Комунікативні засоби ділової мови. Мовний етикет

Офіційно-діловий стиль – функціональний різновид мови, який слугує для спілкування в державно-політичному, громадському й економічному житті, законодавстві, у сфері управління адміністративно-господарською діяльністю. Належить до виразно-об'єктивних стилів; виділяється найвищою мірою книжності.

Специфіка ділового спілкування полягає в тому, що незалежно від того, хто є безпосереднім укладачем документа й кому безпосередньо його адресовано, офіційним автором та адресатом документа майже завжди є організація в цілому. Іншою важливою характеристикою ділового спілкування є конкретна адресність інформації.

Суттєвим фактором ділового спілкування, що впливає на характер управлінської інформації, є повторність дій і ситуацій. Управлінська діяльність – це «гра за правилами». Як наслідок цього повторність управлінської інформації приводить до регулярності використовування весь час однакових мовних засобів.

Наступною характерною рисою ділового спілкування є тематична обмеженість кола завдань, що вирішує організація, а це, у свою чергу, є наслідком певної стабільності її функцій. Отже, можна вирізнити такі властивості управлінської інформації в умовах ділового спілкування:

офіційний характер;

адресність;

повторність;

тематична обмеженість.

Специфіка ділового спілкування полягає в певних стильових рисах (ознаках), що притаманні лише йому, а саме:

нейтральний тон викладу змісту лише у прямому значенні;

точність та ясність повинні поєднуватися з лаконічністю, стислістю й послідовністю викладу фактів;

документальність (кожний офіційний папір повинен мати характер документа), наявність реквізитів, котрі мають певну черговість, що дозволяє довго зберігати традиційні стабільні форми;

наявність усталених одноманітних мовних зворотів, висока стандартизація вислову;

сувора регламентація тексту; для чіткої організації текст поділяється на параграфи, пункти, підпункти.

Ці основні риси є визначальними у формуванні системи мовних одиниць і прийомів їх використання в текстах ділових, (управлінських) документів.

У результаті багатовікового розвитку в діловій мові сформувалися такі мовні засоби та способи викладу змісту, які дозволяють найефективніше фіксувати управлінську інформацію й відповідати всім вимогам, що до неї висуваються, а саме:

широке використовування суспільно-політичної та адміністративно-канцелярської термінології (функціонування закладу, узяти участь, регламентація дій) ;

наявна фразеологія повинна мати специфічний характер (ініціювати питання, висунути пропозицію, поставити до відома);

обов'язкова відсутність будь-якої авторської мовної індивідуальності та емоційно-експресивної лексики;

синонімія повинна бути зведена до мінімуму й не викликати двозначності сприймання;

наявність безособових і наказових форм дієслів у формі теперішнього часу із зазначенням позачерговості, постійності дії;

чітко регламентоване розміщення та будова тексту; обсяг основних частин, наявність обов'язкових стандартних стійких висловів, певних кліше (що дозволяє користуватися готовими бланками) ;

до мінімуму зведено використання складних речень із сурядним і підрядним зв'язком, натомість широко використовуються безсполуч-никові, прості поширені (кілька підметів при одному присудку, кілька присудків при одному підметі, кілька додатків при одному з головних членів речення тощо). Ділове спілкування має функціональні підстилі.

Законодавчий – використовується в законотворчій сфері, регламентує та обслуговує офіційно-ділові стосунки між приватними особами, між державою і приватними та службовими особами. Реалізується в Конституції, законах, указах, статутах, постановах та ін.

Дипломатичний – використовується у сфері міждержавних офіційно-ділових стосунків у галузі політики, економіки, культури. Регламентує офіційно-ділові стосунки міжнародних організацій, структур, окремих громадян. Реалізується в конвенціях (міжнародних угодах), комюніке (повідомленнях), нотах (зверненнях), протоколах, меморандумах, договорах, заявах, ультиматумах і т. ін.

Юридичний – використовується у юриспруденції (судочинство, дізнання, розслідування, арбітраж). Цей підстиль обслуговує й регламентує правові та конфліктні відносини:

між державою та підприємствами й організаціями всіх форм власності;

між підприємствами, організаціями та установами;

між державою та приватними особами;

між підприємствами, організаціями й установами всіх форм власності та приватними особами;

між приватними особами.

Реалізується в актах, позовних заявах, протоколах, постановах, запитах, повідомленнях та ін.

Адміністративно-канцелярський – використовується у професійно-виробничій сфері, правових відносинах і діловодстві. Він обслуговує і регламентує:

службові (офіційні) відносини між підприємствами одного й різного підпорядкування;

службові відносини між структурними підрозділами одного підпорядкування;

службові відносини між приватною особою та організацією, установою, закладом і навпаки;

приватні (неофіційні) відносини між окремими громадянами.

Реалізується в офіційній кореспонденції (листах), договорах, контрактах, заявах, автобіографіях, характеристиках, дорученнях, розписках та ін.

Формулюючи поняття «ділова мова», слід мати на увазі принаймні три сучасні стилі – офіційно-діловий, науковий, роз­мовний, оскільки ділова мова містить близькі, взаємопроникні й навіть спільні мовні засоби різних рівнів. Уміле використання цих засобів – необхідна умова досягнення успіхів у професійній сфері.

Мовний етикет – це набір, або спектр фраз, якими ми користуємося у щоденних ситуаціях: знайомства, звертання, вітання, прощання, подяки, співчуття, відмови, компліменту тощо. Діловий стиль реалізується також в усній формі у ділових нарадах, публічних виступах, телефонних розмовах.

Діові контакти починаються знайомством, яке здійснюється через посередника або безпосередньо. Прийнято вважати, що знайомство через посередника має більш офіційний характер і зобов‘язує нових знайомих вітатися один з одним, навіть якщо вони не будуть підтримувати знайомства.

Той, хто знайомить двох людей між собою, повинен не лише назвати їх імена, по батькові і прізвища, а й посаду, звання та інші необхідні в цій ситуації дані. Після знайомства розмову розпочинає старший за віком чи за посадою.

В офіційному звертанні по телефону неприпустиме: «Мені Петренка» без привітання, «будь ласка» чи «прошу», без посади або імені по батькові. Для викладу справи слід добирати короткі фрази, які легше сприймаються на слух. Крім того, слід пам‘ятати, що довгі телефонні розмови формують у людей мовну нечіткість неділовитість фрази.

Розмова по телефону не повинна перетворюватись у монолог: викладаючи багатоаспектне питання, слід передавати інформацію частинами, щоб міг включитися співрозмовник.

Ініціатива закінчення розмови належить, звичайно, тому, хто потелефонував, але якщо співрозмовник значно старший за віком або службовим становищем, слід дати можливість закінчити розмову йому. Розмову закінчує старший, але при всій віковій чи службовій відстані між співрозмовниками вони однаково повинні вживати обов‘язкові формули ввічливості.

Бувають випадки, коли з якихось причин зв‘язок під час розмови переривається. Існує правило, за яким і при розмові по службовому телефону й по домашньому знову набирає ініціатор розмови.

 

 

Бабич Н. О. Практична стилістика і культура української мови. – К. : Знання, 2003.

Ділова українська мова: Навч. посіб. / О. Д. Горбул, Л. І. Галузинська, Т. І. Ситнік, С. А. Яременко; За ред. О. Д. Горбула. – К. : Т-во «Знання», 2000.

Зубков М. Г. Сучасна українська ділова мова. – Харків: Торсінг, 2005.

Шевчук С. В. Ділове мовлення. Модульний курс. – К. : Літера ЛТД, 2005.