для Windows// Руководство пользователя. – М., 1996