Аудит використання і зберігання матеріальних цінностей

Всі товарно-матеріальні цінності обов'язково повинні бути проінвентаризовані комісією і перевірені в натурі шляхом перерахунку, обміру, зважування в залежності від виду цінностей, в присутності матеріально-відповідальних осіб. Не можна без перевірки заносити в інвентаризаційні описи дані про залишки цінностей зі слів матеріально-відповідальних осіб або за даними обліку.

Товарно-матеріальні цінності заносяться до інвентаризаційних описів окремо за кожним найменуванням, із зазначенням виду, групи, номенклатурного номера, сорту, одиниці виміру і кількості.

При зберіганні матеріальних цінностей в окремих ізольованих приміщеннях у однієї матеріально-відповідальної особи інвентаризація проводиться послідовно за місцями зберігання. Після перевірки цінностей вхід до приміщення пломбується (опечатується) і комісія переходить для роботи в наступне приміщення. Не можна допускати під час інвентаризації безконтрольного переходу інвентаризаційної комісії від одного приміщення до іншого.

Якщо інвентаризація на складах чи інших закритих приміщеннях не закінчена в той самий день, то приміщення в кінці робочого дня слід опечатати інвентаризаційною комісією.

На виявлені при інвентаризації непридатні і зіпсовані матеріальні цінності комісія складає відповідні акти. В кінці акта даються висновки комісії про можливі причини і винних осіб у псуванні товарно-матеріальних цінностей.

Маса грубих і соковитих кормів (коренеплодів, силосу, сінажу, сіна, соломи і ін.) визначається за даними обміру скирт, буртів (кагатів) траншей, силосних, сінажних і інших споруд і порівнюється з актами приймання.

Зерно і концентровані корми повинні обов'язково зважуватись. При інвентаризації насіннєвого зерна перевіряються також якісні показники (вологість, сорт, репродукція і інші). У випадку зараженості зерна кліщем і іншими шкідниками в інвентаризаційних описах робиться про це помітка і ставиться до відома керівників (власників) підприємств.

При інвентаризації нафтопродуктів обов'язково перевіряють заправні засоби, погрішність яких визначають шляхом контрольного відбору нафтопродуктів в мірні ємкості. Для того, щоб перевірити правильність списання нафтопродуктів, виявлення їх економії чи перевитрати, одночасно з інвентаризацією їх на складі і у заправників необхідно провести інвентаризацію наявності нафтопродуктів в паливних баках машин. Тут інвентаризацію можна проводити шляхом заміру нафтопродуктів мірною лінійкою або способом доливу до повного об'єму паливного баку.

Матеріальні цінності, що зберігаються насипом (міндобрива, вугілля і ін.) перевіряють шляхом обміру і зважування взятих проб, а у випадках значного розходження фактичної наявності з даними бухгалтерського обліку -- шляхом переважування.

Інвентаризація лісоматеріалів проводиться шляхом поштучного обміру в куб. метрах або у складометрах в залежності від одиниць виміру їх в обліку.

Кількість матеріальних цінностей, що зберігаються в неушкодженій упаковці постачальника може визначатись на підставі документів при обов'язковій перевірці в натурі частини вказаних цінностей.

Матеріальні цінності, що поступають під час проведення інвентаризації, приймаються матеріально-відповідальними особами в присутності членів інвентаризаційної комісії і оприбутковуються на підставі відповідних документів після інвентаризації.

Ці матеріальні цінності заносяться в окремий інвентаризаційний опис, на якому робиться напис «Матеріальні цінності, що надійшли під час інвентаризації». Одночасно на прибутковому документі за підписом голови інвентаризаційної комісії робиться відмітка «після інвентаризації» з посиланням на дату інвентаризаційного опису, в якому записано ці цінності.

В окремих випадках, коли інвентаризація на великих складах проводиться тривалий час, з письмового дозволу керівника і головного бухгалтера підприємства під час інвентаризації матеріальні цінності можуть відпускатись матеріально-відповідальним особам у присутності членів інвентаризаційної комісії.

Видані під час інвентаризації цінності заносяться в окремий інвентаризаційний опис під назвою «Матеріальні цінності, відпущені під час інвентаризації». Оформлятись повинні такі описи в такому ж порядку, як і на ті матеріальні цінності, що надійшли під час інвентаризації. У видаткових документах робиться за підписом голови інвентаризаційної комісії відмітка «Під час інвентаризації».

Якщо на складах підприємства зберігаються матеріальні цінності, що належать іншим підприємствам, то вони інвентаризуються одночасно з власними матеріальними цінностями. На такі цінності складається окремий інвентаризаційний опис, в якому робиться посилання на відповідні документи, які підтверджують прийняття цих цінностей на відповідальне зберігання.

Матеріальні цінності, здані на відповідальне зберігання іншим підприємствам заносяться інвентаризаційною комісією до окремого інвентаризаційного опису товарно-матеріальних цінностей, прийнятих (зданих) на відповідальне зберігання, в якому окремо за кожним одержувачем вказується назва цінностей, кількість, сорт, вартість, дата здачі на відповідальне зберігання, місце зберігання, назва, номери і дата підтверджуючих документів.

Інвентаризація матеріальних цінностей, що знаходяться в дорозі, відвантажених, але не оплачених у встановлений термін покупцями, а також тих, що знаходяться на складах інших підприємств і організацій, проводиться шляхом перевірки відповідних документів (платіжних вимог, рахунків фактур, банківських документів, розписок про прийняття на відповідальне зберігання товарно-матеріальних цінностей).

Матеріальні цінності, що знаходяться в дорозі, заносяться інвентаризаційною комісією до акта інвентаризації матеріалів та товарів, які знаходяться в дорозі.

В актах інвентаризації товарно-матеріальних цінностей, що знаходяться в дорозі, по кожній окремій відправці приводяться наступні дані: назва (згідно з документами), кількість і вартість (за даними обліку), дата відвантаження, а також перелік і номери документів, на підставі яких цінності облічені на відповідних рахунках, та які міри прийнято щодо розшуку цінностей, що не прибули у строк.

Товарно-матеріальні цінності відвантажені і не оплачені в строк покупцями заносяться інвентаризаційною комісією до акта інвентаризації товарів відвантажених, в якому по кожному окремому відвантаженню приводиться назва покупця, назва матеріальних цінностей, дата відвантаження і сума за даними товарно-транспортних або розрахунково-платіжних документів.

При одержанні від підприємства, на відповідальному