Портал освітньо-інформаційних послуг «Студентська консультація»

  
Телефон +3 8(066) 185-39-18
Телефон +3 8(093) 202-63-01
 (093) 202-63-01
 studscon@gmail.com
 facebook.com/studcons

<script>

  (function(i,s,o,g,r,a,m){i['GoogleAnalyticsObject']=r;i[r]=i[r]||function(){

  (i[r].q=i[r].q||[]).push(arguments)},i[r].l=1*new Date();a=s.createElement(o),

  m=s.getElementsByTagName(o)[0];a.async=1;a.src=g;m.parentNode.insertBefore(a,m)

  })(window,document,'script','//www.google-analytics.com/analytics.js','ga');

 

  ga('create', 'UA-53007750-1', 'auto');

  ga('send', 'pageview');

 

</script>

Теоретичні аспекти планування особистої роботи менеджера

Предмет: 
Тип роботи: 
Лекція
К-сть сторінок: 
8
Мова: 
Українська
Оцінка: 

тим краще він може бути використаний в особистих і професійних інтересах керівника. Г оловна перевага планування роботи полягає в тому, що воно приводить до значної економії часу в цілому. Існує оптимум витрати часу на планування, після якого подальше збільшення часу на планування стає неефективним від загального планового періоду (рік, місяць, тиждень, день). Такий оптимум має складати не більше 1%. Успішна діяльність організації можлива лише за умови, що планування в ній здійснюється цілеспрямовано.

При плануванні особистої роботи необхідно дотримуватися такої послідовності:
  • визначення затрат часу на постійні справи (аналіз бюджету часу) ;
  • аналіз змісту плануючих справ і визначення часу, необхідного для їх виконання;
  • співставлення затрат часу на плануючі справи з особистим бюджетом часу;
  • складання перспективного плану;
  • складання плану-графіка;
  • формування списку поточних справ і складання плану робочого дня.
Процес праці керівника повинен починатися з вибору особистісних цілей.
Встановлена ціль – це свідоме виконання своїх дій для її реалізації. Цілі керівника повинні відповідати таким вимогам, а саме: бути досяжними, конкретними, вимірюваними та узгоджені між собою; мати конкретний часовий горизонт.
Процес встановлення особистісних цілей менеджера передбачає три етапи:
  1. Визначення цілей – керівник повинен визначити, чого він бажає досягти в особистому і професійному плані.
  2. Аналіз можливостей досягнення встановлених цілей – проаналізувати свої сильні і слабкі сторони, які можуть полегшувати або ускладнювати досягнення цілей, а також відповідність між цілями і наявними ресурсами.
  3. Уточнення і конкретне формулювання цілей. Для подальшого планування необхідно залишити тільки реальні для досягнення цілі, чітко сформульовані з конкретною часовою характеристикою. Пропонується встановлювати довгожиттєві, середньожиттєві (до 5 років) і короткожиттєві (до 1 року) цілі.
Після встановлення цілей розпочинається власне планування роботи. Процес розробки плану особистої роботи менеджера здійснюється згідно етапів, представлених на рисунку 4. 1.
 
