Збори, засідання, нарада як форма управління підприємством для прийняття оптимальних рішень (на прикладі "ПРОД ТОЙ")

У розмові з людьми важливо правильно і вміло користуватися інтонацією і жестами, розумно використовувати міміку. Вони роблять мову щирою, емоційно сприйнятливою. На думку деяких дослідників, уже тільки міміка, інтонація і жести здатні нести до 40% інформації. Вони дозволяють передати зміст повідомлення наочніше й образніше, виразити емоційно-вольове ставлення промовця до теми чи фактів, його позицію [11, 47].

 

 

Значна частина часу менеджера іде на прийом відвідувачів і бесіди зі співробітниками організації й підлеглими.

Відповідно до законодавства і виходячи з практики, звертання громадян до керівників діляться на три види: пропозиції, заяви і скарги. Пропозиції – це такі звертання, що спрямовані на поліпшення роботи підприємств, організацій, установ. Заява – являє собою прохання про розгляд того чи іншого питання, зв'язаного зі здійсненням наданих громадянину прав: на працю, відпочинок тощо. Скарга – це звертання громадянина з повідомленням про порушення його прав чи законних інтересів, прав і законних інтересів інших осіб, із проханням про перегляд прийнятого рішення, про відновлення порушених прав, відшкодування збитку, покарання винного тошо.

Керівники, їх заступники, інші посадові особи зобов'язані здійснювати особистий прийом громадян. За організацію прийому відповідає перший керівник підприємства.

Прийоми відвідувачів поділяються на три види: прийом співробітників своєї організації з службових питань; прийом представників інших організацій, у тому числі делегацій; прийом співробітників організації і сторонніх громадян з особистих питань.

За ознакою ініціативи, що викликає прийоми, їх поділяють на два види: прийом з ініціативи (виклик) керівника; з ініціативи (прохання) підлеглих.

Перший вид прийому проводиться в таких випадках: для ознайомлення з новим працівником чи при переводі працівника; з метою одержання чи обміну інформацією; для оголошення наказу чи видачі службового доручення; для оголошення зауважень і інших адміністративних стягнень. Прийоми з ініціативи підлеглих можуть здійснюватися у виробничих справах і з особистих питань.

Упорядкування прийомів зводиться до наступного:

- встановлюється коло питань, за якими здійснюють прийом конкретні посадові особи;

- виділяються категорії працівників, яких приймають конкретні особи;

- диференціюється час прийому з різних питань – невідкладні справи, перспективні, поточні.

Потрібно правильно вибирати місце прийому. Прийом співробітника, підлеглого може проводитися:

- у кабінеті менеджера;

- на робочому місці співробітника чи підлеглого, де вони іноді можуть краще викласти питання, передати інформацію;

- на об'єкті, де краще може бути вирішений ряд виробничих і комерційних питань.

Призначаючи прийом співробітників, менеджер повинен установити мету бесіди, скласти подумки її план, продумати попереднє формулювання чи пропозиції вирішення. Розмовляючи з підлеглими, варто створити атмосферу довіри. Необхідно строго витримувати час прийому. Якщо у відведений час бесіда не вкладається, краще призначити нову зустріч. Прийом не повинен перериватися іншими відвідувачами, дзвінками, невідкладними справами [8, 117].

Окремо призначається час прийому з особистих питань: звичайно два рази на тиждень, причому один раз – у неробочий час. Розробляється графік прийому відвідувачів, що вивішується на дверях кабінету менеджера й у приміщеннях структурних підрозділів організації.

Організація прийому. Якщо в менеджера є секретар, то значна частина роботи з організації прийому покладається на нього. Він веде попередній запис на прийом, регулює рух відвідувачів, дає поради з приводу того, до кого доцільніше звернутися з відповідного питання, оформляє складені менеджером відповіді на скарги, робить інші організаційні дії. Він же веде облік відвідувачів, що з'явилися на прийом з особистих питань, а також облік рішень, прийнятих за усними заявами.

Облік ведеться в спеціальному журналі чи на картках, у яких є такі дані: дата, прізвище, ім'я і по-батькові заявника; адреса його проживання; місце роботи і посада, короткий зміст заяви, прізвище ведучого прийом; зміст указівки за заявою; результати розгляду заяви. Секретар здійснює також контроль за виконанням рішень, прийнятих по звертаннях. Він зберігає в себе незакінчені справи, готує їх до моменту повторного прийому.

Якщо питання не може бути вирішене під час прийому, відвідувач викладає зміст свого звертання в письмовій формі. Звертання реєструється і вирішується в загальному порядку, прийнятому для розгляду письмових пропозицій, скарг і заяв.

Розгляд усного звертання вважається завершеним, коли вирішені всі поставлені в ньому питання, прийняті необхідні заходи, а про прийняте рішення повідомлено відвідувачу в усній чи письмовій формі. Якщо пропозиція, заява чи скарга відхиляються, необхідно вказати мотиви цього і роз'яснити порядок оскарження прийнятого рішення.

Розмовляючи з відвідувачем під час прийому, менеджер повинен уміти задавати запитання, створювати враження про цінність одержуваної інформації. Варто уважно відноситися до всіх прохань відвідувачів і співробітників, навіть до тих, що вважаються дрібними й незначними (тільки той, що звертається, знає справжню ціну його прохання). Не можна давати обіцянок, якщо не впевнений у їхньому виконанні.

Найважливішою якістю менеджера, що виявляється під час прийомів і ділових контактів з підлеглими, іншими співробітниками організації, є уміння слухати і сприймати співрозмовника. Вислуховування людей займає значну частину робочого часу менеджерів, дуже стомлює їх. Як захисна реакція в них виробляється погана звичка слухати в пів вуха: в одне вухо інформація влітає, а в друге вилітає. Цим наноситься збиток за багатьма напрямками. Повз менеджера проходить іноді дуже важлива