Методичні матеріали з дисципліни «Українська мова (за професійним спрямуванням) « до теми «Ділові папери як засіб мовної комунікації»

Бажаємо успіхів.

Директор (підпис) П. С. Коноваленко

Звороти та фрази, які можна використати у відмовах:

На жаль, ми не можемо прийняти Вашу пропозицію.

Дуже шкода, але через цілу низку причин ми не можемо задовільнити Ваше прохання.

Шкода, але з огляду на ускладнення ситуації....

З прикрістю повідомляємо, що...

На жаль, повинні повідомити Вам про неможливість...

Лист-нагадування

Лист-нагадування – один з найбільш неприємних моментів ділового листування. У листі міститься нагадування клієнтам про необхідність оплатити прострочені платежі.

Інколи доводиться надсилати нагадування декілька разів, але навіть у цьому випадку нагадування має бути ввічливим і тактовним.

Зразок тексту:

Шановний пане Сергієнко.

Протягом останніх двох тижнів Вам було надіслано три офіційні нагадування про заборгованість нашій компанії.

На жаль, ми не отримали жодної відповіді від Вас, а Ваші платежі знову відзначені як неоплачені.

Продовження нашої співпраці буде можливим лише в тому випадку, якщо Ви сплатите борг до ____________.

(дата)

Наперед вдячні.

Головний бухгалтер (підпис) А. В. Антоненко

Фрази та звороти, які можна використати в нагадуваннях:

На жаль, знову нагадуємо Вам про необхідність оплатити рахунок за...

Нам дуже незручно, що змушені знову нагадувати Вам про...

Дуже шкода, але всі попередні нагадування були марними...

Змушені нагадати Вам, що досі не отримали від Вас оплаченого рахунку

Рекламаційний лист і лист-претензія

Цей вид листів стосується невиконання відповідальними сторонами ділових домовленостей, що тягне за собою висунення претензій партнерові, який порушив умови досягнутої домовленості і виконав неякісно або ж зовсім не виконав покладені на нього обов’язки. Претензії можуть бути пред’явлені через різноманітні порушення: якість товару за певними показниками не відповідає зазначеній в угоді: виявлена внутрішньотарна недостача отриманого товару; прострочений термін постачання; незадовільна якість чи зовнішній вигляд упаковки тощо.

Зразок тексту:

Шановні панове.

У поставленій Вами партії товару, відвантаженого у вагоні №___ за залізничною накладною №____ в рахунок контракту №___________

(цифра) (цифра)

від _________, оплаченій нами за Вашим рахунком №_____, виявлено такі дефекти:

1. Пошкоджена тара (п’ять одиниць).

2. Виявлена недостача товару (десять пар взуття).

3. Кількість неякісних одиниць у партії – 10 пар.

Враховуючи зазначене вище, змушені попередити Вас, що

сума 20000 (двадцять тисяч) гривень буде вирахувана із 20% залишку за контрактом №_____.

Додаток: акт експертизи на 2 с. в 1 прим.

З повагою

Директор ЦУМ (підпис) О. К. Ведмеденко

Мовними зворотами, які можна використати у претензії:

Нам дуже неприємно, що...

Ми дуже занепокоєні таким станом справ, що...

Ми розчаровані Вашою відповіддю на наш лист від...

Висловлюємо своє незадоволення з приводу...

Лист-вибачення

Інколи у співпраці ділових партнерів виникають ситуації, що вимагають вибачення, а також ужиття заходів з метою уникнення неприємних випадків у діяльності фірми. Для цього слід без зволікань написати листа, в якому необхідно перепросити партнера.

Зразок тексту:

Шановний пане Василю.

Мені дуже шкода, що така довгоочікувана і важлива зустріч не відбулася. Щиро прошу вибачення за те, що змусив Вас змарнувати час. Ще раз перепрошую, і якщо це можливо, прошу призначити повторну зустріч у зручний для Вас час для обговорення давно назрілих питань.

