Портал освітньо-інформаційних послуг «Студентська консультація»

  
Телефон +3 8(066) 185-39-18
Телефон +3 8(093) 202-63-01
 (093) 202-63-01
 studscon@gmail.com
 facebook.com/studcons

<script>

  (function(i,s,o,g,r,a,m){i['GoogleAnalyticsObject']=r;i[r]=i[r]||function(){

  (i[r].q=i[r].q||[]).push(arguments)},i[r].l=1*new Date();a=s.createElement(o),

  m=s.getElementsByTagName(o)[0];a.async=1;a.src=g;m.parentNode.insertBefore(a,m)

  })(window,document,'script','//www.google-analytics.com/analytics.js','ga');

 

  ga('create', 'UA-53007750-1', 'auto');

  ga('send', 'pageview');

 

</script>

Організація автоматизованих робочих місць (АРМ) референта офісу

Тип роботи: 
Курсова робота
К-сть сторінок: 
30
Мова: 
Українська
Оцінка: 

складності засобів і методів автоматизації управлінської діяльності, мали простий і зручний користувацький інтерфейс, що дозволяє референту та інших фахівцям, котрі мають справу з документами, без особливої підготовки виконувати свої функцій з допомогою ПК. Системи автоматизації діловодства повинні мати такі можливості: введення, підготовка й редагування документів; введення і методи обробки даних по документах (реєстрації) ; обміну документами між керівником і співробітниками; збереження і пошук документів (створення баз даних) ; приймання й пересилка документів; систематизація документів, формування папок (справ) ; підготовка до архівного зберігання й архівування[ 10, с. 222 ].

Добре спроектована система автоматизованих робочих місць полегшує виконання рутинних операцій діловодства.
 
2.2 Автоматизоване робоче місце референта на прикладі офісного агентства «Репетитор»
 
Кожна молода людина хоче хорошу освіту. Для вступу у вуз, абітурієнти мають здати вступні іспити. Підготовка до них мусить бути серйозною і ретельною. Саме тому багато вступників намагаються займатися додатково на спеціальних курсах чи з репетиторами. Зазвичай пошук доброго та досвідченого викладача займає довгий час.
Основним завданням агентства «Репетитор» – є пошук в стислі терміни викладача для занять групи чи індивідуально. У цьому необхідно враховувати вільний час, як викладача, так і учня, і навіть адреси їхнього місця проживання чи постійної роботи.
Пошук викладача за певним предметом завдяки автоматизованому обліку даних займає лічені секунди.
Поліпшенню роботи агентства сприяє використання комп'ютерної техніки. Особливо важливим є не просте нагромадження комп'ютерів, а впровадження автоматизованої системи.
Нині дедалі більше організацій прагне автоматизувати робочий процес і використовувати електронну інформацію. Зберігання, пошук і доступ до інформації стали важливим явищем для людей, які тісно пов’язані з діяльністю у сфері комп'ютерних технологій, а також для звичайних людей (службовців, учнів, тощо.) допомагаючи їм скоротити тимчасові, матеріальні і навіть фізичні видатки, пошук, придбання, зберігання, обмін різними матеріальними і нематеріальними ресурсами.
До цього часу для пошуку необхідних даних переглядали величезні теки з документами, і якщо дані втрачені з якоїсь причини, тоді доводилось відновлювати інформацію заново.
З розвитком прогресу і комп'ютерного ринку програмного забезпечення, в агентстві виникла потреба створення програмного продукту здатного скоротити вселюдські витрати й зусилля, а головне оперативно видавати результат необхідний працівникові, і навіть замінити архіви на структуроване збереження в електронному вигляді.
Одним з варіантів можливих вирішеньсталостворення автоматизованого робочого місця (АРМ), покликаного забезпечити обробку спеціальної інформації. Автоматизоване робоче місце секретаря (АРМС) полегшило працю секретаря на всіх етапах з пошуку і складання звітних документів[13, с. 82].
Створення АРМ передбачає, основні операції по нагромадженню, збереженню й обробці інформації, які доручаються обчислювальній техніці, працівник виконує лише певну частину ручних операцій. Звісно, у роботі агентства “Репетитор” ще є присутнірутинні, часто повторювані операції, які можна автоматизувати.
ЕОМ дозволяють зберігати, змінювати, додавати, впорядкувати дані, організувати їх пошук.
Збереження даних в цифровому вигляді більш доцільно, ніж збереження даних у вигляді паперів. Комп'ютер дає можливість швидкого пошуку за кількома параметрами.
АРМ можна визначити, як комплекс інформаційних ресурсів, програмно-технічних і організаційно-технологічних коштів індивідуального та колективного користування.
Результатом створення АРМ є:
зниження рутинних робіт,
підвищення продуктивність праці[15, с. 72].
Основними функціями агентства “Репетитор” є:
1) Прийом заявок від клієнтів.
На отримані від клієнтів заявки з зазначеними вимогами, агентство виробляє добір кандидатів (викладачі). У вимогу до кандидатів вказується:
вид дисципліни (предмет) ;
досвід роботи викладача;
кваліфікація викладача;
місце проживання; тощо.
2) Прийом резюме від викладачів.
Отримані резюме є основним джерелом інформації про викладачів. Тут описуються основні дані викладача, такі як: прізвище, ім'я, по-батькові, домашня адреса, контактний телефон, вид дисципліни (предмет), освіта, його кваліфікація, досвід роботи.
3) Пошук кандидатів (викладачів) на посаду репетитора.
Кандидати (викладачі), які відповідають вимогам
клієнта відбираються з загального списку, а їх резюме надається клієнту.
Клієнт, на свій розсуд, відбирає наданих кандидатів.
4) Видача клієнту актуприйому-здачі.
У акті вказується перелік кандидатів, наданих роботодавцем і повна вартість наданих послуг.
5) Упорядкування звітних документів.
Звітними документами офісного агентства є:
резюме викладача – є основним джерелом інформації при відборі викладачів;
лист заявка – інформація, отримана від клієнта для підбору викладачів на посаду репетитора;
договір з клієнтом – документ, з урахуванням якого здійснюються розрахунки клієнта загентством «Репетитор»;
акт прийому-здачі – документ, який відбиває роботу, виконануагентством з пошуку і надання викладачів клієнту.
Функція реєстрації нових клієнтів забезпечує внесення інформації в БД, вносять умови відбору викладачів.
Функція реєстрації нових викладачів полягає в тому, що у БД вносять інформацію про викладача, з урахуванням наданого резюме.
Функція упорядкування списків груп полягає у створенні звіту, де міститься список клієнтів, які мають певні умови пошуку викладача.
У функції запит про клієнтів без групи виводиться список клієнтів, що незанесені в жодну з груп.
Результатом опису предметної області є таблиця «Документ-Функція», у якій відображається функціональне призначення кожного з вищеназваних документів і їх місце в облікових ланцюгах. Заповнивши таблицю можна отримати повнішу картину описаної предметної області, і навіть місця перетину документів та їхні взаємозв'язок.
Проектування БД
Фото Капча