Професійна комунікація спілкування як інструмент професійної діяльності

Зразок оформлення документа подано на с. 404.

У документах, що їх оформлюють на двох та більше сторінках, реквізити 22-28 проставляються після тексту (21), а 29-31 – на нижньому березі першої сторінки.

 

 

3. ВИМОГИ ДО ЗМІСТУ ТА РОЗТАШУВАННЯ РЕКВІЗИТІВ

Під час оформлювання документів треба дотримуватися головних правил їх складання, що передбачають правильне написання реквізитів, їх розміщення на бланку документа або чистому аркуші паперу. Додержання цих вимог надає документові юридичної чинності.

 

РеквізитиРозташовування та правила оформлювання

01 – Державний Герб України, Герб Автономної Республіки КримДержавний герб України зображують відповідно до Постанови Верховної Ради України «Про Державний герб України», герб Автономної Республіки Крим – відповідно до нормативно-правових актів Автономної Республіки Крим. На бланках з кутовою розташованістю реквізитів розмішують на верхньому березі бланка над серединою рядків з назвою організації, на бланках з поздовжньою розташованістю реквізитів – у центрі верхнього берега. Розмір зображення: висота – 17 мм, ширина – 12 мм. 

02 – Емблема організації або товарного знака (знака обслуговування) На лівому березі бланка на рівні назви організації. Емблему не відтворюють, якщо є зображення Державного герба України. Зображення емблеми реєструють згідно з установленим порядком. На бланках недержавних організацій дозволено розташовувати зображення емблеми на верхньому березі документа, на бланках документів державних організацій – зображення Державного герба. Не можна на бланку замінювати назву організації зображенням емблеми, навіть якщо назву повністю відтворено в емблемі. 

03 – Зображення нагородНа лівому березі бланка на рівні реквізитів 07 і 08. 

04 – Код організаціїПісля реквізиту «Довідкові дані про організацію» (09) відповідно до Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України (ЄДРПОУ). 

05 – Код форми документаВище реквізиту назва виду документа (10) згідно зДК 010. -98 «Державний класифікатор управлінської документації». Кодове позначення конкретного виду документа складається із семи цифрових знаків. Наприклад, код доповідної записки – 0204003, у якому – 02 – позначення класу, 04 – позначення підкласу в межах цього класу, 003 – реєстраційний номер уніфікованої форми документа (УФД). 

06 – Назва організації вищого рівня. Посередині сторінки над назвою організації – автора документа. Зазначають скорочено, якщо відсутнє офіційно зареєстроване скорочення – повністю. 

07 – Назва організації – автора документаОкремим рядком у центрі. Ця назва повинна відповідати назві, зазначеній в установчих документах організації. Скорочену назву організації зазначають тоді, коли її офіційно зафіксовано в Статуті. Подають її в дужках (чи без них) нижче повної назви. 

08 – Назва філії, територіального відділення, структурного підрозділуРозміщують нижче реквізиту 07. Зазначають тоді, коли структурний підрозділ є автором документа. 

09 – Довідкові дані про організацію: поштова адреса, номери телефонів, факсів, телексів, рахунків у банку, адреса електронної поштиНижче назви організації або структурного підрозділу відповідно до поштових правил: вул. Солом'янська, 24, м. Київ, 03110 Тел. 277-27-77. факс 277-36-55 E-mail: @ dkau. ldev. ua

На бланку може вказуватися номер розрахункового рахунка у відділенні банку:

розрахунковий рахунок № 12346893 в Укргазбанку м. Києва МФО № 421830

10 – Назва виду документаНижче реквізитів „Назва організації» та „Назва структурного підрозділу»: на кутовому бланку – без відступу межі лівого берега, а на повздовжньому – центровано. Назва має відповідати переліку форм документів згідно з ДК010 та назви інших документів, що відповідають організаційно-правовому статусові організації. У листах назву виду документа не зазначають. 

11 – Дата документаРеквізит, що вказує на час створення і (або) підписання, затвердження, прийняття, за реєстрування службового документа. На бланках дату ставлять нижче назви документа поряд із реєстраційним індексом на спеціально відведеному місці. Якщо документ складено не на бланку, то дату ставлять під текстом без відступу від межі лівого берега. Елементи дати наводять арабськими цифрами в один рядок у послідовності: число, місяць, рік: 12. 07. 2010 Дату дозволено оформлювати у послідовності: рік, місяць, число: 2010. 11. 07. Цей спосіб використовують у службовому листуванні з іноземними партнерами, оскільки це відповідає міжнародній системі датування документа. Це – цифровий спосіб оформлювання дати. У нормативно-правових актах і фінансових документах застосовують словесно-цифровий спосіб оформлювання дати: 17 грудня 2009 року. Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляють 0 (нуль) : 07. 09. 2009, 03. 12. 2010. Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх погодженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконанням документа й відправлення його до справи). 

12 – Реєстраційний індекс документаЦе умовне цифрове позначення, яке надають документи піч час його реєстрації. Складається з його порядкового номера, індексу справи за номенклатурою, індексу питань діяльності, кореспондентів, виконавців тощо. Складові індексу відокремлюються одна від одної правобіжною скісною рискою: 418/01 або 45/07/69, де 418