Особливості та структура інформаційного забезпечення автоматизованої інформаційної системи

 

Організація інформаційного забезпечення автоматизованих інформаційних систем має надзвичайно важливе важливе значення, так як процес управління неможливий без перетворення інформаційних потоків. Систему інформаційного забезпечення автоматизованих інформаційних систем необхідно проектувати, враховуючи різноманітні фактори і передбачаючи створення єдиного інформаційного фонду, систематизацію та уніфікацію показників і документів, розробку засобів формалізованого опису даних тощо. Ці особливості описують складність і поліфакторність розробки та структурної побудови інформаційного забезпечення залежно від розв'язуваних завдань, загальної структури економічної системи, складу функцій управління, форм подання даних та засобів перетворення інформації.

Для функціональних підсистем АІС інформаційне забезпечення є сукупністю інформаційних ресурсів і найважливішим елементом автоматизованої інформаційної системи, оскільки воно являється забезпечувальною підсистемою при розв'язанні завдань управління і наповнює їх конкретним змістом.

Інформаційне забезпечення автоматизованої інформаційної системи призначене для підвищення якості управління господарською діяльністю на основі отримання імовірних, підтверджених та своєчасних даних, які необхідні для прийняття управлінських рішень.

Компонентна структура інформаційного забезпечення є наступною:

єдина система класифікації та уніфікації типів діяльності об'єкта управління;

уніфіковану систему первинної документації;

масиви інформації, які використовуються для розв'язання завдань управління.

При розробці інформаційного забезпечення необхідно визначити:

склад інформації (перелік інформаційних одиниць або сукупностей, необхідних для розв'язання комплексу завдань) ;

структуру інформації та закономірності її перетворення, – правила формування показників і документів;

характеристики руху інформації (об’єм та інтенсивність потоків, маршрути руху, часові характеристики) ;

машинних носіях необхідних даних для розв'язання завдань користувачів і зручний доступ до цих даних. Інформаційне забезпечення АІС поділяється на поза- і внутрімашинне, що обумовлено зародження у позамашинній сфері первинної інформації, яка характеризує процеси, явища, об'єкти навколишнього середовища. Здебільшого первинна інформація відображається у первинних документах, які містять як науково-документальну, так і оперативну та облікову інформацію.

Для реалізації завдань користувача АРМ дані позамашинної сфери необхідно перенести на машинний носій, при цьому вони утворюють машинну інформаційну базу. Ядром інформаційного забезпечення автоматизованої інформаційної системи є інформаційна база, яка являє собою сукупність впорядкованої інформації, що використовується при функціонуванні АІС. Ця інформація повинна відповідати вимогам тих задач, які розв'язуються на її основі, за складом і змістом.

За сферою функціонування виділяють поза- та внутрімашинні інформаційні бази. До позамашинної належить сукупність повідомлень, сигналів і документів, які використовуються при функціонуванні АІС, яка сприймається без застосування засобів обчислювальної техніки, – сукупність усіх задокументованих даних.

У позамашинному середовищі основним носієм інформації є документи. Документи поділяють на первинні (вхідні) та похідні (вихідні) за ознакою інформації, яка в них міститься, а також своїм призначенням.

Вхідні документи містять первинну необроблену інформацію і поділяються на нормативно-довідкові та оперативні (належать до категорії умовно-сталої інформації, містять регламентуючі норми та нормативи, характеристики об'єктів, ціни, тарифи, які тривалий час використовуються в розрахунках без змін). Склад нормативно-довідкових документів визначається характером і особливостями системи управління об'єктом. На їх основі проводиться первинне завантаження файлів, що утворюють нормативно-довідковий інформаційний фонд АІС.

До нормативно-довідкових документів належать конструкторські та технологічні документи, довідники, класифікатори, номенклатури-цінники, договори тощо. Для внесення змін до інформаційної бази і підтримання її в актуальному стані застосовується первинний документ “Повідомлення про зміну”, який складається за схемою «Є – має бути». При доданні запису до інформаційної бази заповнюється права сторона документа (“має бути”), при видаленні.

 

 

Оперативний обмін даними на сьогодні займає до 96% часу керівника і до 60% часу спеціаліста, займаючи в управлінській діяльності визначальне місце. В сучасних умовах динаміки ринкової економіки прийняття управлінських рішень є достатньо складним.

Приймаючи управлінські рішення спеціалісти стикаються з проблемами вивчення і узагальнення всієї сукупності факторів, які визначають стабільне функціонування досліджуваної системи, тому на сьогодні широко застосовуються різні інформаційні технології, використання яких дає змогу здійснювати переміщення документів всередині організації, відправляти, одержувати і обробляти повідомлення з різних робочих місць, проводити наради серед спеціалістів, які знаходяться на значній відстані один від одного, телеконференції тощо.

Головним інструментом спілкування людини з обчислювальними системами є автоматизовані робочі місця є, на яких спеціаліст виконує операції, які вимагають творчого підходу при вирішенні поточних завдань і аналізу функцій управління. Проблема обміну даними тісно пов'язана з організацією роботи автоматизованих робочих місць у складі локальної і глобальної інформаційних комп’ютерних мереж. Використання АРМ підвищує рівень інтеграції управлінських функцій, і кожне “інтелектуальне робоче місце” забезпечує роботу в багатофункціональному режимі.

Вибір конфігурації і устаткування автоматизованого робочого місця для реальних видів управлінської та економічної роботи носить конкретний характер, який визначається спеціалізацією, поставленими цілями, обсягами робіт та іншими факторами.

 

 

Інформаційна система має складну структуру, яка включає багато компонентів:

власне інформація;

система обробки інформації;

вхід;

вихід;

внутрішні та зовнішні канали.

Державний Стандарт України ДСТУ 2874-94 дає наступне визначення інформаційної системи: інформаційна система – система, що організовує пам'ять і маніпулювання інформацією щодо проблемної сфери.

Характерною рисою інформаційної системи є те, що людина являється активним учасником інформаційного процесу, що проявляється в умовах функціонування автоматизованого робочого місця, коли людина (кінцевий користувач) здійснює введення інформації в систему, підтримує її в актуальному стані, обробляє інформацію і використовує здобуті результати в управлінні. Інформація є засобом опису взаємодії між джерелом й одержувачем інформації. Одне і те ж повідомлення одному одержувачеві може надавати багато інформації, а іншому – недостатньо або взагалі бути неінформативним.

Можливості інформаційних систем реалізуються посередництвом їх функцій, до яких належать наступні:

обчислювальна – вчасне і якісне виконання обробки інформації в усіх аспектах, які необхідні управлінській системі;

слідкувальна – відстеження і формування необхідної для управління інформації – як зовнішньої так і внутрішньої;

запам'ятовувальна – постійне і безперервне накопичення, систематизація, збереження і відновлення всієї необхідної інформації;

комунікаційна – передача потрібної інформації у задані пункти;

інформаційна – швидкий доступ, пошук і видачу необхідної інформації;

регулювальна – інформаційно-керівний вплив на об'єкт управління і його компоненти при відхиленні їх функціональних параметрів від заданих значень;

оптимізаційна – оптимальні розрахунки під час зміни цілей, критеріїв та умов функціонування об'єкта управління;

прогнозна – визначення основних тенденцій, закономірностей і показників розвитку об'єкта управління;

аналізаторна – визначення основних показників техніко-економічного рівня виробництва і господарської діяльності;

документувальна – формування обліково-звітних, планово-розпорядницьких, конструкторсько-технологічних та інших форм документів.