З повагою до Вас (підпис) К. П. Карпенко

Рекомендовані фрази та мовні звороти:

Просимо вибачення за...

Вибачте, будь-ласка,...

Перепрошуємо Вас...

Щиро просимо вибачення за затримку з відповіддю на...

Лист-подяка

У діловій співпраці одним з найбільш уживаних слів має стати дякую. Не варто забувати подякувати за надіслане запрошення, зроблену послугу чи надану допомогу, підтримку.

Зразок тексту:

Шановний пане Юрію.

Від імені дирекції заводу дякуємо Вам за проведений курс підготовки спеціалістів-маркетологів. Ваша допомога була вкрай необхідною і корисною, оскільки ми дуже гостро відчували потребу у фахівцях високого рівня кваліфікації.

Ще раз дякуємо і висловлюємо сподівання на успішне продовження нашої співпраці у справі підготовки кваліфікованих кадрів.

З повагою і побажанням успіхів

Ректор ЗНУ (підпис) К. П. Овсієнко

Рекомендовані мовні звороти:

Щиро дякуємо Вам...

Висловлюємо свою найщирішу вдячність за...

З Вашого боку було дуже люб’язно...

Пишу Вам із почуттям глибокої вдячності...

Висловлюємо свою щиру вдячність за надану нам інформацію про...

Супровідний лист

Супровідний лист надсилається разом з комерційними документами (розрахунком-фактурою, накладними, чеками) або при пересиланні каталогів, проспектів, прейскурантів, буклетів, зразків нових товарів тощо і покликані інформаційно супроводжувати їх або просто констатувати певний факт.

Зразок тексту:

Шановні партнери.

Надсилаємо Вам докладний перелік нашої продукції. Просимо уважно ознайомитися з каталогом і визначити відповідність пропонованих товарів Вашим торговим планам.

З повагою

Директор фабрики (підпис) В. Г. Максименко

Типові вислови в супровідних листах:

Надсилаємо Вам...

Додаємо перелік нашої нової продукції...

На Ваше прохання надсилаємо робочі креслення...

Просимо Вас ознайомитися з переліком нових товарів...

Рекомендаційний лист

У діловому партнерстві дуже широко практикуються рекомендаційні листи. Ці листи складаються, якщо необхідно заручитися поважною рекомендацією чи, навпаки, дати рекомендацію комусь. Це можуть бути клопотання на здобуття стипендії чи ґранту, отримання відповідальної посади тощо.

Рекомендаційні листи повинні обов’язково містити мінімальні відомості про рекомендованого: скільки часу знайомі, які характерні риси вирізняють рекомендованого, з якими його працями чи досягненнями знайомі тощо.

У рекомендаційному листі чітко формулюється мета рекомендації: рекомендую чи не рекомендую. Висловлюється також готовність нести певну відповідальність за рекомендовану особу.

Зразок тексту:

Вельмишановний пане Андрію.

Мені стало відомо, що Ви комплектуєте дослідну лабораторію з питань розроблення нової модифікації авіадвигуна. Рекомендую Вам звернути увагу на подавача цього листа Петренка Миколу.

Знаю його ще зі студентських років, коли він блискуче захистив дипломну роботу на тему __________________ і зарекомендував себе

(тема)

старанною і наполегливою людиною. Як дослідник, він характеризується нестандартністю мислення, прагненням до пошуків нових шляхів реалізації задуманого. Сподіваюся, що прийнявши п. Миколу на роботу, Ви зробите оптимальний вибір.

Зі щирою повагою до Вас

Декан ЗНТУ (підпис) В. С. Короленко

Лист-запрошення

Суто ділові запрошення (на конференцію, форум, з’їзд, нараду, презентацію, симпозіум, засідання тощо) пишуться на фірмових бланках, а до культурно-мистецьких заходів часто виготовляють спеціальні художньо оформлені запрошення.

