Організація автоматизованих робочих місць (АРМ) референта офісу

Починаючи з 1954 року відбулося різке зростання автоматизації офісної праці. Двісті великих обчислювальних машин і більше восьмисот середніх стали застосовуватися в комерційній справі. Наприкінці 1962 року використовувалося вже більше 11 тис. обчислювальних машин і було замовлено ще 7 тис. З інформації, опублікованої компанією «McKinsey», яка на початку 1961 року займалася дослідженням проблем застосування ЕОМ: «Фактично важко знайти велику корпорацію, що не має й не користується принаймні однією електронно-обчислювальною машиною», та «стає все важче знайти середню й малу корпорацію, що не має хоча б скромних власних ЕОМ або не користується час від часу послугами бюро електронно-обчислювальних машин».

Відношення офісного обладнання до робочої сили й продуктивності цього обладнання є показником ступеня автоматизації.

Автоматизація на заводі або на фабриці спричинює «контрольовані дії апарата або машини». Це значить, що для регулювання й контролю за діями машини використовуються різні електронні або механічні пристрої. Автоматизований завод вчорашнього дня став ще більш автоматизованим. На фабриці, де протягом тривалого часу всі роботи виконувалися машинами, на перше місце ставиться удосконалення обладнання або машин.

Навпаки, автоматизація в офісі залежала головним чином від контрольованої дії самої системи з опрацювання офісних документів, що називається комплексним опрацюванням інформації (КОІ). Для того щоб підвищити рівень автоматизації, необхідно було провести ряд заходів щодо вдосконалення самих систем, тому що без попереднього аналізу й наведення порядку в системах і методах роботи перехід до автоматизації просто призвів би до прогресуючого безладдя й плутанини.

Прості визначення термінів, таких, як система – це «серія функцій, дій або операцій, що ведуть до бажаного результату», у той час як метод являє собою «дії системи в її деталях». Основна мета створення системи комплексної обробки інформації полягала в тому, щоб знайти ефективні й дешеві засоби або метод спрощення і контролю повторюваних канцелярських операцій. Це дуже схоже на використання так званих «процедур» у багатьох мовах програмування, коли та сама процедура може використовуватися в необмежену кількість разів. Використовуючи найкоротше визначення, комплексна обробка інформації є засобом спрощення і ліквідації повторюваних канцелярських операцій, чинених вручну. Система комплексної обробки інформації в окремо взятій компанії має призначатися для задоволення спеціальних потреб цієї компанії, які у свою чергу визначать потребу в устаткуванні або різних комбінаціях використовуваного устаткування.

Комплексна обробка інформації в повному розумінні слова є тією головною ідеєю, що лежить в основі поняття систем і без якої автоматизація конторської праці й застосування технічних засобів для обробки даних були б неможливі. Безумовно, комплексна обробка не є досконалим процесом автоматизації, але є дуже важливим кроком у досягненні автоматичності. КОІ дає логічну основу для опрацювання потоку комерційних даних. Завдяки цьому з' явилася можливість встановити в офісі ПЕОМ і «навантажити» машину цією роботою. Тобто, комплексна обробка інформації є першим кроком до автоматизації, без використання КОІ не можна було б досягнути справжньої автоматизації офісної роботи. Іншими словами, у конторській праці (обробці документів, підрахунку, розподілу прибутків тощо) використовуються повторювані операції, для яких може бути знайдений «загальний множник». При цьому такий процес можна автоматизувати.

Автоматизація в офісі не є синонімом обчислювальних машин або будь-якого типу швидкодіючого устаткування для опрацювання даних. Обчислювальна машина є механізмом або пристроєм, що дозволяє застосовувати методи комплексної обробки інформації в будь-якій компанії незалежно від складності й розмірів її операцій.

Нові досягнення в процесі опрацювання даних стали можливі лише завдяки двом технічним досягненням – комплексній обробці інформації та винаходу швидкодіючих електронно-обчислювальних машин. Ці грандіозні досягнення змусили відповідальних керівників (менеджерів) фірм приділяти більше уваги канцелярській роботі й тим витратам, які з нею пов'язані.

Отже, комплексна обробка інформації (КОІ) пов'язана як з автоматизацією конторської роботи, так і з опрацюванням даних за допомогою комп’ютерів.

Комплексна обробка інформації- це ефективний спосіб одержання скоординованого й безперервного потоку важливих даних, необхідних керівництву для прийняття будь-яких рішень, контролю й планування[1, с. 41].

Опрацювання даних за допомогою ПЕОМ наголошує на важливому моменті – реальній економії часу й праці. Цей термін став широко вживаним лише після того як діловий світ почав застосовувати комп'ютери, тому що не можна здійснювати опрацювання даних за допомогою ЕОМ, не створивши комплексної системи, яка, у свою чергу, використовує необхідне обладнання, більшість компонентів якого є електронним.

Автоматизована обробка даних і обробка даних сучасними методами є більш широкими поняттями. Комерційні центри, які надають послуги, використовують первинні дані, або дані, внесені в який-небудь запом'ятовуючий пристрій. Це можуть бути накопичувачі на гнучких або жорстких магнітних чи оптичних дисках, в «чіпах» електронної пам'яті.

Електронно-обчислювальні машини були створені для того, щоб мінімізувати ручну працю та полегшити розумову. Мінімальна кількість ручної праці – ось одна з головних особливостей застосування ЕОМ. Але все таки машина є машиною, і вона не може обробляти «сиру інформацію», у невідомому форматі. Тому, якщо компанія планує купити й установити обчислювальну техніку, то відповідальний керівник повинен насамперед визначити, навіщо потрібна ця машина: попередньо спланувати вид завдань, що буде виконуватися за допомогою цього комп'ютера. Планування полягає у програмуванні машини – складання або придбання спеціалізованого пакета програм для