Організація роботи з документами

 

1. Організація роботи з документами у структурному підрозділі

2. Порядок контролю за розкладом усних або письмових звернень громадян 

3. Визначення місця зберігання документів

Список використаної літератури

 

 

Приймання й облік документів, що надходять до структурних підрозділів, здійснюють діловоди цих структурних підрозділів.

Діловоди структурних підрозділів отримують вхідні документи в канцелярії. За отриману вхідну кореспонденцію діловоди розписуються в журналі розсилки документів.

Діловоди структурних підрозділів в день отримання здійснюють облік документів, що надійшли до структурних підрозділів, в журналі обліку вхідної кореспонденції і передають її начальнику структурного підрозділу на розгляд.

Термінові доручення передаються керівникові негайно, а в разі його відсутності особі, що його заміщає.

Документи, що надійшли до структурних підрозділів, розглядаються начальником структурного підрозділу і доводится до безпосередніх виконавців у день її надходження. Кореспонденція, крім термінової, що надійшла після 17 години, може бути розглянута наступного дня не пізніше 10 години.

Керівник структурного підрозділу визначає безпосереднього виконавця документа, в необхідних випадках дає додаткові вказівки, про що робить запис у контрольно-реєстраційній картці, що додається до документа.

У необхідних випадках передачі документів, розглянутих керівництвом, від одного структурного підрозділу на виконання іншому не зазначеному в резолюції, це питання слід погодити з особою, яка розглядала документ. У разі зміни резолюції попередній виконавець повідомляє про це канцелярію із внесенням запису до відповідних реєстраційних форм.

Після розгляду кореспонденції начальником структурного підрозділу діловод переносить до журналу обліку вхідної кореспонденції резолюцію начальника і без затримки передає документи за призначенням, при цьому картка вкладається в контрольно-облікову картотеку структурного підрозділу, яку веде діловод або спеціально визначений для цього працівник підрозділу.

Після остаточного вирішення всіх питань, поставлених у документі, виконавець зобов´язаний зробити на документі запис про результати розгляду, зазначити номер і дату документа-відповіді або іншого документа, вказати номер справи, де будуть підшиті всі матеріали, та поставити свій підпис і передати діловоду для зняття доручення з контролю.

За вказівкою начальника структурного підрозділу з документом, що надійшов для ознайомлення, повинні бути ознайомлені тільки ті працівники, які мають безпосереднє відношення до виконання цих документів. Спеціалісти структурного підрозділу зобов´язані негайно ознайомитися з документом, уразі необхідності зробити виписки та повернути його діловоду.

Факт ознайомлення з документом засвідчується підписом начальника структурного підрозділу в картці ознайомлення з документом. Після ознайомлення діловод структурного підрозділу повертає документ протягом дня до канцелярії.

Про документи, виконання яких поставлено керівництвом на контроль, діловоди структурних підрозділів регулярно з´ясовують стан їх виконання і щотижня інформують про це начальника структурного підрозділу та канцелярію за встановленою формою.

Кожен виконавець повинен мати такі папки: «Для підпису», «До виконання», «Матеріали, на які очікується відповідь», «Виконані документи». Виконані документи підшиваються до справ тільки після остаточного вирішення всіх поставлених питань. На першому аркуші цих документів виконавець на нижньому полі ліворуч робить напис: «До справи №», ставить свій підпис і дату та передає діловоду для закриття картки і зняття з контролю.

Після закінчення робочого дня всі службові документи повинні зберігатися у шафах або столах, які надійно зачиняються.

Щомісяця діловоди структурних підрозділів подають до канцелярії дані про документообіг станом на перше число.

 

 

Діловодство за зверненнями громадян ведеться окремо від інших видів діловодства спеціально призначеною посадовою особою або окремим структурним підрозділом служби діловодства.

Всі звернення громадян приймаються, обліковуються, реєструються в день надходження. Реєстрація письмових звернень здійснюється або в окремих реєстраційних журналах, або на реєстраційно-контрольних картках, придатних для оброблення персональними комп’ютерами. Конверти або вирізки з них необхідно зберігати разом із пропозиціями, заявами, скаргами.

Облік особистого прийому громадян, а також контроль за дотриманням термінів виконання прийнятих під час особистого прийому громадян рішень, здійснюється діловодною службою. При цьому використовується журнальна форма обліку особистого прийому.

Керівники структурних підрозділів ведуть облік особистого прийому громадян самостійно.

Можлива автоматизована реєстрація пропозицій, заяв і скарг та облік особистого прийому громадян шляхом введення в персональний комп’ютер відповідних даних, наприклад: дата надходження звернення; прізвище, ім’я, по батькові, категорія (соціальний стан) заявника; звідки одержано звернення, дата, індекс, контроль; порушені питання – короткий зміст, індекси; зміст і дата резолюції, прізвище автора, виконавець, термін виконання; дата надіслання, індекс і зміст документа, прийняті рішення, дата зняття з контролю; номер справи за номенклатурою.

Перелік реєстраційних елементів при автоматизованій реєстрації особистого прийому громадян буде дещо іншим і визначається службою діловодства.

Реєстраційний індекс письмового звернення громадян включає порядковий номер звернення за журналом реєстрації, початкову літеру прізвища заявника та умовне позначення виду звернення. Наприклад: № 349/Г/С, де 349 – порядковий номер звернення з початку року, Г – початкова літера прізвища громадянина, С – вид звернення (скарга).

Повторним зверненням присвоюється черговий реєстраційний індекс, а у відповідній графі журналу або реєстраційно-контрольної картки зазначається індекс першої пропозиції, заяви, скарги. На верхньому полі першого аркуша повторних звернень праворуч і на реєстраційних формах робиться позначка (як правило, ставиться штамп) “ПОВТОРНО”. До цих документів підбирається