Облік технічного обслуговування автотранспорту

Основна мета системи «БД CRM-СТО» полягає в тому, щоб запропонувати користувачеві абстрактне уявлення даних, приховавши конкретні особливості зберігання і управління ними. Отже, відправною точкою при проектуванні «БД CRM-СТО» має бути загальний опис інформаційних потреб користувачів.

Розглядувана «БД CRM-СТО» призначена для автоматизації обліку несправностей автотранспорту СТО. За рахунок цього, значно прискорюється заповнення необхідної інформації про клієнта, його транспорт, дефекти, та замовлення. Але найголовнішою функцією «БД CRM-СТО» є система взаємовідносин з клієнтами, тобто облік усіх звернень клієнта, на яку тему, та по якій причині відбувалося звернення, і чи був клієнт задоволений кінцевим результатом.

У відповідності з класичним уявленням архітектури CRM зплануємо схему системи «БД CRM-СТО» (рис. 3.2).

 

Рисунок 3.2 — Схема системи «БД CRM-СТО»

 

Центральним об’єктом даної системи є БД.

Перш ніж створювати таблиці, форми та інші об’єкти необхідно задати структуру БД. Хороша структура БД є основою для створення адекватної вимогам, ефективної БД.

Етапи проектування БД:

Визначити мету створення БД, основні її функції та інформацію, яку вона повинна містити. База даних повинна відповідати вимогам тих, хто буде безпосередньо з нею працювати. Для цього потрібно визначити теми, які повинна покривати база даних, звіти, які вона має видавати, проаналізувати форми, які зараз використовуються для запису даних, порівняти створювану її із добре спроектованою, подібною їй базою.

Розробити на папері структуру таблиць, які повинна містити база даних. При проектуванні таблиць, рекомендується керуватися наступними основними принципами: інформація в таблиці не повинна дублюватися. Не повинно бути повторень і між таблицями. Коли певна інформація зберігається лише в одній таблиці, то і змінювати її доведеться лише в одному місці. Це дає змогу виконувати роботу ефективніше, а також виключає можливість розбіжності інформації в різних таблицях. Наприклад, в одній таблиці мають міститися адреси й телефони клієнтів.

Кожна таблиця повинна містити інформацію лише на одну тему. Відомості на кожну тему обробляються набагато легше, якщо вони утримуються в незалежних одна від одної таблицях. Наприклад, адреси та замовлення клієнтів зберігаються в різних таблицях, з тим, щоб при видаленні замовлення інформація про клієнта залишилася в базі даних.

Визначити необхідні в таблиці поля. Кожна таблиця містить інформацію на окрему тему, а кожне поле в таблиці містить окремі дані по темі таблиці. Наприклад, у таблиці з даними про клієнта можуть бути поля з назвою компанії, адресою, містом, країною і номером телефону. При розробці полів для кожної таблиці необхідно пам’ятати: кожне поле має бути пов’язане з темою таблиці.

Не рекомендується включати до таблиці дані, які є результатом виразу. У таблиці має бути вся необхідна інформація. Інформацію слід розбивати на найменші логічні одиниці (наприклад, поля "Ім’я" і "Прізвище", а не загальне поле «Ім’я»).

Поставити ключове поле. Для того щоб Microsoft Access міг зв’язати дані з різних таблиць, наприклад, дані про клієнта і його замовлення, кожна таблиця повинна містити поле чи набір полів, які будуть задавати індивідуальне значення кожного запису в таблиці. Таке поле чи набір полів називають основним ключем.

Визначити зв’язки між таблицями. Після розподілу даних по таблицях і визначення ключових полів необхідно вибрати схему для зв’язку даних у різних таблицях. Для цього потрібно визначити зв’язки між таблицями.

Ще раз переглянути структуру бази даних і виявити можливі недоліки. Бажано це зробити на даному етапі, поки таблиці не заповнені даними.

Додати дані і створити інші об’єкти бази даних. Якщо структури таблиць відповідають поставленим вимогам, то можна вводити всі дані. Потім можна створювати будь-які запити, форми, звіти, макроси і модулі.

Використовувати засоби аналізу в Microsoft Access. У Microsoft Access існує два інструменти для вдосконалення структури баз даних. Майстер аналізу таблиць досліджує таблицю, в разі потреби пропонує нову її структуру та зв’язки, а також переробляє її. Аналізатор швидкодії досліджує всю базу даних, дає рекомендації щодо її поліпшення, а також здійснює їх.

Створення бази даних

Логічне проектування

Створення БД представляє собою наступну фазу, після планування та швидкого аналізу. Після створення вихідної БД можна почати розробку меню, після чого слідує розробка функцій, тобто створюється робоча модель. Потім модель демонструють користувачеві з метою отримання пропозицій щодо її удосконалення, які об’єднуються в послідовні ітерації до тих пір, поки робоча модель не задовільнить споживача. Потім отримують офіційне схвалення користувачем функціональних можливостей прототипу.

Предметом дослідження дипломного проекту є БД обліку технічного обслуговування автотранспорту.

Адміністратору БД СТО може знадобитися інформація про власників транспортного засобу, робітників, які несправності містить транспорт, а також час ремонту та звіт роботи СТО.

Розроблювана інформаційна система повинна виконувати наступні функції:

Надання великої сукупності інформації у вигляді таблиць БД

Формування різних запитів по:

обслуговування автотранспорту, номер його госреєстації, марка транспорту, модель, колір, № двигуну, № кузову, рік випуску, пробіг транспорту на момент реєстрації, та певні примітки;

дефекти (опис та можливий спосіб усунення);

робітники (Ф.І.ПБ., паспортні дані, телефон, спеціалізація);

власники транспорту (паспортні дані, Ф.І.ПБ., телефон);

система взаємовідносин з клієнтами яка повинна містити в собі клієнтів, спосіб звернення, робітника який обслуговував,