Фази та класифікація форм ділового спілкування

 

Вступ

1. Фази ділового спілкування та їх характеристика

1.1 Фаза постановки мети і аналізу майбутньої бесіди

1.2 Фаза планування

1.3 Фаза активної дискусії

1.4 Фаза ухвалення рішення і взаємоприйнятної угоди

2. Класифікація форм ділового спілкування

2.1 Публічні виступи

2.2 Телефонна розмова

2.3 Невербальні засоби спілкування

Висновки

Список використаних джерел

 

 

Спілкування – складний багатоплановий процес встановлення і розвитку контактів між людьми, спричинений потребами спільної діяльності і включає обмін інформацією, вироблення єдиної стратегії взаємодії, сприйняття і розуміння іншої людини. За характером і змістом спілкування буває формальним (діловим) і неформальним (світським, побутовим).

Ділове спілкування – це процес взаємозв'язку і взаємодії, під час якого якій відбувається обмін діяльністю, інформацією і досвідом, що припускає досягнення певного результату, вирішення конкретної проблеми або реалізацію певної мети. Загалом ділове спілкування відрізняється від неформального тим, що у його процесі ставляться ціль і конкретні задачі, які вимагають свого рішення. В діловому спілкуванні не можна припинити взаємодію з партнером (принаймні, без втрат для обох сторін).

Ділове спілкування можна умовно розділити на пряме (безпосередній контакт) і непряме (коли між партнерами існує просторово-часова дистанція). Пряме ділове спілкування володіє більшою результативністю, силою емоційної дії і навіювання, ніж непряме, у ньому безпосередньо діють соціально-психологічні механізми.

Структуру ділового спілкування можна охарактеризувати шляхом виділення в ньому трьох взаємозв'язаних сторін: комунікативній, інтерактивній і перфективний. Спілкування – це комунікація, тобто обмін думками, переживаннями, настроями, бажаннями і т. д. Зміст конкретної комунікації може бути різним: обговорення новин, повідомлення про погоду або суперечка про політику, рішення ділових питань з партнерами і ін. Комунікація в спілкуванні завжди значуща для її учасників, оскільки обмін повідомленнями відбувається не без причини, а ради досягнення якихось цілей, задоволення якихось потреб і т. д.

Практика ділових відносин показує, що у вирішенні проблем, пов'язаних з між особовим контактом, багато що залежить від того, як партнери (співбесідники) уміють налагоджувати контакт один з одним. При всьому різноманітті форм ділового спілкування ділова бесіда є найбільш поширеною і частіше всього вживаній.

 

 

Розглядаючи переговори як динамічний процес, який складається з окремих етапів або фаз, можна визначити коло проблем, які пов’язані з кожною з них.

 

 

На цьому етапі необхідно систематизувати і осмислити всю доступну інформацію про учасників переговорів, їх можливі наміри і цілі. Особливу увагу необхідно звернути на можливості ускладнення ситуації, на ті реальні проблеми, які можуть виникнути з найбільшою імовірністю.

До аналітичного етапу відноситься також психологічний задум – визначення етапів зустрічі і основних ідей, які обов'язково потрібно довести до опонента. У рамках психології взаємодії – це свого роду особлива дипломатія, тобто мистецтво дозволяти іншим надходити так, як вигідно вам.

У цій фазі визначають декілька напрямків дій:

вивчити людей, які вестимуть переговори, їх потреби, інтереси, життєві позиції. Необхідно також вивчити ступінь готовності партнера вести переговори;

вивчити підходи, варіанти ведення переговорів, які можна чекати від протилежної сторони, адже головне завдання будь-яких переговорів – це спільне вирішення поставленої проблеми, однак для того, щоб вона була вирішена, потрібні продумані аргументи, які зводять розбіжності у позиціях сторін до мінімуму;

встановлення переліку необхідних і об'єктивних критеріїв, які потрібно мати на увазі у процесі ведення переговорів.

Ефективність переговорів значною мірою залежить від уміння спілкуватися з людьми і регулювати свій психічний стан і поведінку, що і є основною метод попередньої аналітичної фази підготовки до ділової бесіди.

 

 

На цьому етапі необхідно зосередити увагу на найбільш перспективних, основних і запасних варіантах ходу ведення переговорів. При цьому варто подумки провести весь можливий хід ведення переговорів, врахувати інтереси протилежної сторони, можливі компроміси, перелік об'єктивних критеріїв ведення переговорів. У цій фазі йде пошук найкращого шляху ведення бесіди і його докладне вивчення. Плани залежать від мети і засобів, при цьому засоби – це не лише фінансові фонди або матеріальні допоміжні ресурси, але і люди, які реалізують прийняті рішення, спираючись на свій творчий потенціал і можливості. Предметом вивчення повинні також бути обставини, які супроводжують обраний варіант рішення.

У процесі переговорів обидві сторони хочуть домогтися взаємної домовленості щодо проблеми, на якій, як правило, зіштовхуються їх інтереси, гідно витримати конфронтацію, яка неминуче виникає через суперечливі інтереси, не руйнуючи при цьому відносини. Щоб задовольнити такі бажання, потрібно вміти вирішувати проблему, налагоджувати міжособистісну взаємодію, керувати емоціями. Будь-які уміння проявляються у діях, які можуть бути правильними або неправильними. Правильні, психологічно грамотні дії приводять до того, що бажані цілі досягаються, натомість неправильні дії часто ведуть до результату, протилежного бажаному. Вміння ефективно спілкуватися, контролювати себе і спостерігати за партнером для своєчасної корекції своєї поведінки і мови є найважливішим компонентом психологічної культури особистості.

Добре підготовлений на цій фазі є той, хто задумався над наступними питаннями:

наскільки мета партнера по спілкуванню відрізняється від власної;