Визначення економічної ефективності технологічних процесів

Перший етап. На основі супровідного документу (накладної, товарно-транспортної накладної тощо) постачальника матеріальних цінностей, а також використовуючи багаторівневе меню, користувач (завідуючий складом) здійснює послідовний пошук повного найменування постачальника (назви міста та імені) у масивах назв міст та постачальників. Знайдене ім’я постачальника використовується для автоматизованого пошуку відповідного документа-договору з переліком матеріальних цінностей, що постачаються цим постачальником, що є у масиві договірних поставок. Потім з масиву бібліотеки форм документів викладається на екрані ПЕОМ форм потрібного документа. В цю форму автоматичного записується (з масиву договірних поставок) повне найменування постачальника, а також перелік (коди і найменування) матеріальних цінностей, їх одиниці виміру і ціни. Крім того, за допомогою клавіатури в цю форму вводяться інші ознаки (номер документа, дату тощо). Отже, таким чином підготовлена на екрані ПЕОМ заготовка первинного документа. 

На другому етапі користувач за допомогою клавіатури вписує у форму, що є на екрані, до відповідних рядків (найменувань) фактичну кількість прийнятих на складі матеріальних цінностей. Не заповнені рядки зазначеним показником з форми спираються методом редагування. Крім того, користувач, після контролю вірності заповненого документа на екрані, проставляє свій персональний код у зазначеному місці. 

На третьому етапі автоматично (програмно) визначаються суми: 

-по кожному рядку (найменуванню матеріалів) шляхом множення фактичної кількості на ціну (підприємства); 

-на документи в цілому(шляхом підсумування зазначених вище сум). 

На четвертому етапі принтером друкується первинний документ, або щоденна нагромаджу вальна відомість аналогічного (що і документ) змісту. Створений таким чином документ відповідно оформляється і передається за призначенням до бухгалтерії. Зафіксована таким чином фактична інформація, яка достовірна і документально оформлена у ритмі виробництва, формується у оперативний масив прибуткових документів (невідфактуровані поставки), а потім використовується для оперативного управління, обліку, аналізу тощо. 

Крім того, ці дані також фіксуються у електронній картці обліку матеріальних цінностей на складі, що є в ПЕОМ. Передумовою збирання фактичної інформації про заготівлю матеріальних цінностей є попередня підготовка відповідних доповнень до форм (що є в масиві бібліотеки) прибуткових документів – створення додаткової зони, а також формування форд машинограм про заготівлю матеріальних цінностей, невідфактуровані поставки, матеріали у дорозі, розрахунки з постачальниками, виконання договорів на поставки та інші (масив бібліотеки форм документ і в). Крім того, використовуються раніше створені масиви назв міст і постачальників, та договірних поставок, а ПЕОМ використовується як АРМ бухгалтера по обліку матеріальних цінностей. 

На першому етапі користувач-бухгалтер по даним платіжного документу(наприклад платіжної вимоги), що надійшов від установи банку, а також використовуючи багаторівневе меню здійснює послідовний пошук найменування постачальника у відповідних масивах(як і при прийманні матеріалів на складі). Знайдене ім’я постачальника використовується для автоматизованого пошуку відповідного прибуткового ордера, яким оформлено надходження на склад матеріальних цінностей від даного постачальника, у оперативному масиві прибуткових документів (невідфактуровані поставки). Знайдений відповідний прибутковий документ виводиться на екран. Коли у зазначеному масиві цього документа не виявлено, то на основі даних платіжного документа формується оперативний маси матеріалів в дорозі. Порядок його формування такий, як і оперативного масиву прибуткових документів.

На другому етапі бухгалтер звіряє показники платіжного документа з аналогічними (кількісними) показниками форми прибуткового документа, що є на екрані. Збіжність даних підтверджується бухгалтером вводом з клавіатури в додаткову зону прибуткового документа таких показників: код виду сплачення, номер платіжного документу, його дата, загальна сума по документу, в тому числі сума за матеріали (у цінах постачальника), інші суми (націнка, знижка, за тару тощо), також свій персональний код.

На третьому етапі формується масив «парних» документів, тобто таких прибуткових документів, у яких заповнена додаткова зона необхідними показниками, узяті з платіжних документів. Такі «парні» документи бувають двох видів: сплачені документи і не сплачені документи (відрізняється кодом виду оплачений). Зазначені прибуткові документи вилучаються з оперативного масиву прибуткових документів (невідфактурованих поставок) і на основі формується масив «парних» документів. Прибуткові документи що залишились у масиві після вилучення «парних» документів, характеризуються (на кінець місяця) як невідфактуровані поставки.

На четвертому етапі здійснюється формування і видавання результатної інформації на екрані ПЕОМ або на паперовий носій (машинограму). Дані про заготівлю матеріальних цінностей формуються на основі масиву «парних» документів. Вони характеризують ім’я постачальника, номер платіжного документа і його дату, а також загальну суму за документом постачальника, у тому числі суму за матеріальні цінності у цінах постачальника, суми націнки, знижки, за тару та інші суми. Крім того, тут є сума за матеріальні цінності по документу у цінах постачальника і підприємства. У кінці документа є загальні підсумки зазначених сум і відповідні кореспонденції рахунків; дані про невідфактуровані поставки формуються в кінці місяця на основі прибуткових документів, що залишились у оперативному масиві прибуткових документів після вилучення «парних». Вони характеризуються ім’ям постачальника, номер прибуткового документа і його дату, ім’я матеріальних цінностей (коди і найменування), одиницю виміру, ціну, кількість, суму а також загальну суму за документом. Крім того, зазначається загальний підсумок суми і відповідна кореспонденція рахунків. Ці дані в наступному місяці будуть використані при формуванні «парних» документів; дані про матеріали в дорозі формуються в кінці місяця на основі аналогічної назви оперативного масиву. Вони характеризують ім’я постачальника, номер