Теоретичні аспекти планування особистої роботи менеджера

При розумному плануванні часу стає більше. Кожна година, витрачена на ефективне планування, економить 3-4 години виконавчого часу. Невдале планування – це планування невдач. Відсутність планів особистої роботи приводить до того, що поточні питання пересувають на задній план більш важливі справи. При нестачі часу для управлінської діяльності буде характерно:

• безплановість у використанні робочого часу і слабке опрацювання пріоритетів,
• нервовість і сумбурність в діях,
• нестерпність в прийнятті рішень, по відношенню з рівними по рангу і з підлеглими,
• недостатній рівень розподілу управлінської праці в підрозділах і низька степінь делегування,
• відсутність порядку на робочому місці,
• надлишок і безсистемність кореспонденції на робочому столі,
• нестача часу для відпочинку, поганий сон, а, відповідно, і поганий настрій наступного дня. Для розумової діяльності настрій має велике значення – це 70% продуктивності.

Плануйте час у відповідності із значенням і важливістю задач, а не з їх питомою вагою в загальній кількості справ.

Складаючи план, використовуйте пропорцію 60: 40, тобто основне правило планування часу:

• 60% – запланований час;
• 20% – непередбачений час;
• 20% – спонтанний час.

 

 

Перерахуйте всі роботи, які заплановані для реалізації в майбутньому плановому періоді. Невиконані з цього списку можете взяти за основу для заповнення «вільних місць» при складанні плану на наступний період.

Регулярність – системність – послідовність. Працюйте над своїми планами часу регулярно і системно, послідовно доводьте до кінця всі розпочаті справи.

Реалістичне планування. Не впадайте в крайність надмірного планування і плануйте лише такий об’єм задач, з якими реально можете справитися.

Пристосованість. Проявляйте гнучкість, оскільки плани обліку часу складаються не для того, щоб полокшити життя, а для того, щоб досягнути цілі.

Відновлення втрат часу. Прагніть зразу відновити втрати часу. Необхідно, щоб діла не «зависали», а були виконані.

Письмова форма. Складіть часові плани на формулярах свого виробництва чи на спеціально розроблених карточках і Ви будете завжди мати повний огляд справ.

Перенесення незавершеного. Невиконані, але важливі задачі перенесіть в план майбутнього періоду. Тим самим вони автоматично враховуються при розробці нових планів.

Фіксація результатів замість дій. Фіксуйте в планах результати чи досягнуті цілі, а не просто будь-які дії.

Встановлення часових норм. Встановлюйте точні часові норми, передбачте в своєму плані рівно стільки часу на ту чи іншу справу, скільки вона дійсно потребує.

Строки виконання. Встановлюйте точні строки виконання для всіх видів діяльності. Таким чином Ви привчитесь до самодисципліни. Уникайте нерішучості, повільності та відкладання справ.

Встановлення пріоритетів. Точно визначте, якій справі Ви надаєте перевагу і, виходячи з цього, встановлюйте послідовність виконання робіт.

Позбавлення від «тиранії терміновості». Вчіться відрізняти важливе від термінового і позбудьтеся від «тиранії» термінових справ. Самі термінові справи не завжди бувають самими важливими, однак саме термінова і невідкладна справа забирає велику частину нашого часу. «Тиранія» термінового виникає по причині неправильності вибору пріоритетів, надання переваги неважливому. Внаслідок невдалого планування неважливі справи стають терміновими.

Делегування (передоручення) справ. Із самого початку в своїх планах необхідно встановити, яку роботу Ви повинні виконувати особисто, а яку можна передоручити (делегувати).

«Поглиначі» часу і резерви часу. Виділіть відповідний відсоток свого часу для резерву на непередбачених відвідувачів, телефонні розмови, неочікувані проблеми чи на випадок недооцінки тривалості окремих справ і прагніть скоротити кількість і об’єм «поглиначів» часу.

Переопрацювання – перепровірка. Постійно перепрацьовуйте і перепровіряйте свій план з точки зору того, чи можуть ті чи інші задачі (цілі) бути реалізовані повністю.

Вільний час. Плануйте і корисно використовуйте свій вільний час.

Часові блоки і спокійний час (закриті години). Резервуйте тривалі неперервні періоди часу для крупномасштабних завдань (спокійний час, закриті години) і більш короткі проміжки – для декількох дрібних справ. Якщо це можливо, використовуйте цей час в першій половині дня «за зачиненими дверима».

Час для планування і творчості. Відповідну частину часу необхідно залишити для планової, підготовчої і творчої роботи, а також для підвищення кваліфікації.

Рутинна робота. Плануйте виконання рутинних функцій, наприклад, читання місячних звітів, обхід об’єкта тощо. Необхідно також виділити і згрупувати окремо дрібні роботи.

Непродуктивна діяльність. Слідкуйте за тим, щоб на непродуктивну діяльність, як наприклад, виготовлення фотокопій, несуттєві збори і т. д. витрачалося б як можна менше часу. Обмежуйтеся тільки дійсно необхідним, бо будете неспроможні використати свій час для більш важливих справ.

Альтернативи. При плануванні намагайтеся розмірковувати оперативно, за принципом «завжди є інший, кращий шлях».

Різноманітність. Вносьте різноманітність в свою діяльність, чергуючи виконання довго- і короткострокових проектів, індивідуальної роботи з груповою.

Узгодженість часових планів. Прагніть зробити свої робочі будні насиченими і втілюйте свої плани в життя, для чого узгоджуйте їх з планами інших людей (секретаря, начальника, підлеглих, колег).

 

 

Планування покликане забезпечити раціональне використання найціннішого ресурсу для керівника – часу. Чим краще розподілений (тобто спланувати) час,