Теоретичні аспекти планування особистої роботи менеджера

Коли ми витрачаємо час на планування, його стає більше.

В. Гюго

 

1. Особливості використання робочого часу керівниками різних рівнів управління.
2. Правила і принципи ефективного планування робочого часу.
3. Особливості планування особистої роботи менеджера на вітчизняних підприємствах.
4. Особливості використання робочого часу керівниками різних рівнів управління

Керівник є центральною фігурою апарату управління, від результативності його праці залежить результативність діяльності не тільки окремих підрозділів підприємства, але й діяльність усього підприємства. Основними причинами неефективного використання робочого часу є: відсутність чіткого плану робочого дня; недостатня кваліфікація управлінського персоналу; невпорядкованість інформації; неорганізованість виробничих процесів; нечіткий розподіл прав і обов’язків; постійна зайнятість, безкінечна штурмівщина в справах, які вимагають планомірного вирішення, створюють в колективі непродуктивний стиль роботи, який приводить до нераціонального використання часу у всіх ланках, а нерідко і до банкрутства.

Разом з цим, необхідно відмітити, що нова армія менеджерів, бізнесменів в значній степені переглядає своє відношення до цього питання і в багатьох випадках вводить елементи ефективної організації праці, більш раціонального використання робочого часу. Вони надають перевагу попереднім домовленостям щодо проведення ділових зустрічей та переговорів тощо. Також самі секретарі – референти стали приділяти більше уваги культурі спілкування, організації своєї праці і активно брати участь в плануванні управлінської діяльності свого шефа, створювати і підтримувати авторитет своєї організації.

Штучне продовження тривалості робочого дня та нераціональна витрата часу – результат відсутності чіткості, плановості і організованості в роботі менеджерів, керівників. Вміння економно і правильно використовувати робочий час, постійно вдосконалювати процес його планування – ознака організованого керівника. Врахування затрат робочого часу по видах робіт дає можливість одержати повну картину завантаження того чи іншого дня конкретного керівника.

Проблема ефективного використання робочого часу і його планування хвилює керівників будь-якого рівня. Візьмемо, для прикладу, вищий інституційний рівень – керівника корпорації (президент, віце-президент). Для такого рівня керівників характерний дуже напружений темп і великий об’єм роботи, що визначається багато характерністю завдань і безперервно змінними зовнішніми умовами. Керівник такого рівня не може бути впевненим, що успішно завершив свою діяльність, оскільки організація продовжує діяти, а зовнішнє і внутрішнє середовище продовжують змінюватися, тобто постійно існує ризик припущення помилки. Робочий тиждень управляючих вищої ланки триває 6080 годин в тиждень і використовується наступним чином: заплановані засідання, зустрічі – 50%; незаплановані зустрічі – 10%; робота з паперами – 22%; поїздки, огляди – 3%; розмови по телефону – 6%.

Керівники середньої ланки, які координують і контролюють молодших підлеглих керівників, є об’єднуючою ланкою між керівниками вищої і низової ланок управління. Вони готують інформацію для рішень, які приймаються керівниками вищої ланки і передають ці рішення в технологічно зручній формі, у вигляді специфікацій і конкурентних завдань низовим лінійним керівникам. На основі досліджень було виявлено, що деякі керівники середнього рівня витрачають біля 89% часу на усну взаємодію. Згідно іншим дослідженням, такі керівники проводять тільки до 34% власного робочого часу на одинці, а більша частина часу витрачається ними на усне спілкування.

Характеризуючи роботу керівників низової ланки, необхідно відмітити, що їх робота є напруженою і наповненою різноманітними діями, частими перервами, переходами від однієї задачі до іншої. Завдання самі по собі потенційно короткі: було виявлено, що середній час, який витрачав майстер на виконання одного завдання, становив 48 сек. Часовий період для реалізації рішень також короткий. Вони майже завжди реалізуються на протязі менш як два тижні.

Вітчизняні дослідження, в ході яких визначались основні причини перевантаження керівників вищого та середнього рівня і причини неефективного використання робочого часу, призведе до наступних результатів: недостатня кваліфікація управлінського персоналу – 66%;

невпорядкованість інформації -50%; низький рівень механізації праці в управлінні – 50%; неорганізованість виробництв – 32%; нечіткий розподіл прав та обов’язків – 30%; велика кількість нарад – 28%.

Аналіз використання робочого часу вітчизняними керівниками свідчить про наступне: тривалість робочого часу перевищує норму на 3-4 години, а корисна зайнятість при цьому складає всього 5-6 годин; замісники директора, головні інженери перепрацьовують по 2 -3 години, а корисна зайнятість відповідно складає 5 -6 годин. Начальники цехів використовують час приблизно так, як і головні інженери. Коли мова йде про корисну зайнятість, то мається на увазі перелік робіт, видів діяльності, прийняття рішень і т. д., які входять в компетенцію тільки даних керівників.

Висновок: Ефективність використання часу не означає, що він наперед розписується до останньої хвилини. Така ефективність з точки зору гнучкої і мобільної роботи була б повним абсурдом. В той же самий час ефективність не означає і «вижимання поту». Навпаки, ефективність пов’язана з неперервністю, яка забезпечує планову основу у використанні часу і дає змогу відпочити після роботи, зібратися з силами для успішної реалізації діяльності.

 

 

1. При перспективному плануванні увагу приділяють стратегічним питанням (тим більше, чим вищий рівень управління).
2. Працюйте у відповідності із затвердженим регламентом роботи підрозділів, встановленою ієрархією управління і вимагайте дотримання регламентів замісниками і підлеглими.
3. Строго дотримуйтеся режиму дня і графіка роботи, вимагайте цього від підлеглих.
4. Керівнику потрібно періодично переглядати вирішені ним задачі, щоб визначити, чи можна було б їх виконати за більш коротший строк.
5. Почніть планування кожен робочий день, відділяючи справи першочергової