Організація управлінського документування в сучасній Україні

 

1. Організація управлінського документування в сучасній Україні

2. Документообіг та документні потоки в установі

3. Системи управлінського документування в сучасній Україні

 

 

Діяльність установ, організацій, підприємств неможлива без створення документів та організації роботи з ними. Тому, управлінське документування виникає як реакція на процес зростання обсягу потоку документів, як галузь керування, яка відповідає за створення, обіг, приймання, зберігання, передавання до архіву та вилучення для знищення службових документів. 

Керування документаційними процесами організовує практичну роботу як службових осіб, які керують документаційними процесами, так і будь-якої особи, яка створює службові документи або користується ними в процесі своєї діяльності. 

Входження України у світовий інформаційний простір вимагає розроблення єдиного пакету нормативних документів регулювання сфери керування документаційними процесами, який відповідав би міжнародним вимогам. Тому що, саме країни з високим рівнем розвитку економіки такі, як Австралії, США, Канади, Великої Британії, нагромадили значний досвід у сфері керування документацією. Досліджуючи традиції керування документацією за кордоном, спостерігаємо певне відставання вітчизняної законодавчо-нормативної бази від потреб сучасної організації роботи зі службовими документами.

Застосування міжнародних норм управлінського документування у практиці діловодства Україна зможе ефективно організувати роботу з управлінськими документами, що в кінцевому результаті позитивно вплине на організацію управління в цілому.

 

 

Управлінське документування – це сукупність дій, що здійснюються органами управління щодо створення і виконання документів. Воно створюється за типовою інструкцією з діловодства, яка визначає порядок ведення загального діловодства. Діловодство, що містить таємну інформацію з обмеженим доступом, визначається спеціальними нормативно-правовими активами. 

Підставою для створення документів є потреба засвідчення наявності зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

Управлінські документи мають такі особливості:

• створюються і використовуються відповідно до встановленої компетенції і поставлених завдань;
• є засобом закріплення функцій керівника організації;
• містять, як правило, інформацію правового і довідкового характеру, що відображає природу виконавчої та розпорядчої діяльності;
• процес їх створення, форми та зміст регулюються правовими нормами, що надає їм загального значення та обов’язкового виконання.

Організація діловодства істотно впливає на оперативність, економічність і надійність функціонування апарату управління організації чи установи, організаційну культуру. Якщо процес діловодства поставлений раціонально, фахівці й керівники вивільняються від невиконання не властивих  їм функцій, підвищується результативність їх праці, скорочуються витрати, пов′язані з функціонуванням апарату.

Організація праці робітників служб діловодства передбачає методи, стиль та систему управління колективом. Вона створює оптимальні умови праці  для досягнення нею максимальної ефективності.

У зв’язку з тим, що сьогодні відбувається розвиток суспільства як інформаційного, тому перебудова економічних відносин в цілому, обсяг службових документів щорічно зростає разом із численністю персоналу, що обробляє документи. Впровадження інформаційних технологій для складання та обробки документів привело до збільшення їх обсягу.

Організація роботи з усіма видами документів всередині організації є тією частиною процесів управління, яка більшою мірою визначає оперативність та чіткість функціонування цієї організації. Від правильної організації процесів обробки документів залежить підвищення ефективності усього процесу управління. Використання інформації, що міститься у документах супроводжується виконанням значного обсягу операцій. Більша частина  цих операцій відноситься до документного обслуговування: попередній розгляд, облік, зберігання, контроль за виконанням документів, доручень тощо.

Організація праці робітників служб діловодства вирішує наступні питання:

1. Чітка побудова служби діловодства, вибір найбільш раціональної форми організації роботи з документами;
2. Правильне розмежування функцій між окремими виконавцями та підрозділами за їх кваліфікацією, впровадження новітніх технологій та методів праці (вирішення цього питання здійснюється шляхом розробки та впровадження нормативних документів, інструкцій по документуванню управлінської діяльності, посадових інструкцій, ДСТУ тощо);
3. Нормування праці робітників служб діловодства (нормування праці забезпечує нормальне навантаження працівників протягом робочого дня, тижня, місяця, року та визначає критерії оцінки кожного працівника);
4. Регламентація посадового та кількісного складу персоналу служби діловодства, підвищення його кваліфікаційного рівня та культури праці;
5. Раціональна організація робочих місць та забезпечення благо приємних умов праці.

Усі вимоги щодо організації праці персоналу служб діловодства повинні вирішуватися комплексно, виконання окремих заходів не може дати позитивного ефекту.

 

 

Документообіг – це рух документів в установі з моменту створення до відправлення. Обсяг документообігу визначається кількістю вхідних, вихідних та внутрішніх документів, наприклад, за рік. Завдання правильної організації документообігу є встановлення раціональної послідовності руху і опрацювання документованої інформації, досягнення необхідної точності, яка забезпечує швидке проходження документів від моменту їх одержання (складання) до виконання. Доцільним є розробка схем проходження і опрацювання основних видів документів, що повинні ґрунтуватися на принципі однократної реєстрації документів і децентралізації відповідності при виконанні управлінських функцій.

Швидкість документообігу залежить від  якості документаційного обслуговування  апарату управління  в цілому та від системи організації діловодства (повної або часткової).

До організації документообігу  висуваються наступні вимоги:

• документ повинен найкоротшим шляхом потрапляти до виконавця, зворотні переміщення документів не практикуються;
• документи розподіляються між керівниками та спеціалістами відповідно до їх функціональних обов′язків;
• під час свого руху документ не повинен дублюватися, проходити зайві інстанції тощо;
• порядок проходження документів та технічних операцій повинен бути 
• одноманітним.

Документообіг складається з трьох документопотоків: вхідного, вихідного та внутрішнього. Документопотік – це