+3 8(066) 185-39-18
fскорочує цикл процесів діловодства (наприклад, одночасне тиражування документа і розсилання його в підрозділи для паралельної обробки).
Для прискорення документообороту дуже важливий принцип прямоточності, сутність якого полягає у виключенні зворотних рухів документації, зупинок, заторів.
Два принципи організації системи виробництва - безперервність і ритмічність - стосовно управлінських процесів мають розглядатися з погляду цільової функції інформаційного забезпечення. Основою технології процесів управління є процедура ухвалення рішень.
В основі процесу ухвалення рішень з управління фірмою лежать чотири основних принципи, ігнорування яких (повне або часткове) може призвести до помилкових рішень і незадовільних результатів. Дотримання ж цих принципів дає можливість ухвалювати якісні рішення на всіх рівнях організації.
Перший принцип - це принцип організаційної відповідності. Структура і форма організації мають бути пристосовані до безперебійного здійснення зв'язків, що полегшує як процес прийняття рішень, так і контроль за їхнім виконанням. Не можна не враховувати й того факту, що повноваження і відповідальність усе більше переходять із рук у руки. Тільки покладаючи на менеджерів відповідальність за результати їхніх рішень, можна підготувати кращі керівні кадри.
Другий принцип: мета, стратегія і політика мають бути настільки чітко сформульовані, щоб вони дали можливість приймати рішення загального характеру, що стосуються нових видів діяльності, потреби в продуктах яких на сьогодні ще немає.
Третій принцип вимагає мати достатню кількість надійних даних про ситуацію, що змінюється, необхідних для підтримки ефективних зв'язків між менеджерами вищого рівня й більш низькими рівнями організації. Надзвичайно важливо робити добір наявних даних так, щоб менеджери вищого рівня мали в своєму розпорядженні тільки ті факти, які їм справді потрібні, й не були перевантажені фактичним матеріалом, що не стосується справи.
Четвертий принцип передбачає гнучкість, без якої можуть залишитися невикористаними незліченні можливості. За ідеальних умов (наявність точних критеріїв, ясної мети і повної інформації) потреба в менеджерах, що приймають рішення, була б невелика. ЕОМ змогла б відповісти на будь-яке запитання. На жаль, ми живемо далеко не в ідеальному світі, й постійно існує потреба в кваліфікованих менеджерах для визначення оптимальних напрямів дій організації. За своєю природою перелічені принципи є універсальними, і їх необхідно дотримуватися в управлінській та підприємницькій діяльності.
Зазначимо, продовжуючи розмову в даному ракурсі, що менеджери звичайно приймають рішення, пов'язані з визначеними зобов'язаннями й необхідністю втілювати їх у життя. Якщо рішення прийнято, його важко змінити. Процедура аналізу альтернатив при прийнятті рішень відрізняється від процедури причинно-наслідкового аналізу.
У процесі постійного здійснення управлінської діяльності відбувається типізація рішення зокрема, воно може бути: стандартним, при прийнятті якого існує фіксований набір альтернатив; бінарним (так або ні); багатоваріантним (є дуже широкий спектр альтернатив); інноваційним, коли потрібно почати дії, але немає прийнятних альтернатив тощо.
Найбільш поширений тип рішень - це стандартне рішення. Аналітичні кроки, необхідні для його прийняття, можуть використовуватися також і для інших типів рішень. При прийнятті будь-якого типу рішень досвід менеджера включається з першого кроку й використовується в ході всього цього процесу. Якщо в причинно-наслідковому аналізі необхідно побоюватися "улюблених причин" менеджерів, то при прийнятті рішень можна стати жертвою "улюблених альтернатив". У цьому разі надання переваги "улюбленому варіанту" може звести нанівець увесь аналіз і привести до заздалегідь відомого вибору.
Процес прийняття рішень, котрий ґрунтується на наукових основах, включає ряд послідовних етапів (стадій), які можуть бути поєднані один з одним як прямими, так і зворотними зв'язками, утворюючи своєрідні цикли. У конкретних випадках, особливо при розробленні масових стандартних рішень, окремі етапи випадають або інтегруються. Таким чином, фактична кількість етапів визначається самою проблемою.
Як правило, для успішного здійснення процесу прийняття управлінських рішень менеджеру необхідно пройти вісім основних його стадій (рис. 1).
На першій стадії головне завдання - правильно визначити мету рішення. Будь-який процес ухвалення рішення має розпочинатися з усвідомлення необхідності його ухвалення. Важливо насамперед задатися запитанням про сам вибір, який необхідно зробити. Такі запитання сприяють виконанню трьох завдань: показують зв'язок рішення з необхідністю зробити вибір; задають напрям пошуку альтернатив; виключають альтернативи, що лежать за межами поставленої мети.
Намагаючись забезпечити слушність постановки мети рішення, менеджер має відповісти на такі запитання: який вибір я намагаюся зробити? Це запитання дає точку відліку. Воно буде уточнено двома наступними запитаннями: чому це рішення необхідне? Яким було останнє рішення?
Останнє запитання випливає з концепції, що всі рішення утворюють певний ланцюг. Тому дуже важливо знайти місце даного рішення в ньому. Наприклад, припустимо, що мета рішення полягає у виборі програми підготовки кадрів для здійснення заходів з поліпшення умов праці. Перед тим як поставити таку мету, необхідно відповісти на запитання: упевнені ми, що поліпшення умов праці дасть змогу розв'язати проблему поліпшення морального клімату в колективі? Якщо це так, то виникає нове запитання: чи переконані ми, що потрібна програма підготовки кадрів? Тільки відповівши на ці запитання, можна рухатися далі, враховуючи те, що попередні рішення є результатом серйозного аналізу.
Друга стадія пов'язана зі встановленням критеріїв рішення. Оскільки рішення оцінюють насамперед за отриманими результатами, то з їхнього розгляду логічно почати процес вибору. Ці результати називають критеріями рішення, і вони є основою фактично здійснюваного вибору. Менеджерам