Еспертиза цінності документів, що здаються в архів

 

Вступ

1. Організація архіву носіїв облікової інформації

2. Еспертиза цінності документів, що здаються в архів

3. Порядок передачі справ до архіву

Висновки

Список використаних джерел

 

 

Документи з моменту їх складання або одержання від інших підприємств до передачі в архів на зберігання проходять певний шлях. Відомо, що первинні документи містять інформацію про факти господарського життя, і ця інформація належним чином опрацьовується, узагальнюється й накопичується з метою одержання підсумкових даних у балансі та звітності. Своєчасний і якісний облік забезпечується певним порядком організації складання й опрацювання документів, або документооборотом.

Документооборотом називаються порядок і шляхи руху документів з моменту їх складання або надходження до моменту здачі в архів.

Головне завдання документообороту – прискорення руху документів, і чим коротше і швидше буде організовано цей процес, тим він буде ефективнішим, і користувачі зможуть вчасно отримати інформацію для прийняття рішень.

Кожне підприємство, враховуючи специфіку своєї господарської діяльності та структури управління, визначає напрями й обсяги документів. Організує документооборот на підприємстві головний бухгалтер чи бухгалтер, який розробляє правила і технологію обробки облікової інформації. Ця технологія визначає основні етапи проходження документів: складання первинних документів або реєстрація тих, що надійшли зі сторони, облікова обробка та реєстрація документів; передача документів на зберігання до архіву. Організаційно перелічені етапи документопотоку відображаються у спеціальному документі, який називається план (графік) документообороту. Він має визначати здійснення систематичного контролю складання і строків проходження первинних, зведених документів між окремими структурними підрозділами, передачі їх у бухгалтерію. План (графік) документообороту розробляється головним бухгалтером і затверджується керівником.

 

 

Останнім етапом руху носіїв інформації є їх архівування. Відповідно до Положення про документальне забезпечення записів всі первинні документи та облікові реєстри, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти і баланси підлягають обов’язковій передачі до архіву – установи чи структурного підрозділу, який відповідає за зберігання носіїв інформації.

У практиці діяльності установ та організацій застосовують два види архівів:

- поточний;

- постійний.

Зазначений поділ відповідає потребі отримання оперативної інформації щодо фінансового характеру минулого звітного періоду. Таким чином, носії облікової інформації, що пройшли обробку, мають зберігатись у поточному архіві бухгалтерської служби. Цей архів являє собою спеціально обладнане приміщення або інше місце, відведене під зберігання (шафи, що зачиняються; сейфи; металеві шафи; елеваторні картотеки тощо), де здійснюється поточне нагромадження носіїв облікової інформації під відповідальність особи, уповноваженої головним бухгалтером.

Етап поточного архівування починається з утворення номенклатури справ. Порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення чи передавання до архіву установи регулює Примірна інструкція з діловодства, затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 17. 10. 97 № 1153. Згідно з цією інструкцією номенклатура справ – це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві установи, оформлений у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання кожної справи. Номенклатура справ – це обов’язковий для кожної установи документ, який складається з метою створення в ній єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку документа за його змістом та видом, добору документів на державне зберігання у процесі діловодства. Відповідно до видів та напрямків інформа­ійного забезпечення процесу роботи підприємства поділ справ у номенклатурі бухгалтерського підрозділу може бути таким:

- організаційно-розпорядча документація;

- внутрішня організаційно-розпорядча документація;

- планова та звітна документація;

- облікові реєстри;

- первинні документи;

- листування.

Номенклатуру справ структурного підрозділу розробляє головний бухгалтер разом з провідними фахівцями бухгалтерської служби, залучаючи фахівців архіву. Робота зі створення номенклатури справ здійснюється у ІV кварталі року для забезпечення і впровадження в новому звітному періоді.

Номенклатура справ будь-якого структурного підрозділу установи складається у трьох примірниках (на кожному з них обов’язково мають бути грифи погодження з експертною комісією структурного підрозділу і керівником архівного підрозділу – посадовою особою, відповідальною за архівний підрозділ установи) :

- перший – недоторканний, зберігається у бухгалтерії;

- другий – передається до канцелярії установи;

- третій – використовується для формування справ і пошуків потрібного документа.

Усі справи, включені до номенклатури справ, повинні мати умовне позначення – індекс. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу (за штатним розкладом або класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера в межах підрозділу.

Для забезпечення швидкого формування справ, а також пошуку і зберігання виконаних документів їх розкладають у папки, формуючи відповідні справи. Формування справ починається з початку року. Відповідно до цього на кожну названу в номенклатурі справу на початок року заводять папку. На обкладинці та на корінці такої справи вказують код бухгалтерської служби як структурного підрозділу та порядковий номер справи за номенклатурою. Поділ оброблених документів на справи здійснює працівник бухгалтерії, на якого покладено зазначений вид роботи. Остаточній ідентифікації документа у межах справ передує перевірка стосовно його виконання та правильності оформлення. Документи включаються до справи в одному примірнику. Справа не повинна перевищувати 250 сторінок.

Оброблена, а отже, ідентифікована відповідно до облікового реєстру бухгалтерська документація групується за хронологією (за місяцями). У разі незначного