Основою змісту кожного запрошення є: хто, кого, куди, коли, з якої нагоди запрошує. Ці факти мають бути викладені чітко й недвозначно, щоб у адресата не виникало жодних сумнівів чи вагань.

Листи-запрошення мають працювати на зорове сприйняття, тому основна інформація виділяється великими буквами, іншим шрифтом та кольором.

Зразок тексту:

Шановний Петре Васильовичу!

Запорізький національний технічний університет проводить VІІІ Всеукраїнську науково-практичну конференцію «Державна етнонаціональна політика: правовий та культурологічний аспекти в умовах Півдня України», яка відбудеться 1-3 жовтня 2012 р.

Запрошуємо Вас узяти участь у нашій конференції. Тези доповідей просимо надіслати до 10 вересня 2012 р. в електронному та друкованому вигляді. Матеріали слід оформлювати за вимогами ВАК України. Робочі мови – українська та англійська.

За матеріалами конференції буде видано збірник наукових праць.

Адреса оргкомітету: вул. Жуковського, 64, ауд. 270, кафедра українознавства ЗНТУ, м. Запоріжжя, 69063.

З повагою

Голова оргкомітету (підпис) М. В. Діденко

Рекомендовані мовні звороти:

Запрошуємо Вас...

Чекаємо Вас...

Будемо раді бачити Вас...

Будемо раді вітати Вас на урочистостях...

Дозвольте запросити Вас на урочисте відкриття...

Лист-вітання

Лист-вітання є одним з атрибутів успішної співпраці ділових партнерів. У таких листах доречно привітати з початком чи успішним завершенням справи, ювілеями, днем народження, державними святами, що сприятиме налагодженню дружніх стосунків та взаємопорозуміння.

Зразок тексту:

Шановні колеги!

Прийміть наші найкращі вітання з Різдвом Христовим та Новим роком.

Минулий 2011 рік був плідним для нас: спільними зусиллями ми досягли значних успіхів. Тож нехай наступний рік буде ще успішнішим і принесе здоров’я, щастя, багато приємних несподіванок усім Вашим працівникам та їх сім’ями.

З найкращими побажаннями

Ректор КПУ (підпис) В. П. Силекно

Рекомендовані мовні звороти:

Дозвольте привітати Вас...

Прийміть мої щирі вітання з нагоди...

Від щирого серця вітаю Вас...

Вітаємо Вас з великим успіхом...

Щиро вітаю Вас з обранням на посаду...

 

1. ДСТУ 4163-2003.
2. Мацюк З., Станкевич Н. Українська мова професійного спрямування: Навчальний посібник. – К. : Каравела, 2008.
3. Глущик С. В., Дияк О. В., Шевчук С. В. Сучасні ділові папери: Навчальний посібник. – К. : Арій, 2009.
4. Шевчук С. В. Українське ділове мовлення: Підручник. – К. : Арій, 2009.
5. Шевчук С. В., Кабиш О. О. Практикум з українського ділового мовлення: Навчальний посібник. – К. : Арій, 2009.
6. Радевич-Винницький Я. Етикет і культура спілкування: Навчальний посібник. – К. : Знання, 2006.
7. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів / С. П. Бибик, І. Л. Михно, Л. О. Пустовіт, Г. М. Сюта. – К. : Довіра; УНВЦ «Рідна мова», 1999.
8. Ганич Д. І., Олійник С. І. Русско-украинский и украинско-русский словарь. – К., 1990.
9. Головащук І. С. Українське літературне слововживання: Словник-довідник. – К., 1995.
10. Російсько-український словник: Сфера ділового спілкування / За ред. Тараненко А. А. – К., 1996.
11. Російсько-український фразеологічний словник: Фразеологія ділової мови / Уклад. Підмогильний В., Плужник Є. – К., 1993.
12. Шевчук С. В. Російсько-український словник ділового мовлення – Русско-украинский словарь деловой речи. – К. : Вища школа, 2008.