Оперативний облік і контроль оптових закупівель на торговельному підприємстві

- залізнична накладна – супровідний документ у разі надходження товару залізничним транспортом. До залізничної накладної можуть додаватися специфікації та пакувальні листки, про що обов’язково робиться відмітка у накладній. Залізнична накладна передається представникові підприємства-одержувача на підставі доручення;

- специфікація – містить перелік усіх видів товарів, що становлять конкретну партію;

- пакувальний листок – містить перелік усіх видів і сортів товару, що перебувають у кожному товарному місці;

- інші документи.

Приймання товарів за якістю – це визначення їхньої якості за встановленим зразком, перевірка комплектності (наявності всіх предметів, що входять у комплект), відповідності тари, упаковки і маркування встановленим вимогам, а також даним супровідних документів (сертифікат якості, санітарний сертифікат або їх засвідчені копії тощо). Зазвичай здійснюють перевірку якості й комплектності товарів. Але можлива й вибіркова перевірка, якщо це передбачено договором.

У разі виявлення невідповідностей приймання товарів припиняють. Потім складають акт, який є юридичною підставою для пред’явлення претензій постачальникові, про що в супровідних документах робиться відмітка. До акта включають лише ті товари, за якими встановлено розбіжності.

За відсутності супровідних і розрахункових документів приймання товарів на складі здійснюють на підставі даних маркування і внутрішніх пакувальних листків, а за їх відсутності – за фактичною наявністю товару. У цьому разі приймання товарів здійснює спеціально створена комісія, до складу якої обов’язково входить матеріально відповідальна особа, представник постачальника або незалежної організації. Складається приймальний акт у трьох примірниках (1-й примірник відправляється постачальникові, 2-й разом із товарним звітом передається в бухгалтерію підприємства-одержувача, а 3-й залишається в матеріально відповідальної особи) [9, 83].

Один із необхідних документів – доручення, яке є бланком суворої звітності. Його використовують в разі отримання товару поза складом покупця (на складі постачальника, залізничної станції тощо). Воно підтверджує право матеріально відповідальної особи на отримання товару.

Оплата товарів, що надходять, може здійснюватися на підставі рахунка. Рахунок на товар, що постачається, виписує постачальник разом із накладною, а в разі передоплати – до випуску товару. Форма оплати визначається під час підготовки угоди і фіксується в договорі (контракті) поставки (купівлі-продажу).

Забраковані в процесі приймання товари беруть на відповідальне зберігання. Зберігати їх треба в умовах, які не допускають подальшого погіршення якості, доки постачальник прийме рішення щодо подальшої долі їх.

Приймаючи товари за якістю, підприємство оптової торгівлі перешкоджає потраплянню в роздрібну мережу й до професійних споживачів неякісних товарів.

 

 

Однією з основних проблем в управлінні закупівлями матеріальних ресурсів є вибір постачальника. Важливість цієї проблеми обумовлена не тільки тим, що на сучасному ринку працює велика кількість постачальників ідентичних матеріальних ресурсів, а головним чином тим, що постачальник повинен бути надійним партнером підприємства в реалізації його логістичної стратегії.

Перелічимо та охарактеризуємо основні етапи вирішення цього завдання.

Пошук потенційних постачальників

При цьому можуть бути використані такі методи:

- оголошення конкурсу (тендера) : проводиться, якщо передбачається закупити сировину, матеріали, комплектуючі на велику грошову суму або налагодити довгострокові зв'язки між постачальником та споживачем;

- вивчення рекламних матеріалів: фірмових каталогів, оголошень у засобах масової інформації і т. п. ;

- відвідування виставок і ярмарків;

- листування й особисті контакти з можливими постачальниками.

Унаслідок комплексного пошуку формується перелік потенційних постачальників матеріальних ресурсів, згідно якого проводиться подальша робота.

Аналіз потенційних постачальників

Складений перелік потенційних постачальників аналізується за визначеними критеріями, які дозволяють здійснити відбір прийнятних постачальників. Кількість таких критеріїв може складати кілька десятків, та не обмежуватися ціною та якістю продукції, яку постачають. Крім того, можна навести ще багато суттєвих критеріїв вибору постачальника, які можуть бути не менш важливими для підприємства.

Критерії оцінки і відбору джерел матеріальних потоків залежать від вимог споживаючої логістичної системи і можуть бути різними:

- надійність постачання;

- відстань між постачальником і споживачем;

- строки виконання замовлень;

- періодичність постачань;

- умови оплати;

- мінімальний розмір партії товару;

- можливість отримання знижки;

- частка постачальника у покритті витрат;

- повнота асортименту;

- умови розподілу ризиків;

- наявність сервісного обслуговування;

- рекламна підтримка;

- репутація постачальника;

- фінансове становище постачальника, його кредитоспроможність тощо.

Підприємство визначає для себе найбільш значимі критерії залежно від специфіки своєї діяльності.

Внаслідок аналізу потенційних постачальників формується перелік конкретних постачальників, що може бути у вигляді реєстру, та з якими проводиться робота із установлення договірних відносин. Список постачальників зазвичай складається за кожним конкретним видом матеріальних ресурсів, які постачаються.

Конкретні результати за багатьма з наведених позицій досягаються, як компроміс у процесі переговорів, і залежать від позицій постачальника та покупця на ринку.

Оцінка результатів роботи з постачальниками

На вибір постачальника суттєвий вплив здійснюють результати роботи згідно з уже укладеними договорами. Оцінку постачальників потрібно проводити не тільки на стадії пошуку, але й у процесі роботи з уже відібраними постачальниками. Для оцінки вже відомих постачальників часто використовують