Рис. 4. 1. Схема процесу планування особистої праці менеджера
На першому етапі менеджер складає перелік справ, які слід виконати протягом планового періоду. Це можуть бути: завдання із перспективного переліку справ; невиконані завдання у минулому звітному періоді; додаткові інші справи та завдання, які періодично виникають. Перелік завдань слід складати у письмовій формі. Наприклад, у переліку справ на день відображають такі завдання: проведення нарад, прийомів, робота з документами, поїздки, контроль, телефонні переговори тощо. на цьому етапі достатньо здійснювати наближене рангування завдань, тобто розподілу їх за ступенем важливості або терміновості.
Другий етап передбачає визначення витрат часу, необхідного для виконання кожного виду роботи. Тут багато що буде залежати від складності і незвичайності вирішуваних завдань, досвіду і професіоналізму самого керівника, кваліфікації управлінського персоналу та інших факторів. Разом з тим, деякі види управлінських дій можна регламентувати досить чітко. Наприклад, керівники заздалегідь регламентують тривалість наради, ділового засідання, зустрічі та прийому. Однак, в цілому оцінка необхідних витрат часу буде приблизною і потребує їх корегування в ході реалізації того чи іншого завдання. Загалом встановлення тривалості виконання робіт дисциплінує керівника, примушує його вкладатися у встановлені строки.
Третій етап передбачає визначення резервного часу, особливо, на непередбачені справи. Робочий час керівника рекомендовано ділити на три частини з таким розподілом часу:
60% – запланований час на заплановані справи – виходячи з 8-го робочого
дня, запланованої активності 5-6 годин;
20% – резерв часу (незапланований час) на непередбачений дії;
20% – резерв часу (спонтанний час) на управлінську творчу діяльність
керівника.
Отже, співвідношення між плановим часом і резервом має становити 60: 40.
Четвертий етап передбачає визначення фонду робочого часу планового періоду. Визначаючи плановий час, слід виходити з 5-6 годин на день. У тижневому плані за п’ятиденний тиждень загальний фонд робочого часу становитиме 40 год., а вирішення планових завдань – не більше як 30 год.
П’ ятий етап передбачає здійснення контролю, який полягає у співставленні розрахованих на другому етапі витрат часу на виконання планових робіт з фондом робочого часу. Якщо спостерігається перевищення потрібних витрат часу над фондом планового періоду, необхідно переглянути перелік планових робіт.
Шостий етап передбачає складання плану особистої роботи керівника, готового до виконання. Для зручності такі плани рекомендовано розробляти за допомогою щоденників часу, персональної оргтехніки, в яких відображають завдання, необхідні дії, номери телефонів, адреси тощо.
Завдяки встановленому резерву часу менеджер має змогу протягом планового періоду адекватно реагувати на можливі зміни та ускладнення в процесі реалізації тих чи інших завдань, вирішувати непередбачувані справи, займатися творчістю.
Планування робочого часу менеджера повинно здійснюватися з урахуванням раціональної черговості проблем, які необхідно вирішити:
  • спочатку слід вирішувати справи: з фіксованим терміном виконання; ті, що вимагають значних витрат часу; неприємні справи, відкладання яких на потім небажано,
  • далі планується до виконання рутинна робота і виконання повсякденних обов’язків,
  • потім здійснюється реалізація другорядних і епізодичних справ (наприклад, читання поточної кореспонденції, обходу робочих місць).
У будь-якому якому випадку при плануванні встановлюється точний термін завершення роботи.
Врахування принципу підвищеної працездатності є необхідним в денному плані. У більшості людей є два її піки: з 9 до 13 год. і з 16 до 18 год. на цей час необхідно планувати найбільш складну і відповідальну роботу.
Денний план повинен включати вирішення не більше 10 проблем, зокрема не більше 3 першочергових, робота над якими здійснюється насамперед. Найважливіші, а також самі неприємні справи плануються на ранкові години, з тим, щоб до вечора їх вдалося завершити.
Складати конкретні плани на більш-менш тривалий період важко. Тому на практиці зазвичай обмежуються розробкою плану особистої роботи на день, тиждень, місяць.
Висновок: Ефективне використання робочого часу і планування нероздільні. Проблему раціонального використання робочого часу необхідно вирішувати комплексно. Для досягнення позитивних результатів необхідно здолати психологічний бар’єр: усунути сумніви щодо можливості регламентації робочого дня, впровадження конкретної системи і технології організації роботи в апараті управління. Раціональне використання робочого часу передбачає ведення записів про те, як використовується робочий день, планування виконання найменш цікавих задач на період найбільшої працездатності, аналіз своєї роботи для того, щоб визначити, як об’єднати чи вилучити ті чи інші дії, не віддавати перевагу короткостроковим задачам перед довгостроковими, розглядати послідовність виконання своєї роботи і вносити до неї відповідні корективи для досягнення кращих результатів, визначати пріоритети вирішуваних задач по важливості поставлених цілей.
 
Фото Капча