Професійна комунікація спілкування як інструмент професійної діяльності

Якщо документ підготували двічі чи більше організацій, то реєстраційний індекс складають з індексів кожної з цих організацій, їх проставляють теж через риску згідно з послідовністю підписів авторів документа. Місце розташування цього реквізиту залежить від бланка та виду документа. 

13 – Посилання на реєстраційний індекс та та дату вхідного документаНижче або на рівні реєстраційного індексу на спеціально відведеному місці на бланку. Містить реєстраційний індекс і дату вхідного документа: На № 18/03-06 від 27. 02. 2010. 

14 – Місце складання або видання документаНа рівні або нижче реквізитів 11, 12. Зазначають на всіх документах, крім листів, які містять ці відомості у довідкових даних про організацію. Місце видання не треба вказувати в документі, якщо воно міститься в назві організації, наприклад: Донецька державна авіакомпанія «Донбас – Східні авіалінії України», проте його обов'язково треба зазначати в тому разі, якщо документ цієї організації було складено в іншому місці. 

15 – Гриф обмеження доступу до документаУ верхньому куті на відстані 104 мм від межі лівого берега на першій сторінці документа без лапок над реквізитами «Адресат»

Таємно. Для службового користування.

За потреби його доповнюють відомостями, передбаченими нормативно-правовими актами, які регламентують порядок ведення діловодства, що містить інформацію обмеженого доступу. 

16 – АдресатСукупність точних і повних відомостей, згідно з якими

документ має бути доставлений за призначенням. Праворуч (на відстані 92 мм) у верхній частині бланка або чистого аркуша паперу. Кожний елемент – назва установи, підрозділу, посада, ініціал (и) й прізвище, поштова адреса пишеться з великої літери. Адресатами документа можуть бути організації, їхні структурні підрозділи, посадові та приватні особи. Якщо документ адресовано організації або її структурному підрозділові без зазначення посадової особи, їхні назви подаються у називному відмінку:

Міністерство охорони здоров'я України

Якщо документ адресовано керівникові установи або його заступникові, назва установи входить до складу назви посади адресата: 

Генеральному директорові

спільного підприємства

«Ділове партнерство»

Стадниченку Є. Д.

Якщо документ надсилають посадовій особі, назву установи зазначають у називному відмінку, а посаду і прізвище адресата – у давальному:

Державний комітет архівів України

Відділ формування Національного архівного фонду і діловодства

Провідному спеціалістові Прізвище, ініціал (и)

Якщо адресують багатьом однорідним організаціям, адресата зазначають узагальнено:

Директорам центральних державних архівів України

Документ не повинен містити більше чотирьох адресатів. За наявності більшої кількості адресатів складають список для розсилання, а на кожному документі зазначають тільки одного адресата До реквізиту «Адресат» може входити поштова адреса, яку вказують після назви установи, структурного підрозділу:

Спілка орендарів і підприємців України

вул. Григорія Сковороди, 5 а

м. Київ, 04070

Якщо документ надсилають фізичній особі, то у давальному відмінку зазначають прізвище, ім'я, по батькові (або ініціали) адресата, вулицю, номер будинку і квартири, населений пункт (місто), район, область, поштовий індекс:

Романюку Олексію Федоровичу

вул. Грушевського, буд. 9, кв. 3,

м. Вінниця, 21003. 

17 – Гриф затвердження

У правому верхньому куті на відстані 104 мм від межі лівого берега першого аркуша документа. Затвердження – спосіб засвідчення документа після його підписання, який санкціонує поширення дії документа на визначене коло структурних підрозділів, організацій чи службових осіб. Якщо документ затверджує конкретна посадова особа, то гриф затвердження складається зі:

слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок) ;

назва посади;

підпису;

ініціалу (ів) і прізвища особи, яка затвердила документ;

дати затвердження. 

Наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор профтехучилища

Підпис Ініціал (и),

Прізвище

07. 09. 2010

Якщо документ затверджено кількома посадовими особами, їхні грифи затвердження розташовують на одному рівні. Якщо документ затверджено постановою, рішенням, наказом, протоколом, то гриф затвердження складається із:

слова ЗАТВЕРДЖЕНО (без лапок) ;

назви (у називному відмінку) ;

дати;

номера затверджувального документа. Наприклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Вищої атестаційної комісії України

18. 11. 2009 № 56

18 – РезолюціяЦе напис, зроблений посадовою особою установи, що містить вказівки щодо виконання цього документа. Нижче реквізиту «Адресат» (16) паралельно до основного тексту або на вільній площі лицьового боку першого аркуша, але не на березі документа, призначеного для підшивання. Якщо на документі немає вільного місця для резолюції, дозволено оформлювати її на окремих аркушах або спеціальних бланках. Складається з таких елементів:

прізвища, ініціалу (ів), виконавця (виконавців) у давальному відмінку;

вказівки на порядок виконання документа (змісту доручення) ;

терміну виконання;

особового підпису посадової особи;

дати.

Наприклад:

Шинкаренкові С. П.

Прошу підготувати пропозицію щодо замовлення

підручників, посібників з ділового мовлення до

11. 02. 2009

Підпис

15. 11. 2008

Відповідальною за виконання є особа, названа в резолюції першою (якщо виконавців названо декілька).

Наприклад:

Мірошниченкові К. Л.

Назаровій Т. В.

Лук'янчук 1. Т.

Прошу підготувати проект договору оренди службового приміщення до 07. 04. 2010

(підпис)

01. 04. 2010

Дозволяється у